第二部分办公室岗位职责-共享资料网
第二部分办公室岗位职责
第二部分 中财研究院办公室 岗位职责及实施细则第一章 办公室岗位职责第一节 办公室主任岗位职责说明书职位名称 职 系 办公室主任 行政后勤 负责人 职位代码 职等职级 部门经理 所属部门 薪金标准 办公室副主任 办公室直属上级 职位概要：院长 （董事长） 直接下属岗此岗位为综合管理协调岗位，具有一定的涉密性，参照高级管理人员管理，工作重点 主要围绕对外联络、综合性事务处理、部门协调展开，对院长起参谋、助手作用。全面负 责中财研究院中南大区行政管理和后勤保障工作，确保行政管理和后勤服务高效运行,为 员工创造良好的工作环境。 主要工作事项：日常行政事务承办，接待及后勤服务管理，固定资产管理，办公用品 管理，车辆管理，会议管理，文秘管理，档案管理，消防安全管理、与相关政府职能部门 和客户公共关系的建立与维护管理等， 负责对行政管理和后勤服务过程中发现的问题进行 调研并提出合理化建议，主抓企业文化建设等。 岗位职责： 1.负责院全局性的会议和大型活动的筹划、组织工作，对会议决定事项的贯彻实施加 强督导、保证执行落地，对活动的开展进行统筹协调，保证顺利实施； 2.根据制度规定和院长（董事长）指示，安排院长（董事长）办公会议及其他有关会 议，传达会议精神，督促落实到位，并将各部门落实情况及时反馈院长（董事长）以及人 力资源部、监察审计部； 3.协调处理部门间的争议，如遇特殊事故及时上报院长（董事长） ，并协助处理； 4.全面负责行政办公环境、办公秩序的维护与监察；负责院车辆日常维护、管理和调 配，确保车辆安全运行； 5.负责起草拟定院全局性的文件、 计划、 总结等文书材料； 负责公司内部文件或通知、 精神口号的及时传达，对有效性、及时性、实用性负责；负责公司对外文件的审阅、收发、 存档和情况反馈； 6.做好外来重要客人的接待，圆满完成院长（董事长）指派的接待工作等相关的外事 工作的协调，并据情处Z； 7.负责监督企业介绍信、公章和领导印章的使用（保管由财务部负责） ，对各部门使用印章的情况进行把关，做好登记； 8.负责本单位的工商登记、年检和其他行政事务的协调和督办； 9.拟定规范院行政管理制度，经院长（董事长）审批后，负责实施与监察； 10.负责行政费用年度预算，审核行政费用开支的合理性和真实性，汇总送交董事长 和财务部；负责固定资产、办公用品采购审核及管理； 11.完善直接下级的岗位职责、每日每周每月刚性工作内容，对其进行绩效考核； 12、协助后勤与资产管理部管理公司资产，包括办公用品与固定资产等物资管理，建 立固定资产、办公用品管理台帐 13.根据酒店管理部全年客房，餐饮运营指标，监督酒店管理部制定并执行经营月度 计划、季度计划及年度计划，并确保计划目标的有效完成。 （负监督职责，执行由酒店管 理部负责） ，对酒店物资和食材的进货渠道把关，协助酒店做好食品安全管理 14.负责中财华融企业发展战略与管理思想总纲要的宣传贯彻执行、落地；负责企业 文化建设的策划与推进。 中财研究院中南大区办公室主任每日刚性工作内容 （必做工作内容，没做或未做到位扣除 200-500 元绩效工资） 1.每日上午 8:30 至下午 17：30，不定时巡查中南大区办公工作秩序； 2.每日上午 8:30，和人力资源部一起调取员工打卡信息，核查员工到岗情况，对未 办理请假手续不在岗员工责成其所在部门负责人查清人员去向，作出书面情况说明，并对 当事人作出处理决定，记录在案； 3.每日检查中南大区各部门责任区卫生和消防安全状况； 4.每日检查司机精神面貌及工作状态以及车辆保养情况； 5.每日检查办公自动化设备及网络运行状况，保证公司所有的设备能够正常运行，督 导上网纪律，对违规情况进行处理； 6.每日协同人力资源部处理员工关怀日常性事务（家属、员工等） 。 7.每日下班前督导员工检查电脑、空调、加湿器等所有电器是否切断电源。 8.每日对当天遇到的问题以及各部门之间的协调问题及时解决并记录保存， 能在办公 室职责和能力范围内处理的及时处理， 无法解决的事情及时上报院长并预先提出备选解决 方案供领导参考； 9.每日抽查各部门工作日志，并形成记录。10.每日上午 9:00 组织办公室部门早会，总结前一天工作，布Z当天工作，安排翌日 工作。 11.督促并指导下属岗位员工做好院长日常事务性服务工作，了解院长行程与当日工 作计划，协助处理相关事宜，为院长提供优质保障性工作。 12.及时处理当日日常性决定事项的落实，做到工作日清日结。 中财研究院中南大区办公室主任每周刚性工作内容 （必做工作内容，没做或未做到位扣除 200-500 元绩效工资） 1.主持每周行政例会（办公室、人力资源部、监察审计部、后勤与资产管理部、财务 部、市场部、金融文化研究所） ，并以会议纪要形式向院长（董事长）汇报上周中南大区 行政管理情况，内容必须涉及但不限于每周行政管理、规章制度执行情况、行政费用开支 汇总明细（办公耗材、员工福利及物资采购、车辆加油费等） 、下周行政管理计划等。 2.每周一上午 9:00 前督促人力资源部汇总各部门工作周报， 初审合格后呈送院长 （董 事长）审阅；初审不合格打回重做，超过时限按相关制度处罚，并责成其部门负责人提出 指导意见。 3.检查、汇总每周所有车辆出车信息和车辆违章情况，对车辆违章责任人定责并作出 处理，处理方法和标准严格遵循《中财华融企业制度体系汇编》 （2014 版）第十二章“车 辆管理制度规定” 。 （未完成或未及时完成扣除月基本工资 5%，每月四周，可以累计） ； 4.负责行政办公区环境、办公秩序监察管理，对违反相关规章制度者提出处罚和整改 意见。 5.负责每周定期和不定期会议的组织工作，并对会议决定事情的监督、督导、执行落 地、责任到人，对工作结果督导，协助人力资源部进行问责考评，对各部门所接收工作任 务严格按照《中财华融工作任务督办单》中的内容进行工作方案、任务承诺、完成时限与 验收标准的监察；此项工作任务是重要考核内容，未完成或者未及时处理此项工作任务， 每次将扣除当月基本工资 10%（每月四周，可以累计） 6.对各部门重复性和重要日常性的工作协助制定相关工作流程 7.协同人力资源部完成每周员工关怀工作，未完成或未及时处理此项工作任务，每次 将扣除当月基本工资 2%（每月四周，可以累计） 。 8.要求人力资源部提供本周员工入职、 离职明细表， 员工入职时发放必备办公用品 （电 脑、办公用品、网络设施等） ，办理物品领用手续并做好登记工作，员工离职时会同财务部、人力资源部监督全部收回上述办公物品，此项工作财务部、人力资源部作为第一责任 部门和责任人，办公室主任督导不力每次扣罚 80 元；如有办公用品无法收回，办公室主 任及时上报公司领导，并追究相关责任人责任，责成赔偿等值损失。 9.每周做好客户接待工作，圆满完成接待任务，不得借故拖延。接待工作应提前制定 方案并及时汇报，以切实关注细节礼仪规范、客户风俗偏好和行业特性等重要关键点作为 接待工作的主要原则。接待过程中务必与涉及到的部门和人员进行全面沟通，不留遗憾和 纰漏。此为办公室重要工作职责，未按照要求圆满完成将作出警告处分，并进行诫勉谈话 （因失误给公司造成重要损失的，院将保留追究相关责任人经济赔偿的权力，并做辞退处 理） 。 10.每周六汇总所属省公司各部门遇到的问题，各部门的处Z建议和需要提供的工作 支持并形成汇总表和初步处理建议，供院长参考，并主动问询院长针对出现的问题作出的 批示或者处理意见，促进所属省公司以及各部门工作的顺利开展。 中财研究院中南大区办公室主任每月刚性工作内容 （必做工作内容，没做或未做到位扣除 100-500 元绩效工资） 1.每月第三个工作日前汇总上月院会议精神贯彻落实情况，呈报董事长审阅。 2.每月第五个工作日前提交上月度行政管理汇总表并制定下月度行政管理采购表呈 董事长审阅并抄送财务计划稽核部，内容必须涉及但不限于上月行政开支汇总、上月车辆 管理记录、上月特情汇报、上月能耗及物耗说明、当月行政开支预算； 3.每月 20 日前完成企业网站的更新及维护工作，并提出下月更新内容及建议。 4.每月 25 日核定酒店管理部递交的下月员工食堂餐单及采购计划，签署部门意见。 5.每月最后一个工作日协同人力资源部检查当月员工入离职档案整理情况、 员工月考 评情况、员工离职面谈记录，并对人力资源部提供的招聘情况进行分析及签署意见，以书 面形式呈送院长（董事长）审阅。 6.每月 28 日前，要求公司各部门或相关人员（遇部门岗位人员配Z不齐时）提交下 月工作计划，审查工作计划合格与否，工作计划的审查要求为：⑴必须明确工作内容并可 量化；⑵工作计划具有可执行和量化的考评标准；⑶完不成任务的自我处罚承诺与量化标 准；⑷每项工作完成的时限；⑸工作计划必须饱满有序。下月工作计划审查后必须在企业 群内或共享空间内予以公示，公示时间为相应月份的第一工作日上午 10 点； 7.每月月末倒数第二个工作日下午 5:30 前，会同人力资源部、监察审计部汇总当月工作计划落实情况、公司重要事项执行落实情况、以及办公环境、办公秩序、制度落实情 况，并以书面报告进行汇报；对每月没有完成工作任务部门或个人，会同人力资源部拿出 书面处理意见，上报院长办公室。 8.每月第一周周末评选、 公示公司上月度最佳部门、 优秀员工， 提交表彰与奖励方案。 评选需公正、公开、公平，以达到奖优罚劣、激励先进的目的。负责组织召开表彰会议并 代表院长宣布表彰决定。同时评出月度预警员工和部门予以公示，并会同人力资源部对相 应的员工或部门进行诫勉谈话，及时形成书面谈话记录，呈送院长审阅。 9.每月末最后一天下班前汇总当月所属省公司各部门遇到的问题， 各部门的和下月解 决这些问题需要提供的工作支持并形成汇总表和初步处理建议，供董事长或总经理参考， 并催促董事长针对出现的问题及时提出具体意见， 促进所属省公司以及各部门工作的顺利 开展。 （此为部门联席协同制度，办公室负总责，考评比例为 200 至 500 元） 10.组织办公室内部月度工作总结例会。 领导责任： 1.对本部门的整体绩效工资负责。 2.对组织会议的执行效果负责。 3.对下属人员的工作负直接领导责任。 4.对院长（董事长）的各类指示落实高度负责。 主要权力： 1.对重大会议根据需要有现场指挥权。 2.对直接下级人员调配、奖惩的建议权，任免的提名权和考核评价权。 3.对所属下级工作的监督、检查权和争议的裁决权。 4.对本部门成本预算和控制权。 5.院各项活动的策划和建议权。 任职资格： 教育背景： 企业管理、行政管理等相关专业大学专科及以上学历，具有中级以上职称。 工作严谨细致，具有强烈的工作责任心，敢于担当，抗压性强，情绪控制能力强，可 承受一定强度的工作压力并能独立出色完成工作。 经 验：五年以上办公室、行政管理工作经验，二年以上办公室主任（副主任）工作经验。技能技巧： 1.具备一定的政治理论水平， 理解掌握有关国家的大政方针政策， 有清醒的政治头脑， 较高的政治敏锐性。 2.熟悉企业行政管理及后勤管理各项工作流程及注意事项，促进工作的高效运转； 3.爱岗敬业，认真负责，有吃苦耐劳的优良品质，雷厉风行的工作作风，办事稳妥， 处事严谨，忠诚可靠； 4.思想活跃，勤于学习，改革和超前意识强，有强烈的服务意识 5.善于发现问题、分析问题和解决问题，决策执行能力强； 6.有较强的公关意识，能协调处理好公司内外各相关部门之间的关系； 7.具备较强的沟通能力、指挥能力、应变能力和危机处理能力； 8.具备良好的时间管理能力； 9.具备良好的书面和口头表达能力； 10.能熟练使用办公软件和自动化办公设备； 11.会驾驶。 综合素质： 1.公平公正，坚持原则，为人正直； 2.踏实、严谨、干练； 3.积极向上，工作热情饱满； 4.具有良好的敬业精神和职业道德操守，及很强的感召力和凝聚力； 5.善于学习和自我激励； 6.能承受较大的工作压力。 工作条件： 工作场所：办公室 环境状况：良 职业危害程度：无 晋升与轮换： 可晋升岗位：院长（董事长）助理、副院长 可轮换岗位：人力资源部经理、酒店管理部总经理 可晋升至此的岗位：高级主管、办公室副主任第二节 办公室副主任岗位说明书职位名称 职 系 办公室副主任 部门副经理 办公室主任 职位代码 职等职级 直接下属岗 部门副经理 所属部门 薪金标准 办公室直属上级 职位概要：行政司机、院长秘书、行政秘书在办公室主任领导下，负责实施具体行政后勤保障工作，规范院日常管理，确保院行 政管理、后勤保障高效运行。 协助办公室主任完成日常事务性工作。工作重点主要围绕工作信息的上传下达、具体 行政事务处理、部门沟通协调展开，并对办公室主任起到参谋、议事、协管的作用。 岗位职责： 1.负责院内办公用品、微机耗材、低值易耗品、劳保用品的申报采购和登记发放；负 责房屋等固定资产及其它重要办公设施设备的维修计划的制定和报批； 会同后勤与资产管 理部按计划组织实施； 2.协助办公室主任修改完善院行政管理制度并负责具体督办落实工作； 负责院内一般 性文件、各类材料、通知的拟定；对各部门所发文件进行格式、文种、文字和内容的审核 修改，并按照发文流程编号、报批、制作、用印、下发、存档。 3.负责院内会议的记录和会议纪要的撰写、报批和存档备案工作； 4.负责公司环境卫生和消防设施的检查，以及公共设备的检修、报修； 抄录水电表 并核准院每月水电使用量； 5.负责培训期间物资管理和员工活动开展前的准备工作； 在院会议召开前期及中期作 好协调沟通和督办工作；做好来访人员的接待服务工作； 6.督促秘书做好院长办公室的日常整理工作，保证院长办公室窗明几净，家具排列整 齐，办公物品、文件资料摆放有序，并坚持做好办公室绿化工作； 7.了解掌握公司内外部需要院长处理的事务信息，跟据工作轻重缓急，对院长每天的 工作日程做出合理安排，指导秘书做好院长工作和生活上的辅助工作，确保院长办公室的 工作正常运转； 8.为院长参加重要商务谈判和其他社会活动做好相关准备工作；妥善安排好一切事 务，根据需要陪同出差时负责院长生活起居和安全健康相关事宜；9.及时准确传达院长对各类文件、 申请 （请示） 、 说明、 报告或项目工作的处理意见； 对 公司内部报院长审阅的各种机要文件做好整理、归档、保密工作； 10.完成办公室主任交付的其他工作任务。 中财研究院中南大区办公室副主任每日刚性工作内容 （必做工作内容，没做或未做到位扣除 20-50 元绩效工资） 1.每日下班前向院长请示第二天需要配合和处理的工作内容，院长工作行程、客户拜 访计划，接待计划，需要注意的工作事项等（程序性工作，每日必做） ，提前做好安排； 2.每日协助办公室主任协调处理各部门反应和报告的问题，做好参谋助手； 3.每日协助办公室主任召开部门早会并做好记录，负责会议安排事项的落实； 4.督促并指导院长秘书、行政秘书、行政司机做好院长（董事长）日常事务性工作； 5.主动做好办公室日常监管工作，包括每日早 8:30 至下午 5：30 不定时检查中南大 区办公工作秩序、对办公自动化设备及网络运行状况进行监控、强调并督导上网纪律、对 办公区卫生及消防安全状况进行巡查、下班前检查提醒所有员工切断电脑、空调、加湿器 等电器电源、密切关注车辆的维护保养和司机的精神面貌、工作状态； 6.每日上午 9:30 前督促行政秘书做好院长办公室的日常清洁与整理工作，并维护好 全天良好的工作环境。负责院办公室和院长办公室日常事务性工作。情绪稳定并时刻保持 良好工作状态； 7.每日负责拟写院长指定的各类文件、文稿、报告、总结、规划、贺电、大事记及其 他文字材料；负责院办公室和院长办公室有关文件、资料、信函等材料的收发、转送及归 档工作，做到手续完备、及时准确； 8.每日负责处理公司领导签批的文件、函电等，协助办公室主任对公司各部门起草的 文件严把公文格式关，并按公文程序进行修改、编号、印发、存档； 9.每日保证各部门联络畅通，了解和收集各部门工作动态、工作内容及活动情况，并 向院长及时反馈； 10.协助办公室主任处理应急事件，完成领导交办的其他工作。 中财研究院中南大区办公室副主任每周刚性工作内容 （必做工作内容，没做或未做到位扣除 20-200 元绩效工资） 1.协助办公室主任开好每周行政例会（办公室、人力资源部、监察审计部、后勤与资 产管理部、财务部、市场部、金融文化研究所） ，并做好记录，撰写会议纪要2.每周一上午 9:00 前协助办公室主任对各部门工作周报进行初审，合格后呈送院长 （董事长）审阅；不合格打回相关部门限时重做，超过时限未完成的按相关制度处理，并 责成其部门负责人提出指导意见。 3.协同人力资源部完成每周员工关怀工作，未完成或未及时处理此项工作任务，每次 将扣除当月基本工资 2%（每月四周，可以累计） 。 4.根据人力资源部提供的本周员工入职、离职情况，发放和收回办公用品（电脑、办 公用品、网络设施等） ，办理物品领用和交接清单；如有办公用品无法收回，及时上报公 司领导，未上报或未办交接清单的要追究责任并负责赔偿 5.收集并整理本周车辆出车信息，汇总每周车辆违章情况，定责并作出处理。处理方 法以及标准严格遵循《中财华融企业制度体系汇编》 （2014 版）第十二章车辆管理制度规 定； 6.负责检查行政办公区环境、办公秩序，对违反相关规定者提出处理意见；对员工做 好安全和保密意识教育； 7.每周做好客户接待工作，不得借故拖延；接待工作应提前制定计划和方案，将细节 礼仪、客户风俗偏好和行业特性等作为重中之重来抓；仔细与接待过程中涉及到的部门和 人员进行全面沟通，不留遗憾和纰漏。此为办公室重要工作职责，未按照要求圆满完成将 作出警告处分，并进行诫勉谈话（因失误给公司造成重要损失的，院将保留追究相关责任 人经济赔偿的权力，并做辞退处理） 。 8.每周六汇总工作进展及遇到的问题， 提出改进建议及处理方案， 供办公室主任参考。 中财研究院中南大区办公室主任每月刚性工作内容 （必做工作内容，没做或未做到位扣除 100-500 元绩效工资） 1.每月协助办公室主任汇总当月所属省级分公司各部门发现和存在的问题， 汇总到院 长办公室，同时需要提供个人解决方案，作为参考意见供领导决策。 2.每月最后三个工作日内对车辆管理、员工关怀、员工考勤、办公秩序、保密制度、 用水用电、酒店管理等七大内容进行月度独立性核查和独立报告，所需数据等信息需其他 部门报送的要和部门积极沟通，在必要时可以采取不定时、不定点督查收集相关信息，确 保报告论据充分，真实有效。如遇办公室副主任出差情况下，需要办公室主任替补完成此 项报告，此项工作要求为独立性核查和独立报告，并承担连带责任和承担信用责任。 3.每月最后三个工作日内向院长请示下月工作的主要计划和工作内容， 并协同人力资源部一起结合各部门月度工作计划， 制定并发布所属省级分公司精细化下月月度工作计划 和工作任务要求、绩效考评要求。 4.每月 20 日前完成公司网站的更新及维护工作，并提出下月更新内容及建议； 5.每月 25 日协助办公室主任核查酒店管理部递交的下月员工食堂餐单及采购计划； 6.每月 28 日前，协助办公室主任对各部门提交的下月工作计划进行审查，审查要求 为：⑴必须明确工作内容并可量化；⑵工作计划具有可执行和量化的考评标准；⑶完不成 任务的自我处罚承诺与量化标准；⑷每项工作完成的时限；⑸工作计划必须饱满有序。并 在企业群内或共享空间予以公示，公示时间为相应月份的第一工作日上午 10 点； 7.协助组织每月评选公司上月度最佳部门、优秀员工活动，并提交表彰与奖励方案。 做好表彰会议的相关准备工作，同时对评出的月度预警员工和部门予以公示，参与对相应 的员工或部门进行诫勉谈话，及时形成书面谈话记录，呈送院长审阅。 8.协助办公室主任每月末最后一个工作日下班前汇总当月分公司、各部门遇到问题， 以及下月解决问题需要提供的支持和处理建议，呈送院长（董事长）审批，并督促迅速落 实院长（董事长）批示，促进各分公司、各部门工作顺利开展。 （此为部门联席协同制度， 办公室负总责，每月考评金额为 200 至 500 元） 9.协助组织办公室内部月度工作总结例会。 任职资格： 教育背景： 企业管理、行政管理等相关专业大学专科及以上学历，建议具有初级以上职称。 经 验： 三年以上办公室、行政管理工作经验。 技能技巧： 1.熟悉公司文档和后勤服务工作流程，能有效为分公司、各部门提供满意服务 2.具有良好的组织协调能力和亲和力，能有效的为院长提供专业服务 3.具有较强的公关意识，能协调处理好公司内外的关系； 4.具备较强的沟通能力、指挥能力、应变能力和危机处理能力； 5.具备良好的时间管理能力； 6.具备良好的书面和口头表达能力； 7.能熟练使用办公软件及办公自动化设备。 8.具备良好的中英文写作、口语、阅读能力；9.善于发现问题、分析问题和解决问题，提供决策能力强。 10.会驾驶。 综合素质： 1.公平公正，坚持原则，为人正直； 2.踏实、严谨、干练、细心、耐心； 3.积极向上，工作热情饱满； 4.善于学习和自我激励； 5.能承受较大的工作压力。 工作条件： 工作场所：办公室 环境状况：良 职业危害程度：无 晋升与轮换： 可晋升岗位：办公室主任 可轮换岗位：人力资源部主管、酒店主管 可晋升至此的岗位：行政司机、行政秘书第三节 院长秘书岗位说明书职位名称 职 系 院长秘书 秘书 办公室主任/ 副主任 职位代码 职等职级 直接下属岗 所属部门 薪金标准 办公室直属上级 职位概要：协助院长完成日常事务性工作，及时了解院长工作日程，为院长商务活动和出差行程 安排做好筹备工作。 岗位职责： 1.保证院长（董事长）办公室整洁明亮，办公物品摆放有序，文件档案资料分类存放， 日常工作安排合理； 2.了解院内外需要院长（董事长）处理的事务信息，合理安排院长（董事长）每天的 工作日程； 3.负责院会议通知及会务安排，起草、打印、登记和存档院会议纪要，对决议事项进 行检查和督办； 4.依据事务轻重缓急，合理安排院长（董事长）与来访客户见面时间，做好来访客户 的接待登记工作； 5.协助院长（董事长）参加重要商务谈判和社会活动，并做好相关准备工作； 6.妥善安排院长（董事长）商务旅行，负责酒店、机票预订等，并根据工作需要陪同 院长出差，保证院长商务旅行顺利进行； 7.及时准确传达院长院长（董事长）对各类文件、申请（请示） 、报告和项目工作的 处理意见； 8.负责院长（董事长）审阅各种机要文件归档，并做好保密工作； 9.完成院长（董事长）交付的其他工作任务。 10.关注院长（董事长）的生活起居习惯和身体健康状况，调节好院长（董事长）的 工作和休息时间； 11.协助办公室主任/副主任做好办公室相关工作。中财研究院中南大区院长秘书每日刚性工作内容 （必做工作内容，没做或未做到位扣除 20-100 元绩效工资） 1.每日上班后第一件事就是整理院长（董事长）办公室的物品及文件资料，告知一天 的行程安排，请示工作安排； 2.每日下午下班前向院长（董事长）汇报当天工作的完成进度，请示第二天需要配合 和处理的工作事项，包括院长（董事长）工作行程、客户拜访计划、商务活动安排、接待 活动等（程序性工作，每日必做） ； 3.负责来宾接待及院长指定人员的约见，保持良好工作状态和精神面貌。 4.每日负责撰写院长（董事长）指定的各类文件、文稿、报告、总结、规划、贺电、 大事记及其他文字材料。 5.负责寄至院长（董事长）的有关文件、资料、信函的收发、转送及归档，做到手续 完备、及时准确。 6.负责院长（董事长）出差行程安排及酒店、机票预订等，并做好票据整理。 7.每日保证分公司、各部门联络畅通，了解和收集分公司、各部门工作动态及活动情 况，及时向院长（董事长）反馈。 8.负责提醒院长（董事长）按时参加已经定好的商务和社交活动； 9.协助办公室主任/副主任对院各部门起草文件严把公文格式关，并按公文程序进行 修改、编号、印发、存档，协助办公室主任处理应急事件。 中财研究院中南大区院长秘书每周刚性工作内容 （必做工作内容，没做或未做到位扣除 20-100 元绩效工资） 1.整理分公司、各部门提交的工作周报、总结及下周工作计划，及时呈送院长（董事 长）阅，并将院长（董事长）的意见及时传达给相关人员； 2.每周六对车辆管理、员工关怀、员工考勤、办公秩序、保密制度、用水用电、酒店 管理等七大内容进行独立性核查和独立报告，呈送给院长（董事长） ，报告必须论据充分， 真实有效，并承担连带责任和信用责任； 3.每周对呈送给院长（董事长） ，的工作行程和需要院长（董事长）参与、决策的工 作事项进行梳理，并汇报工作进度，对于久拖不决或有遗忘的事项予以提醒。中财研究院中南大区院长秘书每月刚性工作内容 （必做工作内容，没做或未做到位扣除 20-200 元绩效工资） 1.每月最后三个工作日内对车辆管理、员工关怀、员工考勤、办公秩序、保密制度、 用水用电、酒店管理等七大内容进行月度独立性核查和独立报告，呈送给院长（董事长） ， 报告必须论据充分，真实有效，并承担连带责任和信用责任。 2.每月负责将整理好的各部门月报呈送给院长（董事长）阅，并将院长（董事长）的 意见及时传达给相关人员； 3.每月最后三个工作日内向院长（董事长）请示下月工作主要计划和工作内容，并协 助办公室主任/副主任、会同其他各部门一起就分公司下月度工作重点作出安排，制定并 发布院下月度工作计划、工作任务和绩效考核标准。 任职资格： 教育背景： 1.工作严谨细致，具有强烈的工作责任心；敢于担当，工作积极主动，沟通协调能力 强，情绪控制能力较好，可承受一定的工作压力并能独立出色完成工作。 2.23-45 岁，男女不限，形象气质佳，普通话流利，女性身高 163cm 以上；男性身高 在 170cm 以上。条件特别优异者可适当降低身高标准。 3.熟练操作 EXCEL、WORD、PPT 等办公软件。 4.熟悉秘书具体工作和流程，具备相应文书写作能力。 5.拥有良好职业道德操守、永不言弃敬业精神，具有良好的事业心和较高的忠诚度。 6.接受过管理学、管理技能开发、公共关系、财务管理、文书写作、档案管理方面的 培训。 经 验：2 年以上高级秘书工作经验或同等岗位高级管理工作经验。 技能技巧： 1.熟悉文档管理； 2.具备良好的沟通、组织、协调能力； 3.具备良好的书面和口头表达能力 4.能熟练使用办公软件及办公自动化设备； 5.具备较强的沟通能力、应变能力和危机处理能力； 6.善于发现问题、分析问题和解决问题，能有效的为院长提供专业服务；7. 具备良好的时间管理能力。 8. 会驾驶。 综合素质： 1.工作细致、严谨、认真，条理性强； 2.责任心强，勇于承担挑战性的工作； 3.具备良好的团队合作意识； 4.积极向上，工作热情饱满； 5.善于学习和自我激励； 6.能承受较大的工作压力。 工作条件： 工作场所：院办公室环境状况：良 职业危害程度：无 晋升与轮换： 可晋升岗位：办公室主任、院长助理 可轮换岗位：人力资源主管 可晋升至此的岗位：高级行政秘书（从事行政秘书一年以上工作经验）第四节职位名称 职 系 办公室 行政秘书 部门职员级 办公室副主任办公室行政秘书岗位说明书所属部门 部门职员 薪金标准 无 办公室职位代码 职等职级 直接下属岗直属上级 职位概要:协助院长（董事长）完成日常行政工作和生活事务处理。此岗位为办公室分管专职协 调院长（董事长）日常行政工作和生活事务的岗位。 岗位职责和工作绩效考核内容: 1.合理安排、提醒董事长的日常工作时间和程序；了解公司内外部需要院长处理的事 务信息，对院长每天的工作日程做出合理安排； 2.做好董事长工作环境的改善，创造和谐、温馨、快乐的办公环境；保证董事长（院 长）办公室明亮整洁，家具摆放整齐、文件整齐规范并做好绿化管理工作； 3.逐步提高董事长的健康状况、健康标准、生活质量，注意并逐步改善董事长的生活 习惯，让生活更有活力和健康情趣，确保董事长身心健康、放松，进而促进经营业绩和管 理绩效的提升； 4.注意定期提醒督促董事长的体育锻炼、理发、亚健康保健、工作和休闲结合、体检 等事宜，并有时间安排记录表，做好健康管理； 5.按照董事长的吩咐提前或及时为亲朋好友、同事、下属购礼品、贺品，并做好一定 物品的储备； 6.每天做好日清日结，每周做周报表，每月做月报表，对董事长交代的事情要做好备 忘录，并呈报办公室负责人或者相关部门进行处Z，随时明示自己，也提醒董事长； 7.在职权范围内，能进行自我管理，能自主、自立、自信地处理业务； 8.完成董事长交办的其他工作的督办、协调及落实任务；妥善安排院长商务旅行，负 责酒店、机票预定等工作，确保商务旅行的顺利进行，根据工作需要陪同出差并保证安全 工作； 9.撰写董事长的有关报告、文件，负责完成其他相关部门交代的工作；负责整理院长 召开的会议记录，整理相关会议文件； 10.依据事务轻重缓急，合理安排院长与来访人员见面时间，并做好来访人员的接待服务工作； 11.完成院长交付的其他工作任务。中财研究院中南大区办公室行政秘书每日刚性考核工作内容 （必做工作内容，没做或未做到位扣除 20-500 元工作绩效） 1.每日董事长上班后，问候并提醒董事长健康管理（有无服药，昨日健康情况，身体 有不适时，需要及时通知办公室主任安排董事长体检；在工作不繁忙的时候提醒并督促和 陪同进行身体锻炼等） 2.每日上午 9:30 前做好院长办公室的日常清洁与整理工作， 并维护好全天良好的工作 环境。创造和谐、温馨、快乐的办公环境；保证董事长（院长）办公室明亮整洁，家具摆 放整齐、文件整齐规范并做好绿化管理工作； 3.每日下班前向院长请示第二天需要配合和处理的工作内容，院长工作行程、客户拜 访计划，接待计划，需要注意的工作事项等； （程序性工作，每日必做） 4.负责院办公室日常接待和院长办公室日常整理工作。情绪稳定并时刻保持良好工作 状态。 5.每日负责拟写院长指定的各类文件、文稿、报告、总结、规划、贺电、大事记及其 他文字材料。 6.每日负责协助处理公司领导签批的文件、函电等，对公文进行修改、编号、印发。 7.负责院办公室和院长办公室有关文件、资料、信函等材料的收发、转送及归档工作。 8.积极参与各项活动，协助办公室主任/副主任处理应急事件。 9.完成领导交办的其他工作。中财研究院中南大区办公室行政院长秘书每周刚性工作考核内容 （必做工作内容，没做或未做到位扣除 20-500 元工作绩效） 1.每周对院长（董事长）的身体健康状况进行跟踪管理，督促加强锻炼和身体检查； 2.每周定期安排好院长（董事长）休闲娱乐和身体保养、理发等事项； 3.每周对院长（董事长）的社交生活和日程安排、亲友的婚丧嫁娶等事项作好备忘录 并按时提醒 4.协助办公室做好每周工作计划的汇总工作。 5.每周六对车辆管理、员工关怀、员工考勤、办公秩序、保密制度、用水用电、酒店管理等七大内容进行独立性核查和独立报告，并呈送给院长（董事长）阅，此项工作要求 为独立性核查和独立报告，并承担连带责任和承担信用责任。中财研究院中南大区办公室行政秘书每月刚性工作考核内容 （必做工作内容，没做或未做到位扣除 100-500 元工作绩效） 1.每月给院长（董事长）制定健身和体检计划，按照计划安排院长（董事长）的活动 2.每月协助办公室主任汇总当月所属省级分公司各部门发现和存在的问题，汇总到院 长办公室，同时需要提供个人解决方案，作为参考意见供领导决策。 3.每月最后三个工作日内对车辆管理、员工关怀、员工考勤、办公秩序、保密制度、 用水用电、酒店管理等七大内容进行月度独立性核查和独立报告，并呈送给院长（董事长） 阅，此项工作要求为独立性核查和独立报告，并承担连带责任和承担信用责任。 4.每月最后三个工作日内向院长请示下月的主要活动计划，并做好备忘 任职资格: 1.工作严谨细致，具有强烈的工作责任心，情绪控制能力较好，可承受一定的工作压 力并能独立出色完成工作。 2.专科以上学历，形象气质佳，普通话流利，身高 163cm 以上；男性身高在 170CM 以 上。条件特别优异者可适当降低身高标准。 3.个性开朗，工作积极主动，沟通协调能力强； 有较好的沟通表达能力及服务意识， 有相关董事长行政和生活秘书工作优先 4.熟悉秘书具体工作和流程，具备相应文书写作能力； 5.拥有良好职业道德操守，永不言弃敬业精神，具有良好的事业心和对企业的绝对忠 诚。 6.工作有条理，细致、认真、有责任心，办事严谨； 7.良好的团队协作精神，为人诚实可靠、品行端正； 教育背景: 专科以上学历。并接受过卫生护理专业、公共关系、财务管理、文书写作、档案管理 方面的培训。 经 验: 2 年以上秘书工作经验 技能技巧: 1.有从事秘书工作的基本素质，细心，耐心，热心；2.具备良好的沟通、组织、协调能力； 3.具备良好的中英文写作、口语、阅读能力； 4 能熟练使用办公软件及办公自动化设备； 5.具备良好的时间管理能力。 6.会驾驶。 态 度: 1.工作细致、严谨、认真，条理性强； 2.责任心强，工作主动； 3.具备良好的团队合作意识； 4.积极向上、工作热情饱满； 5.善于学习和自我激励； 6.能承受较大的工作压力。 工作条件: 工作场所：办公室。 环境状况：舒适。 危 险 性：无 晋升与轮换： 可晋升岗位：第五节 行政司机岗位说明书职位名称 职 系 行政司机 行政后勤岗 办公室 （副）主任 职位代码 职等职级 直接下属岗 职员 所属部门 薪金标准 办公室直属上级职位概要： 负责车辆安全驾驶、接送服务，以及车辆维护、保养、年审。 岗位职责： 1.遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关交通安全管理规章规则，安全驾 车。 2.着装整洁规范，保持良好的职业道德和热忱的服务态度，确保安全准时接送领导和 客户。 3.自觉遵守院各项规章制度，服从院领导和办公室调配。 4.保持车辆整洁，经常检查车辆主要机件；定期汇报车辆运行情况，保证车辆在安全 的状态下行使，并记录车辆行程。 5.自觉做到不违章行车、不私自用车、不酒后开车、不开赌气车。 6.上班不出车期间，必须按院作息时间准时到办公室坐班，服从领导统一调度。 7.车辆维修、 保养费用必须预先申请， 经批准后， 到指定维修厂维修， 保持车况良好。 8.负责车辆各种税费的缴纳、车辆年审以及车辆变更业务的办理。 9.严守秘密、不得随意传播领导的讲话内容。 10.完成上级交给的其他工作任务。 中财研究院中南大区行政司机每日刚性工作内容 （必做工作内容，没做或未做到位扣除 20-150 元绩效工资） 1.每日上班须清洗车辆（上级主管临时明确规定除外） ，保持车内整洁美观，如遇下 雨、下雪、沙尘天气可酌情处理。 2.每日上班 9：00 前务必须做好车况检查（油、水、电、外观等） ，如遇特殊情况（领 导安排其他事务，车辆不在身边） ，可酌情处理。 （必备性事务，没有完成此工作，每次扣 罚 20 元） 3.每日上班时间，如无工作安排，应积极主动配合做好办公室卫生及其他工作；不出车时须在司机岗位待命；公司原则上鼓励行政司机在不出车情况下、没有工作安排时加强 专业知识学习，或在岗位上学习其他文化知识，提高个人文化修养和职业技能；严格禁止 在办公区域内串岗，说三道四，传递负能量；每日以多做少说，不议论是非，追求上进， 主动积极为原则。 （出现上述表现，办公室和人力资源部必须进行诫勉谈话，后果严重的 则待岗反省和辞退处理） 4.每日 24 小时保持手机畅通，须在铃声响起 40 秒之内接通；因信号不好，或其他特 殊情况，最迟须在 5 分钟以内给相关人员回复电话，并说明未接电话的原因，并接受真实 性检查。 （此为司机岗位强制性规定，第一次未接电话并在 5 分钟内未回电话扣罚 20 元， 第二次扣罚 50 元，第三次扣罚 150 元，出现三次（含三次）以上，作诫勉谈话和停岗或 辞退处理。 ） 5.认真准确填写“用车申请单”相关内容，并及时汇报至办公室，不得伪造车辆行驶 信息。 6.司机、财务人员等不得利用公司洗车卡、油卡为本人或他人洗车、加油。司机如有 违反，每次处以所涉金额 5 倍罚款；财务人员每次处以所涉金额 10 倍罚款并立即调离财 务岗位。 7.司机对违反公司用车管理规定的人员，有权实名举报；公司经调查属实，将按章处 理相关人员，并给予司机每次 50 到 500 元奖励。其他人员亦可对司机人员的违规行为进 行举报，处理规则同前述。 中财研究院中南大区行政司机每周刚性工作内容 （必做工作内容，没做或未做到位扣除 20-100 元绩效工资） 1.统计本人本周驾驶车辆出勤公里数、出车信息，上报财务部、办公室、院长（董事 长）各一份。 （没做每周扣罚 50 元） 2.查询本人本周驾驶车辆违章情况，如有违章，按公司相关规定承担违章相应罚款。 3.向财务部、 办公室上报公司各辆车的使用状况， 以及需要维修保养车辆的相关情况， 确保车辆安全行驶。 （事务性工作有无均须报告，无报告每周扣除 50 元。 ） 4.每周自觉学习行政管理制度、司机岗位职责说明书；自觉学习道交法，如遇道路改 造、交通管制等信息，司机有义务第一时间告知用车人及办公室。中财研究院中南大区行政司机每月刚性工作内容 （必做工作内容，没做或未做到位扣除 100-200 元绩效工资） 1.每月最后一个工作日下午 5:30 前清除本人驾驶车辆违章情况。 （试用期内司机违章 罚款、由其全部承担；司机转正后，违章罚款分别由公司承担 41%，个人承担 59%。司机 未在月底消除本月违章罚款，财务部将直接从其工资中扣除，行政司机不得有异议） 2.每月最后一天下午 5：30 半前汇总本月本人实际出车天数、公里表读数（细化到公 里） 、用车人明细、行驶公里数明细、加油明细、总耗油量、100 公里耗油量等数据并上报 办公室主任和财务部； 3.每月底须向办公室报备车辆维修、保养情况，未报备者将罚款 50 元； 4.每月自觉学习车辆维修保养及驾驶知识，自我提升业务技能。 任职资格： 教育背景： 高中或中专以上学历。 身体素质： 22―45 岁之间，1.7 米―1.8 米之间。 经 验：五年以上实际驾驶经验，退伍军人、在部队给领导开过车的人员优先。 技能技巧： 1.B1 以上驾照，驾驶技术娴熟； 2.熟悉车辆基本保养知识，对车辆机械性能有较深认识； 3.具备专业交通安全技能知识； 4.熟悉交通路线。 综合素质： 1.高度敬业，具有极强的工作责任心； 2.为人正直诚实，积极乐观； 3.具有良好的服务意识，办事灵活； 4.吃苦耐劳，能接受高强度的工作。 工作条件： 工作场所：院办公室或指定办公室 环境状况：良 职业危害程度：无第二章 办公室主任工作原则与工作艺术一、办公室主任工作原则1.准确的原则 “准确”是提高工作效率的基本要求。办公室的任何工作都密切关联着公司高层领 导的工作。所以说办公室工作的准确性，相当程度地保证了领导工作的准确性。具体说 就是办文要准，办事要稳，情况要实，主意要慎。做到这一点必须态度认真，作风仔细。 比如说办文，必须从起草、缮写、校对、印制到呈批、传阅、登记、装封、递送等每一 步都不发生差错。 2.迅速的原则 迅速”就是要求工作及时、高效。对每天的工作进行梳理，按照轻重缓急对当天 要办的工作进行分类处Z，尽快地把相关信息和要求传达到上级和承办人员手里。 3.保密的原则 办公室经常接触公司内部的一些重要文件和商业秘密，这里有两个方面的要求：一是 在工作流程中采取保密措施保证公司内部文件、资料的安全；二是办公室人员要保证自 己知密不泄密。 4.周密的原则 办公室工作的特点要求工作安排非常周密。首先是各项工作计划的制定、工作部署 必须周密。要考虑到目标、措施，可以预见的各种问题及解决办法，各项工作的协调和 时间上的衔接等，其次是执行计划中组织管理必须严密。没有严密的组织，计划往往落 空。特别是大型活动和会议的组织，更需要精心筹划，每一件事都要具体落实到人，有 布Z，有检查。最后，办公室工作有许多是文字性工作，更需严密、细致。文件和报告 要没有错别字，标点符号也要认真推敲。文件收发、传递、归档，应做到准确无误、一 丝不苟。对文件的保密工作尤其要加倍谨慎，做到万无一失。总之，事前考虑得越周密， 计划目标的实现就越有保证。作为办公室的经常工作，每天、每周、每月、每季、每年 都应事先做出计划，重大工程或活动更应单独制定详细计划，只有这样，才能保证工作 不出纰漏。 5.服务的原则 办公室是上情下达、下情上报的中心枢纽部门，有调度、协调、综合加工的作用。办公室的使命就是做好“三服务” ：即“为领导服务，为各部门服务，为员工服务” 。要 求办公室工作人员必须树立服务观念，加强自我修养，具有奉献精神及甘当无名英雄的 品质。要全力协助配合各部门的工作，推动各项任务的完成。办公室的每个工作人员之 间的协作配合也尤其重要，没有这种协作配合和服务理念，不可能发挥好办公室的整体 功效。二、办公室主任工作艺术要想做一名合格的办公室人员，不仅仅要明确认识自己所处的位Z，找准自己的坐 标，具备细致的心思，勤奋的习惯，严谨的操守，广博的知识，还要懂得一系列工作方 法和语言艺术。 1.尊重领导，但不一味阿臾奉承 作为办公室工作者理顺与领导的关系，是事事能碰到，时时需注意、处处应谨慎的 重要事情，也是表现工作艺术的地方。总的原则是以工作为重，从工作出发，从领导与 被领导的地位出发，尊重领导、全力配合、积极协助、竭力服务。领导者不同，其个性 特点也不同。要绝对遵从领导个性，全力维护领导威信，主动适应领导风格，把握与领 导相处的尺度，有分寸地参与领导的日常工作和生活，充分发挥参谋和助手作用。 2.工作主动，但不越位错位 办公室工作者要紧紧围绕领导工作这一轴心，进行上下、左右、前后同步运行的辅 助性工作。辅助性决定了办公室工作的被动性。怎样变被动为主动，就要看工作的技能 和技巧了。有四个方面：一是争取同领导一样了解和掌握全局性工作；二是争取同领导 一样了解和掌握一个时期的中心工作，能够分清工作的轻重缓急，主动排除干扰中心工 作的事项；三是研究领导工作的思路，分析领导的意图，并加以理解、完善和落实，四 是积累和储存有关工作资料，该记住的要记熟，该保存的要保存，该定期更新的要及时 更新。有了这四个方面的基础，工作中才能与领导保持一致，才能服务在“点子”上。 在工作主动到位的基础上，也要注意把握火候，避免越位错位，找准自己的角色定位。 3.服从而不盲从 服从而不盲从，是一件既简单又不简单的事。说它简单，是因为作为一名下属，服 从是天职，理应雷厉风行地坚决执行上级的部署或领导的决定。说它不简单，是因为服 从有风险，执行须谨慎，再英明的领导，也难免会有局限和疏忽，作出的决策部署也可 能不够完善，不够科学，甚至是错误的。你若不假思索地盲从，后果会很严重，但你若贸然提出异议，后果也可能还是“很严重” 。要做到服从而不盲从，要做到以下几个方 面：第一是明确责任、遇事三思。虽然主意领导的，但作为下属，为领导当好参谋助手 是义不容辞的责任。已经知道其中有问题，如果还碍于领导情面去执行指令，恐怕就会 陷入更大的“困境” 。因此，执行命令时要多想想“这个决定对不对” “这么去落实行不 行” “执行之后效果好不好” ，三思而后行。第二是需要勇气、敢于担当。向领导提出不 同意见特别是反对意见，是有一定风险的。然而，责任重于泰山，面对错误的指令，我 们要敢于较真碰硬。只要是出于公心，对工作负责、对岗位负责、对领导负责，汇报的 内容客观有道理，领导是会欣然接受你的意见和建议的。第三是注意方法、灵活机动。 要注意提意见的方式方法、时机、地点，有的必须事前更正，有的可以事中修正，有的 还可以事后修补，视情况而定，灵活掌握，随机行事。 4.分工不分家 办公室的工作面广线长，需要科学分工和团结协作，如果出现“各吹各的号、各唱 各的调”的现象，不利于办公室发挥整体合力作用。因此，必须明确，分工是各有侧重， 不是分家自立，办公室是一个血肉相连的整体，要求每一位成员必须有团队合作精神， 甘苦同尝，荣辱与共。在工作中，要相互补台救场，而不是各自为阵，更不能挖角拆台； 要唱出和声之美，而不是离谱之音。 5.沟通协调，换位思考 办公室工作发挥上传下达、左疏右通作用。上传下达也有艺术性，就是换位思考的 艺术。在下达的时候，要站在上级角度，把上情原本不漏地讲得清清楚楚；在上报的时 候，要站在下级角度，把下情不遮不掩地说得明明白白。在和同级的工作配合中也要站 在对方的立场和角度来思考和处理问题。现实工作中，每个人无论是看问题的观点和方 法，还是在解决问题的方式和方法上面，都会存在一定程度的差异。这些差异的存在是 客观的，要充分理解。但是能不能缩小差异、找出差异的结合点，与办公室的及时沟通、 协调有着密切关系。因此，办公室必须做到腿勤、耳勤、嘴勤。 6.为领导保驾护航 一方面是在工作中做好“挡驾“工作，以减轻领导不必要的压力。一是处理好各类 来电，通过最基本的对话信息，迅速判断来电者的身份和意图，以直接明了的方式给予 肯定或否定，确定是否安排见面；不要轻易提供领导联系方式，必须问清身份、姓名及 事由，如是公事则建议可由办公室代为联系处Z。二是处理好来信来函，认真筛选处理信函件，视情况和轻重缓急程度呈报给领导参阅，并提供建议案共领导参考。三是做好 来访人员接待工作，耐心细致地听取诉求事项，不需要领导亲自处理的直接分门别类的 介绍到各部门处理，对于必须要领导处理的，应及时请示领导意见，得到领导首肯的， 尽快安排领导面见来访者，并对结果进行跟踪反馈。另一方面是在生活上主动关心关注 领导。一是了解领导的生活习惯、兴趣爱好、身体健康状况等，对领导的衣食住行全面 关注，随时准备为领导提供必要的帮助。二是在一些商务和社交场合为领导保驾。尽量 避免领导过量饮酒、不良进食、不当举动，避免领导陷于尴尬和危险境地。第三章 办公室管理实施流程及方法第一节 文秘工作管理一、流程图 1、综合性文字（多媒体）材料接受 任务听取领导意见 学习有关文件 收集有关资料办公室领导召 集研究提纲秘书 组织起草办公室领导 审 改印制 归档公司领导 审 阅征求有关 单位意见2、公司重要文件、公文办公室分管 领导安排工作听取领导意见 收集有关资料秘书组织 起 草办公室分管 领导审改网上分送 归 档加公文号 印 制公司领导 审阅签发3、重要情况通报办公室分管 领导安排工作研究主题 收集资料 撰 稿主任 审改办公室分管 领导审改公司领导 审 阅归 档上报上级部门 网上分送领导编号 印制4、信息管理接受 任务研究主题 收集材料 编写信息主任 审核重大信息办公室 分管领导审核重大信息 公司领导审核归 档网上 发布5、年度资料汇编整理挑 选资料 任务 分类 排序 任务 档案室 存档 呈送公司领导 下发各单位 办公室领 导审核 送排版 校对 印刷6、专项调研确定调研主题 拟定调研提纲拟发调研 通 知抓住重点 开展调研研究调研材料 研究问题建议 撰写调研报告秘书室 主管审核归 档公司领导 参 阅办公室 领导审核7、陪同公司领导出差、调研、现场办公接受 任务 制定日常表 拟定通知 领导审核 下发 通知 陪同公司领导 调研现场办公 做好组织协调工作 记录领导安排事项 记录现场反映情况 向办公室 领导汇报撰写调研报告 整理讲话录音 起草会议纪要 撰写有关信息 整理督办事项8、督查工作拟定督办事项 报办公室领导审批 督办事项备案 下达督查通知 按期催办 跟踪催办 起草督查情况 秘书编辑 督查反馈报公司领导 发有关单位公司分管 领导审批办公室主 任审核9、提案管理 流程名称 行为实施环节 提案管理 工作流程 各部门 编 码 执行 者 办公室 办公室主任 监 控 者 院长流 程 开 始管 理 行 为提出各种 合理化建议收集汇总 信 息否 否编制方案审批审核确定方案流 程 结 束二、实施方法 办公室文秘主要负责综合性文字（多媒体）材料、公司重要文件和公文、重要情况 通报编撰；重大信息采集、编制和发布；专项调研；陪同领导出差、调研和现场办公； 跟踪督办公司重大决策执行；收集、梳理和汇总各部门合理化建议并呈报给院长（董事 长）参阅等。 1.文字编撰 按照公司领导安排，对需要编撰的公文和文书确定文种，构思篇幅，搭建框架；及 时和各部门沟通，收集、筛选相关数据、图片和资料，在预定时间完成初稿呈送办公室 主任和公司领导审阅，按照领导和部门提出的意见进行修改，领导审批签发，及时进行 印制和传送，并做好归档工作。 2.信息采集、编制和发布 （1）及时收集、整理领导需要的信息，提供给领导和其他部门，供其决策参考。 （2）公司所有对外宣传信息、对外宣传口径，必须经办公室审核，并呈送院长（董 事长）审批后方可在公司指定的信息平台进行发布。未经允许，任何部门、员工不得以 个人名义对外宣传、发布中财研究院相关信息。 （3）信息发布过程中要注意保守公司经营机密，避免无序发布带来的不良后果。 （4）授权由部门发布的一般信息，由部门负责人对拟发布的信息进行审核并签字， 以确保信息的内容真实有效、符合法律法规的规定。 （5）对公司将会产生重大影响的重要信息，由办公室牵头组织专班进行信息合法 性、可控性证，对发布后可能产生的风险进行预测，并制定相应对策，呈报院长（董事 长）审批，所有的重大信息均由办公室会对外发布。 3.专项调研和提案管理 办公室要有针对性进行专项调研，形成有价值、可行性的调研报告和提案，呈送公 司领导参考。首先要确定调研主题，多与相关部门、分公司、子公司和办事处沟通，找 准调研角度，制定调研方案，明确责任，量化管理。其次进行全面、系统、周密的调查 研究和数据采集，掌握真实、准确的情况。最后分析整理数据和资料，撰写有质量、有 深度的调研报告呈送领导参阅。 4.陪同领导参加商务活动 秘书负责陪同公司领导出差、调研、现场办公及参加商务活动，一是要安排好领导 的工作日程；二是做好通知、接洽事宜；三是根据记录和录音，整理相关纪要，对形成 的决策进行督办，督促贯彻落实到位。第二节一．流程图 1、机要件收文处理流程文件和资料工作管理单位订阅机要件及时通知相 关单位取件履行签收每周 2 次 取机要件详细 登记公司级机要文件编号 登记附公 文 处理笺送 公 司 领导阅示 上交上级 机要部门按批示传 阅催办文件回 收登记 办2、上级文件收文处理流程纸质文件登记接收上级来文收文登记附公文处理笺送办公室领导拟办送公司领导批办催 办归档立卷移交档案馆 扫描文件 网上收文登记 电子文件 编辑文件 网上 送办公室领导拟办 网上 网上 送办公室领导批办 催 办 网上归档 立卷登记3、办公室收文管理工作流程 流程名称 行为实施环节 办公室收文管理 工作流程 各部门 编 码 监 控 者 行政部经理 执行 者 行政部流程开始根据会议计划 明确会议主题收到文件 整理文件否管 理 行 为收集资料 分类管理 文件处理审批文件分发否文件移交 文件查阅 记录存档审核流程结束4、办公室发文工作流程 流程名称 行为实施环节 办公室文件管 理工作流程 各部门流程开始 起草文件 否 是 是 否编码 执行者 办公室 监控者 办公室主任 院长确定公文 文种审查编号审核审批管是 文件打印理文件执行 文件下发行文件落实 文件存储为定期整理流程结束5、文件借阅流程 流程名称 行为实施环节 文件借阅管理工 作流程 各部门 编码 执行者 办公室 监控者 办公室主任流程开始 否 否文件借阅申请审核审批管 理签字领取办理登记手续文件使用行 为文件归还文件检查文件归档流程结束6、档案归档与维护流程 档案归档与维护 管理工作流程 办公室 编码 执行者 监控者 办公室主任流程名称 行为实施环节流程开始档案收集 否档案鉴定审批档案装订管 理 行 为档案分类档案排序档案编号档案装盒日常使用日常维护流程结束7、档案借阅与归还流程 档案借阅与归还 管理工作流程 各部门 编码 执行者 办公室 监控者 办公室主任流程名称 行为实施环节流程开始 否 否档案借阅申请审核是审批借阅手续办理是管 理 行 为档案领取通知领取档案使用按期归还 审核档案归档流程结束二、实施方法 1、职责 （1）办公室负责内部文件和外来文件的发放、传阅、回收、归档保存管理；为公 司唯一发文主体，公司其他部门无单独发文资格，办公室代行发文权责；负责文件的标 准化审核。 （2）其他职能部门负责相关文件拟制、审核；文件的接收和保存；分管领导负责 相关文件的审核、会签。 2、受控文件和资料分类红头文件 质量手册 程序文件 体系文件 管理制度 管理规定/规范包括：组织结构变动、人事调整、重大行政奖惩等包括：技术文件资料、重要的管理过程资料、 重要文件资料 签报、函、介绍信、证明信、申请信、内部联 络单、专用公文、法律文书、商务文书等 受 控 文 件 普通文件 公司会议通知（纪要） 会议通知（纪要） 部门会议通知（纪要） 普通通知 部门普通通知 包括：业务系统的工作要求、临时规定等 公司普通通知包括：公司人事调动、行政事务、管理政策/活动等公司计划总结和决定 计划总结和决定 部门计划总结和决定上级文件 外来文件 行业法规/标准包括：上级（政府部门）文件等包括：行业法规、标准等3、内部受控文件的编、审、发控制表 文件类别 红头文件 体系文件 普通 通知 公司通知 部门通知 公司会议通 知 部门会议通 知 公司会议纪 要 部门会议纪 要 相关部门 相关部门 会议组织 部门 会议组织 部门 会议组织 部门 会议组织 部门 拟制部门 办公室 审核/会签 院长助理 批准 院长 发放范围 公司全员按体系文件规定执行 相关部门经理、 分管领导会签 相关部经理 与会领导会签 相关部门经理 与会领导会签 相关部经理 院长 分管领导 院长 分管领导 院长 分管领导 拟制部门根据内容 相关性确定 拟制部门部门确定 拟制部门根据内容 相关性确定 拟制部门根据内容 相关性确定 拟制部门根据内容 相关性确定 拟制部门根据内容 相关性确定会议 通知会议 纪要备注：跨部门文件，必须相关部门负责人会签，必要时分管领导会签。 4、文件的编写规范 （1）体系文件的编写规范见《体系文件管理规定》 ，红头文件、普通文按以下标准 执行。 （2）文件编号：由办公室统一编制。 （3）文件头称呼：红头文件、普通文件的文件头统一为“北京中财华融湖北分院 文件” （字体为红色黑体初号加粗） ，红头文件的文件头字体颜色为红色，其它与普通文 件一样。 （4）发文文号：字体为黑体 4 号 （5）正文题：字体为黑体 2 号 （6）受文对象：受文对象必须准确定义： “XX 部门”表示受文对象为该部门全员， “各分公司”表示各分公司全员，若非全员，应明确受文岗位，如“ XX 部部门经理” 、 “各分公司总经理”等，以确保文件的发放范围受控。 （7）文件正文：每一段前面空两个字符，正文每项内容的小标题前面空两个字符， 字体为黑色宋体四号。 （8）附件：如有附件，在正文下空 1 行左空 2 字，字体黑色宋体小四号。 （9）一级标题：汉字小写，加顿号（如：一、 ） ，字体为黑体小 2 号。（10）二级标题：汉字小写，加顿号（如： （一） ） ，字体为黑体 3 号。 （11）三级标题：阿拉伯数字，加顿号（如：1、 ） ，字体为黑体小 3 号。 （12）四级标题：阿拉伯数字，加小括号（如： （1） ） ，字体为宋体 4 号。 （13）五级标题：阿拉伯数字，加圆圈（如：①） ，字体为宋体 4 号。 （14）六级标题：英文大写，加圆点（如：A.） ，字体为宋体 4 号。 （15）七级标题：英文小写，加圆点（如：a.） ，字体为宋体 4 号。 （16）文件落款署名：北京中财华融湖北分院 （17）成文日期：用汉字将年、月、日标全； “零”写为“○” 。 （18）主题词：文件尾反线上 1 行，字体黑色黑体三号。 （19）发文单位：红头文件、普通通知、公司会议通知为北京中财华融湖北分院 , 部门普通通知和会议通知为北京中财华融湖北分院 XXX 部， 字体均为方正仿宋简体四号。 （20）如果文尾接近一页或正好占满一页，主题词、发文单位、发布日期等应设Z 在下一页的页脚，并在此页页眉中间写上（此页无正文） 。 （21）时效要求：文件涉及工作安排及要求，要规定明确的完成时间及未按规定时 间完成的罚则。 5、文件的发布流程 （1）红头文件和普通文件按以下规定执行，体系文件的发布按《体系文件管理规 定》执行。 （2）文件的拟制部门填写《发文件申报单》 （内容包括：文件标题、附件数量、受 文单位/人、拟制人、审核/会签人、批准人等，详见附件模板） ，在文件发布前 2 天将 《发文件申报单》 与待发文件一并送至相关审批领导及办公室。 相关领导进行内容审核， 办公室进行标准化审核（行文是否规范） 。 （3）拟制、审核、批准严格按《发文件申报单》及《内部受控文件的编、审、发 控制表》确定的权限执行。 （4）发文申报单以拟制、校对、审核、存档、发文单位、发文日期、印发份数字 体均用方正仿宋简体四号字。 6、文件的存档 （1）办公室按文件分类归档保存。 （2）为方便相关部门查阅，办公室在文控员电脑设Z各种文件索引（按发布日期索引，按文件名索引，按批准人索引，按拟制人索引等） 。 （3）办公室对红头文件和普通文件每年清理一次，并按年存档，体系文件按《体 系文件管理规定》执行。 7、外来文件管理 （1）上级文件由办公室负责接收、登记、存档外来文件、通知、传真、资料，并 填写《外来文件处理单》 ，交办公室主任填写“拟办意见” ，必要的时候，需报院长（董 事长）签批阅处理意见。由办公室负责将文件、通知、资料等向对应人员公布信息。 （2）行业法规由办公室接收、登记、存档，并送相关领导传阅。 8、对部门、分公司文件管理要求 （1）各部门、分公司内部发文只能以普通文件方式发文，不能发红头文件。 （2）各部门、分公司应对公司发的各类文件进行存档。 9、罚则 （1）凡私自下发文件的部门，对部门负责人予以通报批评和 300 元处罚。 （2）凡文件拟制不符合文件编写规范的，且经多次劝说不改的，予以拟制人 100 元处罚。 （3）凡文件审批下发后，相关人员不按文件要求执行的，文件中有明确处罚规定 的按文件执行，文件中没有明确处罚规定的，处理如下： a、如未造成经济损失和外部顾客（包括客户、供应商等）不良影响的，公司相关 部门负责人 300 元处罚，公司相关操作人 100 元处罚。 b、如造成经济损失和外部顾客（包括客户、供应商等）不良影响的，除按上条执 行外，尚应酌情赔偿损失，严重者个案处理。中财研究院文件发文申报单 申报时间 文件标题 附件数量 文件性质 文件分类 接收单位 抄送单位 抄报单位 拟制人 □新增 □红头文件 □体系文件 □修订 □普通通知 □补充 □通报 □会议通知 申报部门 申报人审核/会签人批准人 发文编号 其它要求第三节1、职责体系文件与资料管理（1）办公室负责体系文件的发放、回收、存档管理；负责体系文件的标准化审核。 （2）相关部门负责相关职能的体系文件的拟制、修改和审核；执行本规定关于体 系文件的保密条款；分管领导负责体系文件的审核、会签。 2、体系文件的分类 （1）按职能内容属性分为： ①办公室及人力资源部管理文件 ②财务部管理文件 ③市场部管理文件 ④金融所管理文件 ⑤监察审计部管理文件 ⑥后勤与资产管理部管理文件 ⑦酒店管理部管理文件 （2）按文件的作用范围分为： ①一级文件：质量手册或经营管理纲要 ②二级文件：程序文件，管理制度 ③三级文件：管理规定及规范 ④四级文件：文件执行记录（包括计划及规划、报告、方案、会议纪要、报表等） 3、体系文件的编制、审核、批准、发放控制 （1）编制――职能相关部门负责文件的编制、修改。 （2）审核――分管领导负责职能相关文件的审核、会签。 （3）标准化审核――办公室负责执行。 4、批准――院长负责一级、二级及重要三级、四级文件的批准，分管领导负责一 般三级文件的批准。详见《体系文件编制、审核、批准、发放控制表》 。 5、发放――体系文件的发放范围为工作内容相关部门和人员，以及办公室规定的 发放范畴。 6、体系文件审批流程 拟制部门送至直线领导审核/会签→分管领导审核→院长批准→办公室按文件控制 表规定的发文范围发布。 7、保密――体系文件作为公司的知识财富和内部管理机密，受文部门/人员负有保 密的责任， 不得将文件向超出文件规定发放范围的任何个人或组织传阅 （出于特殊需要， 经院长批准后方可传阅） ，否则视情节轻重给予撤职、降级或辞退处理。 8、体系文件的编制、审核、批准、发放的责任和范围详见附表《体系文件编制、 审核、批准、发放控制表》 。9、重要文件资料的编制、审核、批准、发放控制 （1）公司重要资料指对公司经营管理产生重要影响的文件资料，包括预算/决算方 案、产销计划、产品企划方案、组织和人事调整方案、公司会议纪要等。 （2）重要文件资料的控制见附件《重要文件资料的编制、审核、批准、发放控制 表》 。 （3）重要文件资料的保密规定按相关规定执行。 10、体系文件的编写规范 （1）标题：小三号宋体，页面左右居中，Z于页眉。 （2）正文：小四号宋体，1.5 倍行距。 （3）版本号与发布日期：Z于页眉，五号字体。 （4） 正文结构：目的、范围、职责、定义、流程图（可选） 、内容。 （5）发文部门及受文部门/人员：Z于页脚，五号字体。 （6）体系文件的标准化审核 办公室负责体系文件的标准化审核。标准化内容审核的内容包括： （7）格式的统一和规范性。 （8）行文的简洁性、语言的规范性。 11、体系文件的版本管理 （1）体系文件的初始版本（第一次正式发布版本）统一定为 1.0。 （2）体系文件的内容变更，先修改体系文件，升级文件版本，经审核、批准、发 布后执行。体系文件每修改一次， 相应体系文件的版本升级一个整数单位。如由 1.0 升级到 2.0。文件修改部门在文件首页记录文件变更内容备查。 （3）禁止出现体系文件的补充文件，以方便查阅、防止文件管理混乱。 （4）新版体系文件发布后，办公室应收回旧版体系体系文件。 12、体系文件的存档管理 办公室对发布的体系文件进行分类存档。第四节一、流程图 （一）印章刻制管理工作流程印章刻制管理工 作流程 社会管理部门印章、原始件管理编码 执行者 办公室 监控者 办公室主任 院长流程名称 行为实施环节流程开始 否 是 是 否申请印章 刻制 管 核准 理 刻制 行 验收 开具委托书审核审批是为确认印章保管流程结束（二）印章使用管理工作流程印章使用管理工 作流程 各部门 编码 执行者 办公室 监控者 办公室主任 院长流程名称 行为实施环节流程开始 否 否 是 是 否管印章使用 申请审核审核审批是 备案登记 理行印章使用通知用印为印章归还登记存档流程结束二、实施方法 1、定义 （1）印章包括公司公章、合同章、财务专用章、发票专用章、法定代表人签字章、 院长（董事长）签字章、分公司章。 （2）原始证书（件）和证明文件指公司设立、变更的工商行政文件、证书和其他 重要的文件证书、证明等，包括： ①合同、章程及修改补充文件等。 ②工商核准通知书（包括企业名称、登记和变更事项）等。 ③政府批文等。 ④法人代表证明材料（包括资格证明、授权委托、身份证复印件和法人代码、组织 机构代码证等） 。 ⑤验资报告和资产评估报告等。 ⑥介绍信。 ⑦其他重要文件、证书、证明材料等。 2、职责 （1）办公室负责公司印章的发放、回收，监督保管和使用，负责原始证书（件） 的保管与使用。 3、印章使用范围及权限 （1）公司公章用于公司发文（各类红头文件、普通通知、公文信函） ，用于各类法 律文件、对外开具证明、对外公函等，对外行使法人权利，由院长（董事长）批准后方 可盖章，其中普通通知由公司分管领导批准可盖章。 （2）合同专用章仅限于对采购、销售中的商业合同，由主管领导、办公室主任、 院长（董事长）批准方可盖章。 （3）财务专用章用于支票、财务报表及相关会计函件等，由财务经理、办公室主 任、院长（董事长）批准后盖章。 （4）发票专用章用于开具增值税发票和普通发票，由财务经理监督使用。 （5）法定代表人签字章、院长（董事长）签字章用于表彰文件、邀请信函等，当 用于支票或法律文件时需经财务经理、办公室主任、院长（董事长）批准后方可盖章。 （6）分公司章用于与客户对帐、临时性确认函等，不得代签合同或法律性文件， 分公司总经理批准后方可盖章。（7）院长（董事长）私人印章只适用于公司财务结算业务，以及公司合同及协议 的法人代表签字时使用，不准用于代替公文、财务单据和合同协议非法人代表署名等签 字。 4、公章的刻制和注销 （1）公司法人的行政公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章等对外印章， 由部门经理申请经院长（董事长）批准后，统一由办公室负责按法定程序刻制和备案。 待印章刻制好后由办公室办理印章登记手续，填写《印章管理登记台帐》 ，备案留存印 章样图后下发申请部门使用。 （2）其他内部使用的不直接涉及人、财、物的印章（除个人私章外）刻制由使用 部门提出申请，经办公室批准后刻制。内部使用的印章不得使用公司名称。 （3）公司所有公章在使用前必须在办公室登记备案（包括驻外机构公章） 。 （4）公司法人行政章、合同专用章、财务专用章、注销时必须依照有关法律法规 到相应政府机构办理变更、注销手续；已报废或过期的公章，由部门交办公室处理。 5、印章及原始证书（件）保管、使用 （1）公司公章、法定代表人及院长（董事长）印章、合同章、财务专用章由办公 室指定人员保管并监督使用。 （2）发票专用章由财务部指定人员保管并监督使用。 （3）分公司章由其财务主管保管。 （4）由具有该印章使用决定权的人员批准后方可交印章保管人盖章。印章保管人 应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。 （5）印章持有部门和分公司应及时将保管人、负责人的有效性等方面的变化情况 通知办公室，便于形成闭环管理。 （6）监印人员不得在各类空白介绍信、单位信笺、纸张、表格上加盖公司行政公 章，不得委托他人代管行政公章。 （7）印章保管人盖章时，要在《盖章文件登记表》上逐一登记。借用印章及原始 文件时，需在《借用原始文件（印章）审批表》上逐一登记。 （8）印章和原始证书（件）持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工 持有公司印章的，须办理归还手续后方可办理离职手续。6、外借印章或原始证书（件）办理流程 （1）印章及原始证书（件）原则上不允许带出公司，确因工作需要要将其带出使 用的，应事先填写《借用原始文件（印章）审批表》 ，经具有该印章使用决定权的人员 （办公室主任和院长（董事长） ）批准后可借出。 （2）保管人在对《借用原始文件（印章）审批表》予以核对无误的情况下方可外 借。 （3）印章或原始证书（件）原则上应于当日归还，即上午用毕上午还，下午用毕 下班前交回，确需隔日归还的，应提前报批准人同意，否则按违规处理。 7、公章（合同章）使用流程 （1）各部门申请流程 ①由申请人持欲盖章文件向部门经理、印章保管部门经理、院长（董事长）报批。 ②如果相关部门经理得到院长（董事长）授权，终审本部门盖章请示，需注明授 权内容、盖章权限、起止时间、责任人职责等，并在办公室备案。 ③涉及到经济合同方面的事项，要送交法律事务顾问审核，法律事务顾问要签署 意见，绝对保证公司利益不受损失。 ④经过上述规定手续，由申请人按要求填写《公司印章使用登记表》 。 ⑥印章保管部门专门人员每月 15 日前将上月申请盖章的《公司印章使用登记表》 按部门合装订存档，以备查询。 （2）各分公司用章申请流程 ①分公司章由公司院长（董事长）授权，并注明授权内容、盖章权限、起止时间、 责任人职责等，并在办公室备案，由分公司代为行使批准盖章权力。 ②分公司用章申请人填写《公司印章使用登记表》向分公司总经理、印章保管人 报批。 ③涉及到经济合同方面的事项，由各分公司报公司市场部，相关人员送交给法律 事务顾问审核，法律事务顾问签署意见，绝对保证公司利益不受损失。 ④经过上述相关负责人审核签署意见后，由印章保管部门专门人员加盖公章，相 关部门经办人员填写《公司印章使用登记表》 ，并将盖章后的合同和协议寄回申请盖章 的分公司。8、责任追究 （1）印章管理人员必须根据文书的内容及审批程序盖章。 （2）使用印章后因文件内容出现问题由批准人负责。如印章管理人未按规定审批 程序使用印章，由此而造成的后果由印章管理人负责。 （3）未经办公室批准，擅自刻制公章的，一经发现将从重从严处罚；给公司造成 经济损失的，将追究当事人的经济责任；构成犯罪的，将依法提交司法机关处理。 （4）公司员工在无公司授权的情况下，私自对外签订的合同、协议均视为无效合 同、协议，且公司将事情追究私自签订合同、协议者的法律责任。 （5）印章和文件管理人员应恪尽职守，认真负责，严禁违章使用，谨防差错或遗 失。管理人员应随时整理保管好各类相关的登记凭证，并定期清理和存档以备核查。发 生下述情况的由人力资源部负责追查，追究当事人或其所在部门负责人的责任，造成严 重损失或情节严重者，移送司法机关处理： A.使用、借用印章和原始文件证件不经报批和登记就擅自办理的，公司将通报批 评当事人和管理人员并扣发当月工资 100 元/人。 B.未经公章、原始文件或证件管理部门负责人同意不按时归还借用印章、原始文 件或证件的，由公司通报批评，并处当事人扣发当月工资 100 元/人。 C.外借印章和原始文件证件遗失的，由公司通报批评并处罚当事人及当事人所在 部门负责人和分别扣发工资 500 元，并由当事人承担由此产生的挂失和补办费用，以及 由此造成的其他经济损失。 D.违规使用印章、原始文件或证件的，由公司通报批评并分别扣罚当事人及当事 人所在部门负责人工资 200 元，情节严重的，公司有权辞退当事人或追究其法律责任。 E.所有授权批准人员或管理人员违规审批或使用印章、原始文件或证明的，公司 给以通报批评和加倍处罚，情节严重的，公司有权辞退当事人或追究其法律责任。 F.对于违规用章，公司视情节轻重处以口头警告、处分直至开除的处罚。第五节1、职责流程管理（1）办公室负责公司总体的流程规划，推进公司流程的文件化和标准化，推进公 司流程的的持续改善（优化） ，关键流程的监控、审查，组织管理评审会议，流程文件 的发布。 （2）分管领导负责职能范围内流程的督导执行及推进流程持续改善，职能范围内 的流程文件的评审、审核、确认。 （3）各部门负责相关流程的贯彻执行，相关流程的编写与维护（修订等）及持续 改善。 2、定义 （1）流程：本文所定义的流程包括：公司的各类管理规定、程序文件、管理规定 等。 （2）一级流程文件：定义公司管理体系覆盖的过程――《质量手册》 。 （3）二级流程文件：本文所定义的一级流程指：流程的核心过程或大部分过程跨 业务职能和管理职能、或者流程的价值对公司业绩影响巨大（行政、人事、财务、营销） 的流程，包括财务、行政人事职能的管理规定、各业务过程的程序文件。 （4）三级流程文件：指对一级流程的某一节点的过程细分的操作流程及管理规定 （分解成更细的操作流程） ，或称二级流程的子流程，如各类“管理规定”等。 （5）四级流程文件：主要指流程执行过程中留下的各类记录表单（计划/规划、报 告、会议纪要、方案等） ，三级流程文件的子文件。3、流程图 公司流程管理流程 主导 部门 配合 部门 办公室 分管领 导/ 各部门开始 流程 管理 体系 规划 流程 文件 编写 流程 文件 评审 流程 执行 流程 监控 审查 与改 善 管理 评审相关部门办公室/ 相关部门 相关部门 /分管领 导相关部门办公室 相关部门 /分管领 导办公室 分管领导 /各部经 理办公室分管领导 /办公室相关部门相关部门流 程流程变更结束输出 资料流程规 划方案文件草案文件评审 稿流程执行 的要求《纠正预 防措施要 求和建议 表》管理评审 资料变更后流程 文件、变更说 明4、流程管理体系规划 （1）办公室依据公司发展规划、年度方针规划和业务模式的变化，提出公司组织调 整和流程规划方案（包括需要增加的流程、修订的流程、删除的流程的文件目录和流程 要点及编写要求） 。 （2） 体系规划应覆盖公司全部的业务过程和管理过程， 防止出现流程管理空白区域。 （3）体系规划方案由院长（董事长）组织会议评审，以确认体系的充分性（全面覆 盖过程） 、适合性（符合当前实际需要） 。通过后，作为公司各部门编制和修订流程的指 令和依据。 5、公司各部门/分管领导流程管理的职责划分 （1）各部门流程管理的工作内容： ①职责范围内体系文件的实时（情况发生变化时立即）编制、修订。 ②组织沟通与宣贯体系文件，让流程相关人员了解和掌握流程内容。 ③参与相关流程的评审，确保流程的可操作性。④督促所属严格执行体系文件，确保流程执行的时效，确保文件内容与实际操作相 一致。 ⑤检查流程执行结果，确保流程目的的达成（即流程的有效性） 。 ⑥发现并弥补流程漏洞。 6、流程文件的编写 （1）公司各部门按有关规定执行相关流程文件的编写。 （2）流程文件必须严格按 5W1H 标准文件模板编写。 （3）流程文件应明确流程各环节的 5W1H（授权、责任、操作步骤、操作要点、时效 要求） 。 （4）流程文件应在流程有明确、强制性时效要求的环节，规定未按时效要求执行流 程的处罚措施，以确保流程的时效。 （5）流程文件编写部门对流程文件的部分跨部门流程环节，不得推诿，应主动与相 关部门沟通，确定跨部门流程环节的流程操作内容。 （6）流程文件经部门负责人确认后，进入流程的评审环节。 7、流程文件的评审 （1）流程文件的编写部门完成文件编写后，应组织流程相关人员对流程文件的质量 （充分性、适合性、可操作性、行文规范性）进行评审。 （2）各部门经理/分管领导对职能相关流程及流程相关内容的质量负责。 （3）对一二级流程文件、部分跨职能/跨部门的三级流程文件，办公室、院长（董 事长）助理应参加评审，并对跨职能、部门的流程接口把关。 （4）对部门内或职能内的三级流程文件（操作性流程） ，由职能分管领导、部门负 责人负责对流程质量把关。 （5）对公司关键流程（流程涉及的价值对公司业绩影响巨大） ，由办公室组织评审， 院长（董事长）助理主持、相关分管领导及部门负责人参加，各分管领导对关键流程的 职能相关控制点的严密性承担直接责任，办公室及院长（董事长）助理在院长（董事长） 授范围内锁定关键控制点。 （6）流程评审通过后进入流程文件的审批程序（各类体系文件的具体审批流程及发 布范围见《体系文件管理规定》 ） 。8、流程文件的执行 （1）办公室负责把流程文件分发至相关部门及相关人员。 （2） 公司各部门在流程文件正式公布之日起 2 天内完成组织对流程相关人员进行的 流程沟通与宣贯（必要时组织流程内容考核） 。以确保流程内容被相关人员接受并熟练 掌握。 （3）流程相关人员须严格按流程文件要求的内容和时效执行，对未执行或未在流程 文件要求的时效内完成流程规定动作者，流程文件有明确处罚规定的，按流程文件规定 处理，流程文件没有规定的，处理如下： ①如未造成直经济损失或外部顾客（包括客户、供应商等）不良影响，第一次罚 1 天工资，第二次以后每次罚 2 天工资并进行公司内部通报。 ②对造成经济损失或外部顾客不良影响者，除按上条执行外，尚应酌情赔偿损失， 严重者个案处理。 ③对部门重复出现同样的问题，部门经理及分管领导应负连带责任。 9、流程的监控、审查与持续改善 （1）办公室负责对公司流程的执行过程进行持续的监控、审查（必要进成立流程监 控小组） ，指定专人对关键流程进行重点监控与审查。发现问题，对相关部门提出流程 改善要求（包括完善流程文件等） ，并追踪与验证改善效果，推进流程的持续改善。 （2）制订改善、处理方案――对监控和审查中发现的问题，由办公室提出纠正预防 措建议和要求（按《纠正预防措施管理程序》执行） ，经院长（董事长）助理确认、知 会院长（董事长）后，发相关部门要求改善。 （3）如果发现的问题属于流程相关人员执行不到位的情况，办公室尚需依本规定向 相关责任人员发出处罚通知，经院长（董事长）助理确认、院长（董事长）批准后执行。 （4）如属于体系性问题（流程文件存在漏洞） ，相关部门经理及分管领导进行流程 改善，改善后重复出现，部门经理和分管领导承担连带责任。 （5）执行改善计划――相关部门在收到《纠正预防措施要求和建议表》后 1 个工作 日内制订纠正预防措施计划（包括完善体系文件） ，经部门经理确认后报办公室及相关 分管领导。 （6）改善效果确认――办公室追踪、验证纠正预防措施计划的执行情况及效果。10、管理评审 （1）每半年举行一次管理评审会议，检讨半年以来公司运营流程管理现状、提出下 一阶段流程管理的思路和课题。 （2）由办公室组织、院长（董事长）主持，各部门经理及分管领导参加。 （3）财务总监做《财审流程分析报告》 ，报告审计发现的流程问题及改善情况，提 出需要完善的内控流程，及下一步审计工作思路。 （4）院长（董事长）助理报告关键流程监控和审查中发现的问题及其改善情况，提 出下一阶段流程改善的思路和课题。 （5）各部门和分管领导确认报告内容，并提建议。 （6）院长（董事长）总结会议，提出下一阶段流程工作方针和重点改善课题。 （7）办公室记录会议，形成管理评审会议决议，经院长（董事长）批准后发布执行。 11、流程更改（包括增加、修改、删除） （1）流程一旦确立，不得随意更改，以免引起流程管理的混乱。原则上，要改变流 程的实际操作，必先修订体系文件。 （2）流程更改过程和新编体系文件的过程一样，经评审、授权人员审批后方可发布 执行。流程文件的版本升级管理按《文件和资料控制程序》执行。第六节一、流程图 主导部门 层级 院长 A 1 经营部 1 院分管领导 B合同管理流程名称 流程概要 市场部 C拟定合同 草稿合同管理流程 合同管理 区域经理 办公室 D E参与拟定 合同草稿2初审合同草稿3与客户沟通 洽商合同参与与客户 沟通洽商4确定合同内容5审查签字盖章6送客户签字 盖章7合同存档8合同履约9总结二、实施方法 1、定义 （1）主要经营业务合同：一般指合同金额巨大，对公司经营影响巨大的经营业务合 同。 （2）一般业务合同：除主要经营业务合同外的其他合同。 （3）标准合同文本：由公司合同签订授权代表编制、分管领导审核、公司法律顾问 确认的标准合同文本。 2、资格审查：指对合同方另一方公司营业执照（正、副本） 、税务登记证（国，地 税正、副本） 、增值税一般纳税人资格认证证书、开户银行与银行帐号、年审记录等资 料的审查。 3、职责 （1）合同签订授权代表： ①负责代表公司进行商务谈判和签订合同的相关组织工作。 ②负责核实合同对方身份及提交的基本资料的真实性、完整性。 ③负责相关合同的档案资料管理。 ④对合同内容负责。 （2）分管领导： ①负责组织职能范围的主要产经营业务合同评审。 ②负责审核确认职能范围的各类合同。 （3）办公室 ①合同文本的存档保管。 ②参与各类合同的评审。 4、内容 （1）合同的分类： ①按合同金额和对公司经营的影响力分为：主要经营合同和一般经营合同 ②按授权对象分为公司部各职能部门管理合同和分公司管理合同。 （2）合同谈判授权要求： ①合同谈判授权代表在与合作方谈判前必须获得公司授权书。 ②授权代表在谈判前应先了解公司的目标、制度、政策、策略等。③授权代表在代表公司与合作方签订合同时应出示本人的授权书。 ④所有授权代表只有代表公司谈判权，不具有代表公司签字权，并且对谈判结果负 责，授权书另有说明的按授权书执行。 5、合同签订流程 （1）所有授权代表根据谈判结果，按双方达成一致的意见进行合同的修订，修订后 形成合同文本，送交相关部门领导、分管领导、院长进行评审。 （2）流程通过后，公司授权代表将合作方授权代表签字、合作方公司盖章后的合同 文本原件送至办公室盖章，分公司授权代表将合同文本原件寄至公司相关业务部门，由 业务部门合同管理人员送至办公室盖章。 （3） 办公室合同章管理人员依据相关领导在合同上的签字予以盖章， 合同正式生效。 （4）单份合同文本在二页以上的，必须加盖骑封章。 6、为了规范合作方责任，降低公司风险，以下事项必须签订合同，必须使用公司 的标准文本、必须严格进行资格审查。 （1）支付服务类合作项目必须与合作方签订合同如：课酬、租赁、网络服务。 （2）单次支付金额大于 1 万元以上的采购项目必须与合作方签订合同。 （3）经营合同必须根据公司相应政策签订。 （4）经过法律顾问审核后的合同标准文本作为签订正式合同文本的基础文本。正式 合同文本的条文不得超出标准合同文本框架。 （5） 合同对方应提供如下证明身份和能力的文件资料， 方可成为公司的业务合作方， 分管领导确认合同对方资格，必要时组织对合同对方的调查评审。 7、合同的变更与解除 （1）变更或解除合同必须依照本规定中规定的合同签订流程进行申请,逐级审批。 （2）我方变更或解除合同的通知。授权代表应先行联络对方，达成一致意见后，采 用书面文件的形式进行合同的变更或解除。 （3）对方要求变更或解除合同的通知。授权代表应先行向合作客户了解变更或解除 的真实原因，并在 2 天内向相关分管领导汇报，请示处理办法。达成一致意见后，采用 书面文件的形式进行合同的变更或解除； （4） 变更或解除的合同文本作为原合同的补充部分或更新部分与原合同有同样法律 效力，纳入本规定的管理范围。8、合同原件存档、借阅、销毁： （1）所有合同应由业务管理部门存档一份、办公室存档一份，涉及分公司管理的合 同，应由各分公司存档一份。 （2）各业务部门应指定专人对合同进行管理，包括存档、借阅、销毁等必须建立文 档记录，合同管理人员名单报办公室备案，合同管理人员工作交接必须报办公室。 （3）合同借阅必须经过相关部门负责人签字同意，合同的销毁须经业务管理部门负 责人和办公室主任同意。 9、责任 （1）合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员必须保守合同秘 密。 （2）凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同等有关资料的，如未 给公司造成经济损失或不良影响的，将给予相关操作人员 100 元处罚，相关部门负责人 300 元处罚；如给公司造成损失或不良影响的，将追究其经济和