秘书应该具备的性格有哪些？
秘书应该具备的性格有哪些？
09-07-31 &
秘书：记住老板说的每句话 “秘书人才”论坛畅谈“秘书经” 4月20日，本报《职场周刊》联合新浪女性频道、智联招聘网在新浪网上进行了一场精彩的“秘书人才”论坛。在论坛上，与会嘉宾纷纷发表了他们对秘书职业的看法。 秘书不再是“花瓶” 角色转向执行人 北京市职业技能培训指导中心秘书职业培训项目主管王秀娣认为，作为一个现代企业的秘书人才，不仅要具备基本的职业道德、社交礼仪、办公室日常事务处理技能、掌握一门外语、各类公文写作以及档案管理等技能，还要了解有关公司法、合同法的法律法规，熟悉经济管理、理解企业文化，有的甚至要具备驾车、跳舞、精通各种体育项目等各种特有素质。可见，一个合格的秘书人才对企业来说是很重要的角色。 王秀娣说，与过去相比，秘书人才不再是人们想象中只会陪老板开会、吃饭、花瓶似的人物了，而可以说是公司中立汗马功劳的人。在公司中，秘书起着承上启下的作用，既能够正确理解老板的意图，处理老板交给的琐碎工作，又能够为员工服务，及时向老板反映员工的需求。在老板与员工间做好纽带工作，处理双方之间的问题时要非常灵活，替老板过滤最重要的事务。但是秘书不是决策型角色，而是辅助型角色，所以要适当把握好这个度，这样才是一个合格的秘书人才。 可锐职业顾问事业集团总裁卞秉彬认为，原先，秘书完全是作为一种协助型工作，现在其素质要求的变化就是：要有职业操守和职业人格，能够急他人所急，能够克己为“公”，为经理着想，为他人着想。而目前，秘书的职责变化已经由协助型的角色，转为执行人的角色。同时，秘书的功能也发生了变化：已经从原先的执行岗位，向现在的执行的功能型转变，而现在秘书的能力可能是一个职能、一个部门，甚至是一个团队；从能力上来说，原先秘书就是秘书，现在变成了各种层级的秘书，比如说最高层级的有董事会秘书，相当于高级经理人的职位。 做一个优秀秘书 应具备两项基本素质 卞秉彬认为，做一个优秀秘书，首先要看他在哪个行业、为什么样的企业服务，不管做什么，最基本的素质有这么几个：一是执行力，一是判断力。因为，秘书是离公司管理层最近的人，但不等于管理者，他们怎样执行管理中一些具体的环节和步骤，要帮助管理者协助管理者做决策。在协助决策的过程当中，秘书个人主观的判断和决策是没有的，必须要不折不扣地支持管理者来做出决策，所以执行力是一个优秀秘书必备的一个基本素质。 举个例子来讲，比如工作当中有一个管理沟通会议，这个沟通会议并没有确认这个信息可以向外发布，秘书听到了，这时他需要进行判断，对于那些不能向外公布的信息，这些信息对他来说，也只能当做完全不知道的信息。 另外，做一个优秀秘书要有好的判断力。有些事情可能由于秘书的介入更好地支持了决策。譬如说，秘书最了解自己主管的个性了，如果主管带了情绪做了某些判断，和其平时的判断风格不符合，就需要秘书做出提醒。如果一个判断力强的秘书，就可能在这个过程中延缓某个文件的发送。也许就是这个故意延缓了信息发送的举措，使上司规避了可能发生的错误。 另外，既符合自己职业操守，又能很好地协调与决策人之间的微妙关系，这样的秘书是受管理者青睐的秘书，这点来讲，秘书的素质是来自两个方面积累的，一个是自身人格素质不断修炼的过程，第二个是来自个人职业操守素质的不断完善，这个完全依赖于秘书个人的诚信。而这都是秘书培养自己素质的核心动力源。 不要与老板争论 不要讲你的看法 卞秉彬表示，做大公司的高级秘书，首先是外语能力，同时还要有会议管理能力、时间管理能力、心理承压能力、沟通能力、协调能力、组织策划能力、谈判能力、演讲能力。 诺和诺德(中国)制药有限公司人力资源与企业交流部总监洪朝阳表示，很多人认为，跨国企业的秘书、助理的职位太容易做了，只要会说几句英语，会打打字就完全可以胜任。其实不然，现代社会生活、工作的节奏都非常快，公司对职员的要求相应也都非常高。他们把每个职位的工作描述、个人发展计划和目标设定三个系统用能力给串到了一起，变成了一个系统进行了整合。 英国驻华大使馆文化教育处文化参赞助理曹薇说，她一直在做涉外秘书，她的感受是做高级秘书英文要很好，包括所有的听、说、读、写。曹薇说：“有的时候，我需要陪老板去开会，两个小时的会上，其他参加会议的人累了，可以发一下呆，如果对某个话题不感兴趣，也不是你负责的，就不用专心地听。可我不行，不管什么，我都要记下来，回去还要分析，因为那个记录你是要形成文件下发给所有同事的，但有些信息是不能随便公布的，这就考验你的判断力了。” 还有，她需要有能力知道、领会老板的意思，要有应变能力，有时可能老板自己都不知道他真的想做什么，需要秘书提醒该做什么。曹薇认为，再高级的秘书也应该很人性化。她刚做秘书时曾经认识了一个很资深的秘书，他告诉自己：“要记住你老板说的每一句话，不要与他争论，或者告诉他你的看法，你要做的是记住他的每一句话。你要能够让他省下很多精力，放在主要的工作上面。” 场外发言 做老板助手 不当长舌妇 智联招聘的职业顾问认为，和高高在上的老板相比，秘书有更多的机会接近各个部门的基层员工，了解来自第一线的信息反馈。和一般的部门主管比较，和管理层天时地利的接近优势，使得秘书又具备对公司整体战略部署更全面的了解和体会，从这点上看，老板在决策过程中，多听取秘书出谋划策是很有参考价值的。值得注意的是，秘书在做好管理左右手的助理工作中，更多的是发挥顺风耳而不是长舌妇的作用。另外，经理主管们性格各异，有的喜欢独自思考问题，有的喜欢同别人一起商量，秘书在参与老板管理决策的过程中，一定要注意适可而止，因人而异，不可越位。 求老板信任 别做马屁精 作为老板身边的人，他们有更多的沟通和展示自我的机会，也和老板有更多的非工作性质的社交活动机会，因此他们比普通职员和老板的关系更融洽。但是，凡事说两边，秘书工作的点滴失误也发生在上司的眼皮底下。比如老板交待工作并没有时间顺序，而秘书要分清轻重缓急，庆典安排、展览会、记者见面会、座谈会、客户会见等，哪个在先哪个在后，如何为上司安排，全看秘书的眼力见儿了。一个成功的秘书必须与老板形成默契，学会有效的沟通，赢得老板的信任并与之愉快相处，这是秘书必须具备的基本职业素养。 智联招聘的职业专家分析，不同上司的气质、性格、习惯、要求、喜好和能力等千差万别，秘书要搞定和上司的关系，是做出来的而不是拍出来的。如果你打文件拖拖拉拉，办事情丢三落四，留信息走弦跑调，写文章词不达意，出建议云里雾里，恐怕做秘书的日子就不多了。(文/郑江 王晓鸥)参考资料：
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成熟的性格表现为各个特征之间的相互关系、相互制约、相对稳定。秘书人员需要在有意识的自我调节中发展、改造自己的性格，争取做到：　　1、开朗。具有乐观饱满的情绪，善于接受复杂而艰巨的工作任务而无抱怨之心和牢骚之言。开朗还表现为对同志的热情、关心、乐于助人。遇到困难不垂头丧气，而是有勇气去战胜它。开朗，还能给人以欢乐，给人以勇气，能以团结同志共同奋斗。　　2、敏捷。思想敏捷，对事物敏感，易于接受，善于分析。动作敏捷，做事干净利落，不拖泥带水，不拖拉，不推诿。笔头敏捷，深思熟虑之后，腹稿打就，下笔千言，立马可待，再字斟句酌，反复修改，使文章字字珠玑，无懈可击。　　3、稳键。遇事细心，观察细致，考虑周详。办事稳当，不冒失从事，也不敷衍了事。待人稳重，温和文雅。既不浮滑轻佻，也不冷漠矜持。遇急不慌，临危不惧，泰然自若，从容处理。给人一种可信任感。　　4、坚毅。做事要有百折不回、坚持到底的勇气和毅力。坚毅要求对工作能任劳任怨，工作不为人理解时仍能认真去作，甚至受到委屈时能忍辱负重。坚毅还包括要努力克服自身的缺点，做到自信、自重、自爱。　　5、幽默。幽默是智慧、机灵、学识、风趣的综合表现，而不是油腔滑调或开低级庸俗的玩笑，更不是对别人的作弄或嘲笑。幽默可以使自己变得机智、乐观、大度；幽默可以给别人带来愉快；幽默可以使紧张的气氛变得轻松；幽默也能帮助人从尴尬的境地中获得解脱。　　6、自制。要培养和提高自制力。在不同场合、不同情景、不同对象面前要善于选择和控制自己的情绪和行为方式。当然，自制不是表面的强作笑容或硬压怒火，自制力实际上是人的高度的思想道德修养和性格坚强的表现。
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掌握职务范围、谦虚；拥有团队精神，可以和任何人构筑良好的合作关系；待人接物温和有礼；沉稳、镇定；责任感强、能够忠诚执行指示；能够灵活应对各种不同情况；诚实、活泼；始终保有上进心。
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办公室秘书如何提升自己的办事能力
来源：论文联盟&
作者：皮汉萍
办公室如何提升自己的办事能力
做过办公室的人都知道，办公室工作主要分三块，办文、办会、办事。每一块工作都需要相应的能力才能做好。外人眼中更多关注的可能是办文的能力，但从事办公室工作的人会有，&办事&并不比&办文&要求低，办事是办公室的重要职能， &会不会办事&是一个人重要的工作能力。某种程度上来说，办事的难度更大，要求更高。办文一次写不好，还可以重写或反复修改，自己写不好，还可以请其他同志甚至是领导帮忙出谋划策。但办事就只是一次性的结果，办成什么样就是什么样，别人有时是来不及补救的，会办事，就是把好事办好，把难事办成；不会办事，就是把好事办砸，把简单事办复杂。因此，我们努力探索办事的基本规律，力求不论办任何事情，都办得明明白白的，而不是稀里糊涂的。当然，如何提升办公室秘书的办事能力仁者见仁智者见智，从我多年从事办公室工作的体会来看，要想提升办事能力，需要注重以下三&力&的培养。　　一、判断力　　从某个角度来说，办公室工作是一个判断的工作。几件事摆在眼前，要认真进行分析，不能眉毛胡子一把抓，要保证突出重点，分清主次，区别权属，判断什么是急的，什么是不急的，什么是必须办的，什么是缓办的。要尽量替领导弄清真相，多为领导决策提供最原始、最准确的依据。判断是否准确往往决定事情办得是否顺利。　　（一）判断事情的轻重缓急。办公室工作错综复杂，千头万绪，有时同时来好几件事情，这件事需要办，那件事也等着办，这时就特别需要耐心和细心，要不厌其烦，不厌其碎，不厌其小，认真办好每一件事。　　办公室工作突发事情多，越在紧急情况下，越要稳住心态，不能乱了阵脚，慌了手脚。先将事情进行判断，分清事情的轻重缓急，把握办事节奏。紧急情况可先办理再请示。如遇紧急事项来不及请示时，就要由办公室主任快速拟定协调方案，按照工作程序先处理后请承。遇事要认真分析，沉着冷静，决不能凭想象来。更不能人云亦云，捕风捉影。　　判断事情的缓急，并不以&哪个领导说的&为标准，而是要以时效性为依据，不能听风就是雨，要先观察判断是否还会有变数，如果因为变化一次次地修改通知和方案会使办公室的可信度大大降低。但是有时效性要求的事情一定本文由联盟收集整理不能耽误，耽误就是误事，如果是急事，加班加点也要把它完成，还有些事情可以缓办的就缓办。　　（二）判断事情的归属权限。办公室工作涉及面广、杂，如果事先不做好分类就去请示领导，只会把领导搞得莫名其妙，把事情搞复杂。因此遇事要先判断事情的归属，先要跟主管部门沟通，问清是怎么回事，原由在哪，到了什么程度，然后分门别类，归纳汇总，有侧重地简要上报。　　不要喧宾夺主，要尊重职权分工。每个领导都有自己的分管工作，在做请示处理问题上，要按照领导分工负责的范围，向主管领导请示，要实行单向请示，不可多头请示。如果遇到综合性较强同时涉及面广的工作，要按照主持全面工作的领导的指示精神去办。在工作过程中要及时向有关的分管领导通报情况，如果出现意见不一致，则建议领导当面研究，不可来回传话，防止传话人因理解上的问题，造成不必要的误会。　　不要越权，要经常跟分管领导请示汇报。不要越级请示汇报，如果越级请示了，就是把分管领导放在了一个很尴尬的位置上，如果上级没有作出直接指示，上级的上级老给你作出安排，那么这个领导就被晾一边了，工作怎么能够进行下去，如果条件允许，最好是在办事之前先跟直接领导汇报，这样可以把两个领导的指示结合起来抓好落实。　　二、协调力　　办公室的沟通协调工作包括了内部协调和外部协调，涉及公务接待、会议会务、通知文件的贯彻落实，不仅部门之间需要协调，上下级之间需要协调，领导之间也需要协调。协调是否到位会直接影响工作的进展，有效地协调可以提高工作的效率，发挥各部门的职能和作用。　　（一）准确定位，明确职责。作为一名秘书，要准确定位不错位。明确职责是做好协调工作的关键。在高校的结构关系中，秘书身处领导的身边，为高校领导服务，这一特殊的组织关系决定了秘书必须准确定位好自己的角色，秘书要站在全局的位置上把握协调工作，只有把握全局，才能把握好度，才能掂量出每件事情的分量，才能有效地把握问题的实质。只有想到全局，才能与领导思考问题的方向保持一致。　　作为一名秘书，要准确就位不越位。决不能越过配角扮演舞台上的主角，与领导发生矛盾、对立和抵触，犯&角色冲突&的错误。在上下级关系协调时，无论是对上还是对下，秘书必须严守本分，不擅权越位。遇到问题，不替领导拍板，要积极和领导反馈，提出相应的预案，及时请示、汇报。对待基层单位，要公平待人、表现亲和、尊重诉求，要深入基层收集相关信息，主动听取有关方面的想法和心声，预先做好协调和了解工作。对待平级部门，要友好协作、多方沟通、取长补短。　　（二）加强沟通，协调各方。办公室是桥梁纽带，全院的活动往往涉及众多部门，此时只有办公室出面组织协调，发挥各部门专长，合理分工，协作完成任务。　　一项活动的开展，需要多个部门共同参与，对于这种没有明确权属的工作，领导往往委派办公室牵头，各部门参与，分工合作。此时，办公室一方面要发文向各部门说明活动的目标、拟定的实施方案、工作的进度等方面内容，进行信息沟通。另一方面，各部门在磨合的过程中出现隔阂和矛盾时，需要办公室及时加强各方的信息沟通，使各相关方面了解事情的真相，促进相互信任和理解，推进彼此的谅解。　　协调活动的外在表现是对事的协调，实质是人与人关系的协调。作为秘书要以坦诚的态度对待矛盾的双方，用疏导的方法理顺各方利益，用幽默的方式化解僵局，充分使用各种柔性协调方法处理人员之间的矛盾和冲突，保证工作的顺利推进。
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9：00&22：00
浅谈办公室秘书如何做好协调工作
2014年2期目录
&&&&&&本期共收录文章20篇
　　摘要：企业办公室秘书人员工作在领导中枢，负有沟通上下左右关系的责任，面对新的形势，秘书就应该发挥纽带和桥梁作用，主动协调部门行动，理顺关系，统一思想和工作目标，使各部门在整体工作中同心协力，相互补充配合，优化内部资源，形成合力，从而促进企业机关职能作用更好地发挥。 中国论文网 /3/view-4941836.htm　　关键词：办公室秘书；沟通协调；作用发挥 　　组织协调是企业办公室秘书的一项基本工作职责，就是要在其职责范围内或在领导的授权下，协助领导调整和改善各方面的关系，促使企业活动趋向同步化与和谐化，以实现共同的工作目标。如何使办公室工作忙而不乱，急而有序，发挥好其在企业中的综合协调作用，办公室秘书的工作协调能力就显得十分重要。 　　一、秘书在协调工作中的地位和作用 　　河南神火集团有限公司是以煤炭、电力、电解铝生产与加工为主的大型企业集团，企业生产领域涉及面广、管理任务繁杂，随着企业经济活动的运转节奏不断加快，综合办作为企业重要的职能部门之一，其职能和窗口作用日渐凸显。企业各部门在其业务范围内，因其自身的职能作用的独立性，在工作中常常会丧失大局观念，办事站在本部门的角度出发，也只会考虑本部门的利益，这样做的后果往往是不利于企业整体工作的正常运转，从而导致企业整体运行效率下降。办公室秘书所面对的协调对象纷繁复杂，涉及面广，既有同级各部门间的矛盾，也有上下级关系的问题；既有日常性事务性的办文办会工作协调，也有外事协调、来宾接待、领导交办事件等诸多事件的处理、协调。因此，在纷繁琐碎的工作中综合办公室秘书应如何明辨是非、审时夺度把握好自己的本职工作，从而游刃有余、保质保量完成各项工作，就显得尤为重要。从自身工作来看，办公室秘书在协调工作中，对内，应该是发挥好桥梁和纽带的作用，及时将各方反馈回来的信息进行分析、归纳、梳理，并提出顾及多方利益的解决方案，使各部门达成共识，实现统一，起到穿针引线的作用；对外，则要扮演好“外交家”的角色，发挥好窗口作用，尊重外客户的习俗、礼仪，维护好企业自身形象。 　　二、秘书在协调工作中应注意的主要问题 　　办公室秘书要做好协调工作，必须注意以下几个问题： 　　（1）准确把握角色定位。秘书要正确把握自己，处理好主与辅的关系，找准协调工作的结合点，做到既尽职尽责，又不越权。在工作中，凡遇到超越个人职权范围的事务，要善于思考，谨慎从事，既不能擅作主张，也不能推诿推卸，更不能好心办坏事，要善于多请示、多汇报，服从办公室主任和其他领导的安排和调派。同时，秘书工作协助、辅助其他部门多、在台下幕后默默奉献多，工作虽然干了不少，却没几件能显示秘书人员的功劳。对此，秘书人员一定要摆正姿态，淡泊名利，乐于默默无闻干事情，甘当配角，当好配角。（2）善于突出工作重点。由于领导工作的全面性，秘书想要辅助领导把什么问题都协调好，实际上是不可能的。因此，必须明确重点，充分调动其他部门的智慧与力量，共同做好协调工作。要不折不扣地完成领导交办的任务。秘书人员虽然是配角，但工作要雷厉风行，不能待布置而动、待催促而动、待追问而反馈。平时要善于听、勤于看、敏于思，在工作上要踏实，在行为、品格、能力上取得领导认可，让领导放心。（3）不断提高自身修养。协调是一项综合性强、接触面广的工作，它不仅要求协调者具有较广博的基础知识和深厚的专业知识，还要求了解与协调工作联系密切的科学文化知识。因此，秘书人员要广泛涉猎和掌握计算机、社会知识、法律知识、心理学知识、经济学知识等相关的学科知识。为了掌握这些，秘书人员平时要勤于学习，在思想上要与领导始终保持一致，在知识结构上互补，成为领导身边不可或缺的帮手，充分发挥参谋助手作用。 　　三、进一步做好秘书协调工作的方法 　　在实际工作中，秘书要根据工作的不同侧重点强化协调职能，找准切入点，做好协调工作。（1）要保持与领导工作的同步协调。秘书虽然是协助领导施政、指挥和管理的左右手，但由于其所处的特殊位置，对企业领导班子的思想、团结、工作等均具有特殊的协调作用。秘书与领导的工作同步，能更好地发挥协调作用，提高工作效能，反之，则会严重影响领导的正常工作。因此，秘书要切实摆正位置，始终牢记自己是参谋而非领导，是配角而非主角，在工作中要按章办事，按照领导意图办事，按照工作程序办事，事先多调查、多准备，遇事多请教、多汇报。对一些重要事情要按照职责分工和上下级领导关系，进行请示汇报。一般来说，秘书在领导者之间负有通报情况的任务。这就要求，秘书要深刻领会领导意图，传话要有利于统一认识、增强团结，达到协调一致的目的。秘书人员只有把握了这种规律，把事情想在前面，提前准备，早做安排，从领导的角度去考虑和处理各种矛盾关系，逐步在言行和观念上与领导达成默契和一致，才能有条不紊地协调好每一项工作。（2）要做好公文处理中的协调工作。公文处理是企业开展日常工作和实施领导意图的重要工具，也是秘书办理公务的主渠道之一。协调是公文处理中非常重要的一环，协调工作的好坏，对于出台一个文件的质量和效率具有重要的影响。同时，公文处理协调具有鲜明的政治性、功效性和权威性，所以秘书的工作要严格要求，不能有丝毫的懈怠，更不能有任何的偏差和漏洞，否则必将在执行中引发不必要的矛盾和问题，因此，公文处理首先要熟练掌握公文处理的有关知识，遵守行文规则。在发文前，要善于征求文件内容涉及的相关部门的意见和建议，综合各方面的意见，不断完善公文内容，提高公文质量，为领导提供优质高效的智力服务。其次，要小心谨慎，踏实而不浮躁。公文处理是一项严谨有序、讲求实效的工作，每一个细节都不能马虎，秘书人员不能因事小而不为，抱着一种无所谓的态度。再就是要反复协商。当几个部门在一些内容上出现分歧时，要反复进行协商，力争具体情况具体分析，照顾到各部门的合理要求，保护和调动部门的积极性，进而让公文更好地发挥左右联系、上下协调的功能。（3）要做好决策服务中的协调工作。决策的科学化和民主化，仅凭领导者个人决定难免偏颇，必须让更多部门参与其中，既要善于全面领会领导的意图，发挥好参谋和助手的作用，认真贯彻落实领导的指示要求，在准确掌握信息的基础上，及时向领导反馈情况，在领导的指示下做好有关协调工作，辅助领导或依据领导的意图处理具体工作。与此同时，还要善于统一各部门的认识和意见，主动担负起为决策收集信息、调查研究的任务，在决策方案的拟定时，要平衡多方面利益，牢牢地把握全局，既强调全局利益，也不忽视局部的利益；既关注长远目标，又不忽视近期工作。从而在综合多方面意见的基础上，从不同角度考虑问题，找出共同利益，形成一个统一的意图，最终确保企业各项决策科学民主。（4）做好督促检查中的协调工作。督查工作是办公室工作中的一项常规性工作，要更好地发挥督查作用，提高督查实效，秘书人员必须从实际出发加强协调。在开展督促检查之前，要根据领导意图，按照实事求是的原则调查清楚查办事项的实际情况，及时拟定督查方案，确定完成时间和责任人，做到责任明确、要求具体，有可操作性。在此基础上要善于分清矛盾主次，具体问题具体分析，对复杂的问题，要认真研究，通过召开协商会等形式，拿出切实可行的协调处理意见，总结经验，发现规律，并结合实际情况督促办理。对涉及多个部门的问题，要协调疏通，分级分层逐步办理。总而言之，就是要根据查办事项的不同情况，在坚持原则的基础上，随时应变，运用协调技巧灵活处理，既解决已有问题，又不制造新的矛盾。对一些非原则性的问题和无关大局的分歧，则有意识地淡化，以顺利地完成协调任务，确保工作目标的实现。
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秘书写作中应当把握好的两次“角色转换”
【摘要】：正在社会生活中,每个人都扮演着不同的角色。角色不同,交流沟通的方式方法、言谈举止也各有不同。因此,语言的使用,文字的表达要看场合、看对象,正所谓：“上什么山,唱什么歌”。而要想达到良好的传播、沟通效果,一是需要明确自己所处的位置,看看该说什么；二是需要站在对方的角度思考审视,想想该
【作者单位】：
【分类号】：C931.46【正文快照】：
在社会生活中，每个人都扮演着不同的角色。角 色不同，交流沟通的方式方法、言谈举止也各有不同。 因此，语言的使用，文字的表达要看场合、看对象，正 所谓:“上什么山，唱什么歌”。而要想达到良好的传 播、沟通效果，一是需要明确自己所处的位置，看看该 说什么;二是需要
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