《企业档案工作规范》条文释义
发布时间：日 10:26&发布者：sys&
本标准确立了企业档案工作原则、组织和制度要求，给出了企业档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法与技术指南。
本标准适用于大中型工业企业，其他类型企业及事业单位可参照使用。
GB／T 9705 & 文书档案案卷格式
GB／T 11821 & 照片档案管理规范
GB／T 11822 & 科学技术档案案卷构成的一般要求
GB／T 17678．1 &CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求
GB／T 18894 & 电子文件归档与管理规范
DA／T l & 档案工作基本术语
DA／T12 & 全宗卷规范
DA／T13 & 档号编制规则
DA／T 15 & 磁性载体档案管理与保护规范
DA／T 22 & 归档文件整理规则
DA／T 28 & 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范
DA／T 31 & 纸质档案数字化技术规范
DA／T 32 & 公务电子邮件归档与管理规则
DA／T 43 & 缩微胶片档案数字化技术规范
JGJ 25 & 档案馆建筑设计规范
ISO 15489.1 & 信息与文献——文件管理：通则
ISO 15489.2 & 信息与文献——文件管理：指南
规范性引用文件时本标准中参照并引用或要求按照其相应章节去规范某一环节工作的文件。规范性引用文件主要有两类：一类是标准，另一类是规范性文件。（按照国家标准GB/T2《标准化工作指南 & 第一部分：标准化和相关活动的通用词汇》的解释，规范性文件（normative document）是为各种活动或其结果提供规则、导则或规定性的文件，包括诸如标准、技术规范、规程和法规等这类文件。这里主要是将标准与其他规范性文件加以区分。）标准中包括国家标准、行业标准和国际标准。规范性文件主要是国家有关主管部门制发的、要求有关组织机构贯彻执行的方针、政策及管理性文件。按照标准起草的规范要求，通常将标准列入“规范性引用文件”，而其他“规范性文件”一般放在标准的最后，作为参考文件。
本标准的规范性引用文件有22项，其中17项标准，列在本章。
《企业档工作规范》参照和引用的还有5项规范性文件，作为参考文献列在标准最后。分别是：
（1）劳力字[1992]33号企业职工档案管理工作规定
（2）档发字[1998]6号 &国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法
（3）财会字[1998]32号会计档案管理办法
（4）档发字[2002]5号 &企业档案管理规定
（5）档 & 发[2004]4号 &国有企业文件材料归档办法
对《企业档案工作规范》规范性引用文件要注意：一般而言，标准规范以及其中所包含的规范性引用文件，其内容要求体现国家的法律法规的要求，因此，贯彻《企业档案工作规范》就意味着依照法律法规要求规范企业档案工作。企业在实施《企业档案工作规范》时，除了要了解所引用的规范性引用文件的章节要求，更应通过全面学习这些规范性引用文件，了解和掌握国家对档案工作的基本要求。从而在依法规范管理中实现企业档案工作的法规遵从。
3 术语和定义
DA/T1---2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准。
《标准化工作导则》中有关术语和定义的起草与表述要求指出：“任何不是一看就懂或众所周知的术语，以及在不同情况下可能有不同解释的术语，均应给有关概念下定义予以明确。”
《企业档案工作规范》是在国家已有的有关档案工作的单项国家标准、行业标准的基础之上，专门针对企业档案工作规范化建设的框架性标准，是将已有的单项标准纳入体系建设的系统集成。因此，对适应本标准的已有档案工作标准规范中的名词术语，标准不做进一步说明，只是专门针对企业档案工作独有或需要进一步解释的名词术语做出说明。本规范主要就以下几个概念进行界定：
企业档案 &business records
企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。
“企业档案”的概念在我国档案工作中已有20多年的历史，它是由“技术档案”的概念到“科技档案”的概念，而后逐步发展演化而来的。1987年，国家档案局、国家经委和国家计委联合颁布的《国有企业档案管理暂行规定》中第二条，首次提出了“企业档案”的概念：“企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体，包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团等方面的档案。”这一解释明确了企业中科技档案是主体，但要求经营和各种管理活动中形成的各类档案应综合管理，是适应改革开放新要求新情况而形成的企业各类档案综合管理的新概念。
2002年，国家档案局、国家经贸委和国家计委联合颁布的《企业档案管理规定》，将企业档案界定为：“企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料”。这一界定，反映了我们在由计划经济向市场经济转轨过程中对企业和企业档案的认识，即更加重视企业对国家和社会的责任和作用。
《企业档案工作规范》与《企业档案管理规定》相比较，在定义“企业档案”概念上的变化主要是：
（1）增加了“研发”。过去在计划经济体制下，我国科研设计单位多从事科研、设计、开发等活动，属于科技事业单位。市场经济体制下，经营型科技事业单位转制为企业，因此增加了“研发”，主要针对科研设计类企业或企业中的研究开发活动。
（2）去掉了“有保存价值”前“国家、社会和企业”的限定词。主要是因为企业范围广泛、形式多样，投资主体多元。我国不但有国有企业、集体企业，还有大量私人独资企业、合伙企业，现在的《公司法》允许注册一人投资设立的有限责任公司。如保留这些限定词，则会出现相应局限性和不适应性，而删去限制词不代表企业档案管理对国家、社会就没有责任，而是包容性更大。在我国，无论何种类型、所有制企业，都必须依照中华人民共和国的法律法规来经营管理，其档案的形成保管，也必须符合《档案法》的要求。
（3）将“文件材料”简化为“文件”。从理解上，各种形式也包括载体形式，因此没有提及载体。
3.2 &企业档案工作 &business records management
企业履行档案管理职能的行为和活动。
需要说明的是，按照管理活动的原则，有些涉及面很广的管理，其管理的有效性往往不是仅限于具体从事这项工作的岗位和人员。企业要保证产品质量、赢得市场竞争、符合法规要求，不仅是质量管理人员的事，也是企业全体职工特别是领导的责任。由于企业档案具有“来源的广泛性、形成文件的前端性、档案作用的持久性以及法规要求的真实性”等特点，因而“企业档案工作”不仅是档案人员的具体业务环节的工作，从广义上还必须包括文件形成者和领导的责任。《企业档案工作规范》中的“企业档案工作”，突出说明和强调的是企业依照《档案法》及国家有关档案工作的法规、规章，应履行的职责和活动。
3.3 &电子档案 & electronic records
具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。
随着信息技术的广泛应用，国际国内电子文件大量形成。而电子文件的归档管理也是电子档案及其管理越来越普遍。在我国目前对电子档案的概念尚存在不少争议。标准的表述上也不尽相同，如国家标准GB／T l7678《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》中将电子文件界定为“能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘、或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列&，同时将电子档案表述为“具有保存价值、已归档的电子文件及相应的支持软件和软、硬件说明”。国家标准GB／T l8894《电子文件归档与管理规范》则不直接表述电子档案，而是采用“归档电子文件&的概念：“指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件”。实际上这“归档电子文件”就应当是电子档案，否则档案部门为什么要管理?为什么还要“作为档案保存”?
& &此外，由于我国对records的翻译理解不同，也造成对电子档案的认识不一。现在很多人将electronic records称为电子文件，实际上是不了解国外document(文件)与records(档案)的区别和使用。在国际上，不论机关还是企业，“文件”一般是用document表示，而如果我们将records译成文件，那么document就不好翻译和理解。在国际标准IS0 9001《质量管理体系要求》中，文件document与档案记录record两者都涉及，统称为文献documentation。但在IS0 9001中对文件document与档案记录records两者的要求是不一致的，而且是分别表述和要求的。documents的要求是要针对质量管理程序制定有关的方针、计划以及系统管理的程序文件；而records的要求则是针对质量管理程序实施后的结果的记录，要求其妥善维护和保存。显然这一“记录”及其维护管理在我国的企业管理实践中一般就是指档案及其管理。因此，《企业档案工作规范》将电子形成的文件归档管理后称为电子档案(electronic records)，以区别于正在形成和使用的电子文件及数据库文件(electronic documents)。
& &随着人们对电子文件、电子档案形成管理、长期保存的认识的不断深化，“电子档案”的解释中将十年前的国家标准GB／T l7678《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》“支持软件和软、硬件说明&，进一步明确界定为应当包括“相应元数据、背景信息和支持软件&。因此《企业档案工作规范》所称的“电子档案”，就是指由企业档案部门作为档案管理的具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。
3.4 &档案信息化
archival informationization
运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。
1997年召开的首届全国信息化工作会议，对信息化和国家信息化定义为：信息化是指培育、发展以智能化工具为代表的新的生产力并使之造福于社会的历史过程。实现信息化就要构筑和完善六个要素的国家信息化体系。六个要素是：开发利用信息资源，建设国家信息网络，推进信息技术应用，发展信息技术和产业，培育信息化人才，制定和完善信息化政策。后来又加上了“信息安全”而成为信息化体系七个要素。
& &中共中央办公厅、国务院办公厅印发《年国家信息化发展战略》，指出：信息化是充分利用信息技术，开发利用信息资源，促进信息交流和知识共享，提高经济增长质量，推动经济社会发展转型的历史进程。
信息化最开始的进程就是从企业产品信息化开始，在产品的设计、开发、生产、管理、经营等多个环节中广泛利用信息技术。“企业信息化”不仅指在企业中应用信息技术，更重要的是深入应用信息技术所促成或能够达成的业务模式、组织架构乃至经营战略转变，达成的新形态或状态。因而企业信息化是国民经济信息化的基础。
& &信息化是技术革命和产业革命的产物，也是一个渐进的过程，是从工业经济向信息经济、从工业社会向信息社会逐渐演进的动态过程。因此企业信息化在整个信息化建设中具有重要地位和作用。而企业档案信息化作为企业信息化建设不可或缺的组成，已越来越被人们接受。从上述中央文件和国家对信息化的定义中可看出，信息化是一个持续发展、进步、转变和提升的过程，伴随着这一过程，已经逐渐形成和出现了新的工作模式。因此在这里根据企业档案工作的特点和任务，将档案信息化解释为“运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式”。
& &“提升过程”，表明运用信息技术形成、管理和利用档案，是一个发展、创新的持续性提升过程，不是一蹴而就，与国家将信息化界定为“过程”、“进程”的表述相一致。
& &“工作方式”，表明这种技术的创新和进步的进程中正在形成一种新的工作模式，使过去的几十年来所形成的管理惯例、模式、方法正在进行着根本性转变；同时也表明，信息化的持续推进过程，将形成一种区别于传统档案工作的管理理念、方法、技术、规则、流程的全新的档案工作模式。
& &认识和理解“档案信息化”管理过程的持续性和管理模式的创新性，是贯彻《企业档案工作规范》关于档案信息化建设的重要方面，也是当前和今后相当长一个时期企业档案工作战略发展的一个重点和难点。《企业档案工作规范》第8章的内容只是反映出我们对企业档案信息化的初步认识，同时也表明它是企业档案工作的一个战略性、持续性的探索方向。
4 &档案工作总则
阐明了企业档案工作的定位和基本要求。这一定位和要求，既是对我国企业档案工作几十年经验的总结和高度概括，体现了我们对企业档案与档案工作的基本认识的提升，也是依据国家由计划经济转向市场经济后，在档案工作规范化建设上体现国家基本经济制度和法制建设要求。如计划经济时期企业档案工作的主体是国营企业，市场经济体制下特别是我国加入WTO后，国家法规的一致性就要求包括各类企业。
4.1 &企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。
这一条明确了企业档案及企业档案工作的性质和作用，体现了对档案与档案工作的价值与作用的认识的提升。
& 关于档案的性质和作用，几十年来，我国对企业档案的认识经历过若干阶段。20世纪50年代初除了文书档案外，企业其他各类文件材料都被认为是资料。1956年国家档案局提出“技术档案”的概念。在我国社会主义建设初创时期，技术档案的管理受到党和国家的高度重视。从l956年4月16日国务院做出《关于加强档案工作的决定》，到1963年11月21日国务院批转《国家档案局关于切实改善图纸质量和图纸复制技术的报告》的八年多时间，由中共中央、国务院发出、批准、批转、转发、批示的有关档案工作的21件文件中，专门关于企业技术档案工作的就有l 0件。说明企业档案工作是在党中央、国务院的直接领导和指导下建立和发展的。
& &对企业档案性质的认识也是处于不断深化的过程中。
& &1959年6月3 日，国家档案局局长曾三在全国档案资料工作先进经验交流会上的报告《进一步提高档案工作水平，积极开展档案资料服务的利用工作，为社会主义事业服务》中指出，“科学技术档案是国家全部档案的一个重要组成部分，是进行生产建设和科学研究的必要条件之一”。
& &1962年6月25日，国务院在批转《国家档案局关于工业企业技术档案工作的报告》时指出：“技术档案管理是当前工业企业管理的重要组成部分之一，它在国家的生产、建设和科学实验的工作中是不可缺少的。&
1964年4月14日，《国家科委、文化部、国家档案局下达1963年至l972年科学技术发展规划的通知》中指出：“技术档案是关于生产、建设和科学技术研究工作的历史记录和实际反映，又是继续生产、建设和科学技术研究工作的依据与必要条件之一。”
& &1984年邓小平为《经济参考报》题词“开发信息资源服务四化建设”后，我国图书界、情报界和档案界开始引入信息的概念。“开发利用档案信息资源”成为对档案性质、作用的一种新认识。随着社会的发展、技术进步和人们认识的深化提高，特别是人类社会开始步入信息社会、我国进入完善社会主义市场经济体制的新阶段后，人们对组织机构活动中形成的信息的性质、价值和作用的认识又进一步提高。
& & 2004年中共中央办公厅、国务院办公厅发出的《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》指出：要“高度重视信息资源开发利用对促进经济社会发展的重要作用。信息资源作为生产要素、无形资产和社会财富，与能源、材料资源同等重要，在经济社会资源结构中具有不可替代的地位，已成为经济全球化背景下国际竞争的一个重点”。生产要素，可能各种情报、资料、档案信息都在某种程度上具有这一属性，但是论无形资产，或自主知识产权的承载、证明，恐怕就非档案莫属，因为档案才是企业自身各项工作中所形成，是企业的核心信息资产。
& &在经济日益全球化的当今社会，国际上对档案信息的性质、价值及作用的认识，也是殊途同归。国际标准IS0 15489《档案管理通则》第4章“档案管理的收益”明确指出：档案中包含的信息是有价值的资源和重要的企业资产。对于机构和社会来说，为了保护并保存活动的证据，采用系统的方法对档案进行管理是必要的。档案管理系统是业务活动的信息源，这些信息可以为业务决策及其后续活动提供支持，也可以确保对当前和未来的受益人的责任承诺。
& &企业的目的是创造价值、利润和效益，建立档案资产观对企业档案工作尤为重要。资源是处于静态、潜在的，需要开发才有效益；而资产本身就具有价值，处于动态，管理得当随时都可产生效益。企业档案既是企业各项活动的真实历史记录，更具有资源、资产的双重属性。企业档案的资产与资源属性相近而不同，在一定条件下发生转化，需要我们不断深化认识，以引导企业档案工作的深入开展和创新发展。需要说明的是，《企业档案工作规范》总则中首先确定了企业档案的性质，但是强调资产性不代表否定档案价值和属性的多样性，过去对档案的认识依然是开展档案业务的基础。
& &关于档案工作的性质和作用，《企业档案工作规范》将其定位在“企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作”。企业活动最终结果是通过为社会提供产品和服务(IS0 9001将服务解释为是产品的一种，因此实际上档案工作的服务，也是档案工作所提供的一种产品)而创造价值和利润。而企业无论行业、规模、类型，为达到此目的和结果，需要开展研发、生产、经营和管理等活动。由于企业活动具有连续性，因此在这一过程中无论是企业自身还是社会都因某种需要而要追溯产品和服务的过程，如法律责任、产品质量、事故调查、效益分析、改进提高、维护保养、业绩考核等。虽然企业档案工作不直接对社会提供产品和服务，但企业所有产品、服务及其形成过程都需要档案工作的支撑，没有档案工作的支撑，所有追溯、查证、确认责任都将无法实现。因此，这里将档案工作定位在“企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作&。
4.2 &企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。
这一条确定了企业档案工作的管理体制。
& &我国档案工作历史上，随着国家经济和管理体制建立和变革，档案工作，特别是经济科技领域历代组织机构的档案工作管理体制也发生着变化。
& &《中华人民共和国档案法》第五条规定：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面利用。”第七条：“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。”这是法律对所有社会的总的要求和国家档案管理体制。
& & 1980年国家档案局国家科委、国家经委、国家计委联合发布的《科学技术档案工作条例》第四章“科技档案工作管理体制”第二十七条规定：“科技档案工作必须按专业实行统一管理。国务院所属的各专业主管机关和各省、自治区、直辖市人们政府所属的各专业主管机关，应当建立相应的档案机构，加强对所属企业、事业单位科技档案工作的领导。”这是我国在计划经济体制下科技档案、企业档案工作的管理体制。即企业档案工作是按照行业管理系统，由各专业主管机关，也就是各个工业部门来指导，并统一规范、统一管理、统一制度的。如冶金部档案部门负责全国钢铁企业档案工作的业务指导和领导；电力部档案部门负责全国电力企业档案工作的业务指导与领导。这种体制适应我国当时整个经济运行管理体制，有效地加强了全国大中型企业档案工作联系，特别是在企业上等级活动和目标管理活动中，这种体制有效地组织了各个行业企业的评审认定，极大地推进了企业档案工作。
& &1992年国家开始建立社会主义市场经济体制，l998年开始以政企分开为重点的管理体制改革，专业主管机关与所属企业分离，企业成为市场上独立经营的主体和法人。这时，过去的管理体制被打破，新的管理体制尚未确立，企业档案工作的业务联系发生改变。l999年根据改革的要求，国家档案局与中央企业开始建立直接的档案业务指导关系，地方档案行政管理部门也在专业主管机关撤销后与地方国有企业建立业务指导关系，并且开始会同工商联等有关部门加强对民营企业档案工作的业务指导。从全国范围来看，新型的企业档案工作的联系系统正在形成。
& 党的十六届三中全会作出《关于完善社会主义市场经济体制若干问题的决定》，进一步确立了我国市场经济体制的公有制为主体、多种所有制经济共同发展的基本经济制度，同时也确立了企业在市场中的独立主体地位。而国有企业的改革、国有资产管理体制的改革也推出设立出资人代表的国务院国有资产监督管理委员会或地方国有资产监督管理委员会(局)，负责对本级政府企业国有资产、国有企业监管。在这种体制下，企业档案工作必然要随之改革。
& &经过十年的探索，按照市场经济体制中企业自主合法经营的主体地位，实际上形成了以企业资产所属为纽带，企业资产管理到哪里，档案管理就应延伸到哪里的自然关系，因为档案就是企业资产的凭证。因此，依照我国市场经济体制的要求，本规范确立了在档案行政管理部门的监督指导下“企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准”的企业档案工作原则和适应我国完善社会主义市场经济体制条件下企业市场主体地位的企业档案工作管理体制。
& &以企业资产关系为纽带，表明企业的资产管理范围就是企业档案的管理范围。企业(集团公司)的子公司、分公司、控股公司及所属单位的档案工作，都应是企业(集团公司)档案工作的组成部分。在现代企业制度和现代产权制度下，股份公司的资产所有权归属，是典型的“集体所有制”。它不像业主制和合伙制企业那样，具有单一或少数持有者的私人性。现代企业公司的产权结构，是企业所有权和控制权相分离，或者说是“剩余索取权”与“监督其他要素的权利”相分离，就是通常说的所有权和经营管理权相分富。因此股份公司的控股企业，通常也是股份公司的经营管理者，它有责任和义务依法对企业档案监督、管理和控制。
& &依照《档案法》、《公司法》和《企业档案管理规定》，企业(集团公司)对其子公司、分公司、控股公司及所属单位的档案的收集、管理利用和处置，都有领导和管理(监督和指导)责任。企业(集团公司)参股其他企业，也应依照《公司法》赋予股东的权力，取得该企业经营状况的相关档案资料，作为投资收益状况的记录和证明。比如我国的《公司法》规定，有限责任公司股东有权查阅并复制公司章程、股东会会议记录、董事会会议记录、监事会会议记录和财务会计报告。
& &统一领导：表明在企业资产管理范围内，企业对所属单位档案工作的实行统一领导。
& &统一管理：这里的管理是广义的管理，包括企业对档案的直接管理与间接管理。《企业档案管理规定》第五条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责：
& &贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；
& &统筹规划并负责组织本企业档案的收集、整理、保管、鉴定统计和提供利用工作；
& &指导本企业各部门文件材料的形成、积累和归档工作；
& &监督指导本企业所属机构(含境外机构)的档案工作。
& 《规定》中的前三条属于直接管理，第四条就属于间接管理。
& &统一制度与统一标准：是对企业统一管理要求中关于企业制度建设、标准化建设一致性的要求。主要也是指间接管理，即对所属单位有关档案工作制度、业务标准建设应统一要求，不能出现某集团公司所属甲地企业中，档案管理制度与标准一个样，所属乙地企业中，档案管理制度与标准又一个样的情况。
& &这“四个统一”与“资产为纽带”的管理要求相辅相成：“资产为纽带&表明企业是一家，需要统一；而“四个统一”则是辅助企业真正实现企业“资产为纽带”的整体效应和企业法人责权一致。
4.3 &企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。
这一条提出了企业档案工作的任务与目标。
企业档案工作任务：是为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。企业档案工作的具体业务和任务在上述《企业档案管理规定》关于企业档案工作部门应依法履行的职责中已有表述，在《企业档案工作规范》后面章节也提出了规范性做法和要求。
& &企业档案工作目标：是满足企业证据、法律责任和信息的需求。这一目标也是衡量档案工作成效的尺度和企业档案工作发展的导向。在市场经济条件下，企业档案工作能达到这种境界应当是很高的要求，需要企业下大力气才能够实现。当企业出现各种纠纷(经济的、合同的、产品质量的、环境的、安全的、卫生的)，如果档案工作能提供及时、有效、合法的证据，为企业赢得效益、避免损失；当企业面临各种法律事务，如果档案工作能提供合法文件，为企业免责；当企业在研发、生产、经营和管理中需要过去形成的文件、数据信息作为参考，或者回顾初创时期历程、解决职工的待遇时，能够及时提供相关档案信息，才能够表明企业档案工作目标的实现。这一目标也就成为衡量档案工作成效的尺度。
& &企业档案工作的方法、技术和手段：运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，是对企业档案工作发展的新要求。所谓现代技术与管理方法，主要是现代信息技术，在《企业档案工作规范》第8章将详细介绍。关于资源整合与开发：开发一直是档案利用工作的一种高级形式和要求；资源整合则是新提法，只有借助信息化，资源的整合与开发才有可能。现在很多企业都将知识管理理念引入企业档案工作，提出基于档案信息资源的企业知识管理。而知识管理是伴随知识经济的出现而兴起，也是基于信息技术发展提供的便利。所以，档案信息化、资源整合和知识管理之间具有密不可分的有机联系。档案信息化必然要导致资源整合和知识管理；而资源整合、知识管理也在加速企业信息化与企业档案信息化建设。信息化建设最终是为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效的档案信息资源与知识服务。
4.4 &企业应维护档案的完整、准确、系统与安全。
这一条明确了企业依法管理档案的责任，反映企业档案工作遵循市场经济法制经济的法规要求。市场经济是法制经济，企业与企业之间竞争与合作，企业为顾客提供产品与服务，都要符合法律法规的要求，即依法经营。在市场经济条件下，企业与企业、企业与顾客之间的关系，特别是纠纷关系，必须以事实为依据、以法律为准绳来解决。而事实依据与法律证据的重要组成部分，就是企业在生产、经营和管理活动中产生的档案记录。企业在生产、经营和管理活动中建立健全档案管理，依法保留档案证据，不仅是我国法律法规的要求，如《档案法》第三条要求，企业应遵守《档案法》，依法管理本企业档案，确保档案完整、准确与安全。企业档案的完整、准确与安全，是档案工作开展的基础。每有这一基础，企业档案工作也无法顺利完成前一条所提出的任务，实现档案工作的既定目标。
在法制体系完备的发达国家，要求企业保留经营真实记录的法规比比皆是。在美国，不仅有对政府档案、总统档案的专门法律，而且从联邦到各州的多项法律法规中，有对企业保管真实有效档案的要求，体现出市场经济中企业“法规遵从”与企业档案的特殊关系。
& &在市场经济环境中，法规对机构、特别是企业档案管理的要求越来越严格。企业能否依法经营管理关系到企业的生死存亡。规范企业档案管理已不仅是国际上法律、法规的要求，在国际标准中也越来越强调保留证据记录，要求企业为社会提供的产品、服务活动过程具有可追溯性。
& &例如有关企业法律上，2002年针对上市公司的违法销毁档案，美国国会专门制定SOX法案，重申要求上市公司必须依法保留企业经营活动的档案，并接受审查。由此形成企业档案文件管理方面的“法规遵从”概念，即企业经营管理中的档案管理必须符合法律法规的要求，企业不得擅自销毁、篡改档案。
& &有关企业管理标准上，国际标准化组织专f-j制定的质量管理标准IS0 9001：2008最新版中，“档案记录控制&成为该标准各章节中引用最多的原则。同时国际标准化组织还制定有针对组织机构档案管理的国际标准IS0 1 5489，现在已经成为继IS0 9001后销售排名前十位的国际标准，并且已有18个国家将其采纳为国家标准。该标准中列出档案的四个特点：真实性、可靠性、完整性、可用性，虽然实际上也可看作是对档案工作的要求，但是与《企业档案工作规范》本条是强调企业应履行的责任要求不同。
& &所以，企业建立合规、良好的档案管理，已经成为现代社会中法律对企业依法经营的基本要求。而标准作为法律意识与观念推行者、法规条款的应用指南和企业经营良好实践的范本，顺理成章地成为企业依法经营、优化管理、规避“法规遵从”风险的有效利器。企业档案由于其证据作用，其管理的正确、合规与否，已经成为企业重要的生命线。企业要想规避管理风险、证明自身依法经营，就必须建立健全档案工作。《企业档案工作规范》就是指导企业规范档案管理，促进企业依法经营管理的一项重要标准，其根本出发点和落脚点是：在法制经济条件下，企业档案管理需要也必须依法、合规、有效。
& &总之，档案工作总则是对企业档案工作的根本性判断和界定，也是企业档案工作的原则。这些原则高度概括出企业档案工作的作用、意义和要求，是基于相应的社会发展阶段、基本经济制度、法律法规环境的要求而形成，是经过企业档案工作长期实践的检验和提炼，也是企业档案工作经验的总结和创新思维的体现，反映出对企业档案工作的基本要求。按照这一要求而展开的章节，既是对现有档案管理良好实践的推荐，也是促进企业依法经营、保护企业合法权益的具体的规范性要求。
5 &档案工作组织
档案工作是一项管理性工作，企业档案工作是做好企业管理的一项基础性工作，企业档案工作既为企业积累知识资产和信息资源，同时又是企业各项管理活动中的一个重要环节和重要工具。《企业档案工作规范》第5章“档案工作组织”明确提出了企业应建立健全档案工作基础和前提。
& 《企业档案工作规范》作为档案工作标准，根据企业档案工作的管理特性，首次提出企业档案工作组织体系建设，创新了档案工作管理理念，即将企业档案工作不仅当作档案部门和档案人员的专业工作，而是当作企业全员参与的一项综合性．管理工作，渗透到企业的每个部门每个人当中。一是建立企业档案工作组织体系，包括组织领导、机构设置、人员配备和工作网络；二是明确档案工作职责，包括企业总体管理职责、各部门的职责、档案部门的职责、档案人员的要求。只有把这样的一个档案工作组织系统建立起来后，才能将档案管理的制度、方法、要求深入到企业每一项工作当中，细化到企业文件材料形成和利用的每一个环节。
& &加强组织体系建设，旨在为企业档案工作的开展提供组织保障，理顺企业档案工作的领导关系及工作体系。
5.1 &组织系统建设
&档案工作领导
& &企业应确定档案工作的分管领导，确定各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人，确定档案部门的负责人。
本条规定了企业档案工作三个层次的领导，包括企业分管领导，职能或承办部门、各项目工作部门负责人，档案部门的负责人，组成企业档案工作的领导体系。企业档案工作确定三个层次的领导，主要是企业档案工作管理全过程的需要。企业档案工作分管领导一般由企业分管综合部门的企业领导或总工程师负责，是企业档案工作的总责任人；各职能、承办部门和项目工作部门负责人主要是对部门、项目的文件材料形成、积累和归档等工作进行领导和管理的责任人员，如办公室分管档案工作的领导；档案部门负责人是企业档案工作负组织、协调和落实责任的领导，如档案处、文档处、档案馆的领导等。
&档案机构设置
企业应根据规模和管理模式设置专门的档案机构，或指定负责档案工作的机构。大型企业应设立档案馆。
& &企业应结合企业规模、管理模式和发展需要，建立与企业相适应的档案管理机构。主要形式有档案室(处、科)、档案资料信息中心、企业档案馆等。一般情况下，大中型企业应建立档案室(处、科)或档案资料信息中心；有条件的特大型企业集团要建立企业档案馆。规模较小的企业可不单独设档案部门，但要根据《档案法》和《企业档案管理规定》的要求，明确相应机构承担档案管理的职能。
& &企业档案机构具有指导各部门文件归档，并监督指导本企业所属机构档案工作的职责，因此，企业不能将档案机构设在不具有企业内部监督管理职能的服务性机构内。
& &有的企业在档案机构的设置上还存在一些认识上的误区，认为就是单位内部档案的保管利用，由文秘部门代行工作就可以了。其实现代企业档案的管理是一种企业信息资源的调配、控制和管理，一些高校的学者甚至将企业档案管理人员称为CIO(首席信息官)，来统一规划管理企业信息资源。因此，企业在设置档案机构时一定要考虑到档案部门对全企业(包括分公司、控股企业、境外机构等)档案的管理职能。
&档案人员配备
企业应配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员；各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员。企业应保持档案人员相对稳定。
一般企业的档案人员队伍一定是专兼职档案人员相结合的队伍。因为档案工作是延伸到企业的每一个部门每一项工作中的，对于各个具体的细小部门来说，不可能也不需要配备专职档案人员来从事档案工作，只需指定一个具体的人员来负责档案的收集整理就可以了。但对于一个企业总体的档案工作管理来说，需要有一定数量的专职档案人员专门从事企业档案工作的组织、规划、检查、指导。例如对一个新部门、新项目开展档案工作进行规划、组织；对工程档案进行检查验收；对企业文件材料归档范围、保管期限、管理方法制定相应的工作制度并适时修改；为企业各部门提供档案利用服务等。目前，一些企业在人员精简过程中，大幅削减专职档案人员，造成企业总部机构的档案人员只能应付本级机构的档案收集整理工作，没有精力对全企业档案工作进行检查指导，企业档案工作难以发挥最大效用。此外，随着一些企业的老档案员的离退，一些新的档案人员往往没有经过专门的档案专业训练，需要经过一段时间的理论知识和实践学习才能掌握企业档案工作的技能，做到既知其然又知其所以然。档案工作同时也是一延续性很强的工作，档案的分类、排列、数字化等方法一旦确定下来，就需要一直延续下来，保持档案检查的一致性。企业档案人员如果流动性过大，不仅使企业档案人员的培训成本增加，也影响到企业档案工作的质量。
&档案工作体系
& & 企业应建立以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系。
企业档案工作体系是与企业档案机构、档案人员的分布紧密结合在一起的，是企业档案的管理结构、工作结构。企业档案工作是一项系统工程，企业应结合自身企业管理的模式，建立企业档案管理网络，使企业档案工作在企业管理各环节中形成的网状管理体系，形成层层负责的管理机制。在业务工作上从文件的形成、积累转化成档案，直至档案的利用诸多环节中建立起一套文件材料控制体系。企业档案管理网络将档案管理岗位责任制与管理体系相结合，从而保证档案工作系统工程的运转灵活。
企业档案管理网络的组成一般包括：分管档案工作的企业领导，主管企业档案工作的部门负责人，企业档案管理机构或专职档案工作岗位，企业内部各职能部门负责人及兼(专)职档案人员、重要业务(技术)人员，所属企业(公司及境外机构)的分管领导及档案部门。
企业档案管理网络与岗位责任制相结合，才能保证从文件的形成至档案管理各环节工作落实到位。
& &根据许多企业长期实践的经验，企业档案管理模式大致可分为三种类型。
& &一是集中统一管理模式。
& &建立企业综合档案管理部门，集中统一管理本企业全部档案，并对企业所属机构(包括境外机构)的档案工作进行监督指导；根据现代企业管理的需要，企业档案部门可集中保管其分公司和子公司的档案。
& &二是相对集中管理模式。
& &在统一执行企业档案管理制度的前提下，因地域或条件等因素，某些专业性较强、利用率较高的档案资料，在一定时期内可由专业业务部门保管，但须向企业档案管理部门报送档案目录，纳入企业档案管理部门监控范围，保证档案安全。其他档案则实行集中保存。中小型企业或企业创建初期集中管理条件尚不具备的情况下可采取此模式。大型企业不提倡这种管理模式，如专业性极强，且上级业务部门对此类档案监管到位的大型企业确需采用这种模式，只限于业务档案。也可以称信息集中管理模式。
& &三是委托寄存管理档案实体模式。
& &采取委托寄存管理档案实体模式，企业必须在建立档案工作管理体系，建立健全企业档案管理工作制度的基础上，自身负责文件材料的形成积累、归档等工作。档案实体保管采取委托寄存方式。将档案保管、整理、编目、档案信息的数字化加工等工作委托给具有资质的档案中介服务机构承担。寄存档案的所有权归委托方企业所有，该企业可随时调阅利用本企业的档案。采用这种模式，企业可以减少档案管理岗位及部分档案工作职责，减少保管档案的硬件设施投入。
& &目前，随着企业管理体制的改革和创新，企业档案工作体系也在不断地革新。有的企业实行档案专业化管理模式，成立专业的档案管理服务中心，为所属企业各部门、各项目提供专业化的档案管理和服务；有的实行委托化管理，将企业股份公司、上市公司等档案管理工作委托由存续企业档案部门或专门的档案中介机构；有的信息化水平较高的企业建立了数字档案管理中心，对企业电子文件进行全过程的管理和控制，在线归档和提供利用。但无论企业档案管理体系怎样变革，企业档案工作都必须与企业各部门、各项目的具体工作紧密结合，与文件材料形成和利用的各个环节紧密结合，不能留有空白和脱节。
5.2 &企业管理职责
对应于企业档案的全员参与，全过程管理，企业的档案管理职能也是由企业领导、企业部门共同来承担的。就如同企业产品的质量控制并不只是由质检部门一家来完成，而是由采购、设计、工艺、环境等共同把好质量控制关一样，企业档案工作单独靠档案部门和档案人员，没有其他部门的相互配合与支持也是做不好的。
& &本规范对企业领导层的档案管理职责进行了明确，其核心意义是要为企业正常开展档案工作提供支持和保障。
&企业应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，为档案工作持续发展提供保障。
《中华人民共和国档案法实施办法》第五条第二款规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展。”《企业档案管理规定》第三条规定：“企业应遵守《档案法》，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。”
& &企业要切实落实档案法规明确的职责，加强对档案工作的领导，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，纳入企业领导议事日程，纳入相关人员岗位责任制和相应工作流程；设置档案机构，建立健全档案工作规章制度，创造必要的条件，保障档案工作正常开展、持续发展。
& &企业还应自觉接受档案行政管理部门的监督和指导。
&企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核。
企业文件的形成和积累与企业各项活动开展具有同步性的特点，企业文件伴随着企业各项活动的进行而产生，是企业各项活动的有机组成部分。同时，企业各项活动又离不开有关文件的支持。因此，企业文件的形成、整理、归档工作是企业各职能部门(即文件形成部门)和项目及专项任务的本职工作，企业各职能部门和项目及专项工作负责人应对本部门和项目文件的完整、准确和系统负责。档案部门负责指导本企业各部门、项目及专项工作文件材料的形成、积累、整理和归档工作。
& &企业档案工作岗位责任制，是根据不同层级、不同岗位档案工作职责和岗位任务的要求确定的，是针对企业各级人员档案工作职责而制定，也是企业考核各岗位完成档案工作情况的依据。
& &企业档案工作岗位责任制内容主要包括：分管企业档案工作领导、档案工作主管部门负责人、档案人员、各业务部门负责人及兼职人员的工作标准、工作职责，奖励和处罚等内容。
& &企业应将不同层级、不同岗位档案工作职责和岗位任务的要求分解，逐项明确，并以制度形式固定下来，实施监督。
& &企业档案工作岗位责任制具体内容，应列入《企业岗位责任制》之中，不应单独列出。
&企业应采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。
必要措施包括体制、机制和制度保障措施以及人财物保障措施等。“三纳入”、“四同步”的做法是多年实践证明行之有效的重要措施。
& &将“三纳入”要求纳人企业管理制度。“三纳入”就是将企业文件的形成和积累纳入企业领导工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程；纳入企业有关人员的经济责任制或岗位责任制。做到组织上有保证，制度上有规定，职责上有分工，工作上有安排，管理上有考核。有效地解决企业文件形成和积累问题。将“四同步”做法纳入工作程序。“四同步”就是企业下达工作任务、项目计划与提出企业文件材料的归档要求同步，检查工作、项目计划进度与检查企业文件材料积累情况同步，验收、鉴定工作、项目成果与验收、鉴定企业文件材料归档情况同步，工作、项目总结与企业文件材料完成归档同步。
&企业资产与产权变动时应做好档案的处置工作，国有企业应依照档发字 〔1998〕6号文件的要求进行，其他企业可参照。
档发[1998]6号文件即国家档案局、国家经济体制改革委员会、国家经济贸易委员会和国家国有资产管理局《关于印发&国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法&的通知》。该办法对国有企业在企业改组、联合、兼并、租赁、承包经营、股份合作和出售等改革过程中，档案如何处置提出明确要求，是当前国有企业改制与破产档案处置的依据性文件。
&企业应对档案工作中做出成绩的集体或个人给予表彰和奖励；对违反有关规定造成档案损失的相关人员给予处分。
根据《中华人民共和国档案法实施办法》规定，企业对本企业的集体或个人在档案工作方面做出突出成绩的，应当给予奖励。给予奖励的事迹，包括对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的；对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；对档案学术和科技研究做出重要贡献的；同违反档案法律、法规的行为做斗争，表现突出的等。
& &对发生档案违法行为，造成档案损失的，企业对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予处分。
5.3 &企业部门职责
&企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责。
企业文件材料是企业生产和管理、科学研究、建设项目等活动形成的各种形式和各种载体的原始记录。只有加强企业文件材料形成过程的管理，才能维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。因此，企业文件形成部门应对文件的真实性、可靠性、完整性、系统性、可用性负责。
&企业各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。
文件是有价值的信息资源和重要的企业资产。为了保护并保存活动的证据，采用系统的方法对文件进行管理是必要的。文件管理系统是业务活动的信息源，这些信息可以为业务决策及其后续活动提供支持，也可以确保为当前和未来提供利用。
&专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。
专兼职档案人员在收集、接收归档文件时，凡是有不符合文件材料质量要求的，应督促文件形成者提交符合质量要求的文件；在归档文件整理时，应按照相关标准规范进行整理，确保案卷质量符合档案整理相关标准规范的要求。
&企业各职能或承办部门及项目对文件管理的责任，见ISO 15489．1第七章、 ISO 15489.2和档发〔2002〕5号文件要求。
文件管理职责应由机构内所有员工分担，不仅包括文件管理人员，还包括相应的信息专业人员、行政人员、业务部门负责人、系统管理员及形成文件的其他人员，此外还应在岗位职责描述和同类说明中对其文件管理责任做出明确规定。
& &企业文件管理，首要是建立能够适应企业管理需要的文件管理制度。一是应按业务需要和业务流程形成文件，充分地记录其参与的业务活动；二是应确保支持业务活动的信息系统和处理系统形成适宜的文件，作为业务活动支持的有机组成；三是建立平时立卷制度，确保文件妥善保管和充分利用；四是确保文件得到有效的维护、存储和保管；五是确保文件只有经过既定的批准程序才可进行处置。
& &其次是应该明确参与文件形成与管理各类员工的权力和责任。一是企业职能部门及负责人制订文件管理程序和标准要求。二是专业人员在工作过程中按照已经确立的程序和标准形成并保管文件，确保各种记录的原始性、真实性、系统性。
第三是加强文件形成过程和归档前的管理，确保文件的安全，包括实体安全与信息安全。
档案部门职责
&统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。
第一，有序开展企业档案工作。
从理论上讲，档案工作就是运用科学的原则和方法管理档案。从狭义上讲，档案工作就是档案业务工作。
& &档案业务工作主要内容：
& &档案收集工作，是依据法律法规有关规定和企业规章制度，把档案集中起来的一项工作。
& &档案整理工作，是按照一定的原则、方法和标准对企业档案进行系统性、条理性加工和编目的过程。档案整理工作包括文件材料整理和档案整理。
& &档案鉴定工作就是根据一定的原则和标准，判定企业档案价值，确定其保管期限的工作。档案鉴定工作分为两个过程：一是归档前对企业文件材料的鉴定，确定文件材料的取舍和保管期限的长短；二是对档案的鉴定，对已到期的企业档案进行复审性的鉴定。
& &档案保管工作，是在集中统一管理原则指导下，维护企业档案的完整与安全，最大程度地延长其寿命，为提供利用创造物质条件。
& &档案统计工作，是按照统计学的原理和方法，用数字和表册的形式揭示企业档案及其工作各种现象、特征及规律的一项工作。通过定量分析研究企业档案工作规律，提高档案工作质量与效率。
& &档案利用工作，是依托档案，通过一定的方式和方法向利用者提供企业档案。
第二，加强企业文件形成全过程的协助、指导与监督。
&负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。
&指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。
&监督、指导、检查企业所属单位(包括派出机构和投资的全资、控股企业)的档案工作。
一是以企业各项工作程序和规章制度为依据，监督、指导企业文件的形成、积累工作。企业档案部门应了解各项工作的程序，参与制订有关文件形成质量的规章、制度，并以此为据，检查企业文件的质量是否合乎规范，监督指导有关人员做好平时文件积累工作。
& &二是根据企业生产经营活动的性质和具体任务，协助、指导企业文件的形成、积累工作。企业因生产经营的专业性质不同，形成文件的过程、种类、内容各不相同，具体的监督和指导内容也相差很远。如工业企业主要形成产品文件，建筑企业主要形成工程文件，产品文件的监督管理明显区别于工程文件。同一生产经营性质的企业，因具体工作任务的不同，文件形成过程及相应的监督和指导工作也有所不同。再如同属工业企业，工作任务有全新产品开发、变型产品的开发研制、老产品的更新换代等若干不同类型。对全新产品开发的文件形成工作，应实行全过程监督管理；对其他类型的产品开发研制，则应根据其特点，抓住重点和关键环节。
& &三是根据企业不同种类文件的形成特点，监督、指导企业文件的形成、积累工作。文件的种类不同，形成的规律和特点也不同。比如，科技文件成套形成，企业档案部门须以一个科技、生产项目为单元，监督、指导企业文件的形成、积累工作。会计文件有规律地按会计年度形成，在形成次序上还具有连续性的特点，先有会计凭证，再有会计账簿，最后编制会计报表，企业档案部门的监督、指导工作也应具有连续性。
& &四是抓住薄弱环节和容易造成文件散失的环节，协助做好企业文件形成、积累工作。企业的各项工作都是由诸多环节组成，文件形成和积累与企业活动的各环节密切相关。比如，决策的开始阶段，往往是文件形成和积累的薄弱环节，此时缺乏工作基础，工作人员比较忙乱，容易疏忽资料的形成和积累。档案部门应注意协助指导这一阶段的文件工作，不让宝贵的原始调研材料流失。此外，人们对证据性的文件，如执照、合同、证书、红头文件等能引起重视，但对情报研究性的文件容易疏忽，如市场调研、各种分析研究资料等，则容易散失在个人手中，因此档案部门应注意协助指导对企业发展有现实和长远研究利用价值的文件的收集。
& &五是实行“三纳入”，将企业文件的形成和积累纳入企业管理制度。做到组织上有保证，制度上有规定，职责上有分工，工作上有安排，管理上有考核，有效地解决企业文件形成和积累问题。
& &六是运用经济手段，加强对企业文件形成和积累的监督和指导。经济手段是现代企业管理的常用方法。运用经济手段，包括对内和对外两种情况。对内运用经济手段，可以建立责任追究制度，同有关人员的岗位责任制和经济责任制结合起来，把文件的形成和积累工作作为考核与奖励的内容，责任明晰，奖罚明确。对外运用经济手段，是指对承担企业建设项目任务的承担(承包)单位运用经济手段，在项目合同或协议书中做出明确规定，承担编制的一方若文件不符合要求，要做出相应的赔偿。
&依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。
根据档案法律法规和国家档案局有关文件规定，属于国家档案馆接收档案范围的企业，应当按规定定期向有关国家档案馆移交档案。国有企业发生资产与产权变动时，应当按照国家档案局等四委局关于《国有企业资产与产权变动档案处置办法》的规定移交档案，规范流向。
5.5 &档案人员要求
&档案人员应遵纪守法、忠于职守、具有专业知识。
&档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。
&档案人员应具备大学专科以上学历或同等学识水平。
&档案人员应定期接受档案业务培训。
企业档案部门应配备满足企业档案工作各环节的需要，兼有熟悉档案专业和懂得有关技术的人员。各部门、各项目应配备(明确)专职或兼职档案人员。企业档案馆还应配备信息管理、档案开发和研究人员。
& &档案人员的专业技术职称和学识水平应当结构合理。档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。档案人员应具备大学专科以上学历或同等学识水平。应定期接受档案业务培训和继续教育。大型企业档案部门和企业档案馆应配备高级专业技术职称的人员。
企业保持档案人员相对稳定，有利于档案工作的稳定、持续发展。人员调动频繁，不利于档案人员学习掌握档案专业知识和操作技能，不利于保持企业档案工作的连续性和健康发展。
6 &档案工作制度
《企业档案工作规范》第6章“档案工作制度”，首次提出企业档案工作制度体系建设。企业档案工作规章、管理制度、业务规范构成了企业档案工作的制度体系。企业档案制度的全面建设，改变了以前档案工作制度只限于档案业务制度之片面，从加强企业管理的角度，提出企业档案工作制度建设的要求。
企业档案形成于企业各项工作和活动之中，涉及范围广，因此，企业档案工作要正常开展和有效管理，就必须要有规章制度和标准规范，来衔接涉及包括文件形成在内的档案管理的各个环节。《企业档案工作规范》为了区分企业不同面对档案工作的责任要求，将这些规章制度和标准规范区分为工作规章、管理制度与业务规范。
& &企业档案工作规章，是指企业明文公开的制度，是企业根据国家有关档案工作法律法规要求，结合企业实际制定的有关企业档案工作基本的规定性要求。企业档案管理制度，是要求企业相应的工作或环节应遵守的有关档案管理的规定。企业档案业务规范：是指企业档案工作具体业务的规范性要求，它是依据企业档案工作各项规章制度要求而制定的操作指南。工作规章、管理制度和业务规范三方面可能有一些交叉，但侧重点和要求不同。其中企业档案工作规章以企业名义制定，重在明确档案工作在企业的地位和作用；档案管理制度以主管档案工作的职能部门名义制定，重在约定共同遵守的企业档案管理规定；档案业务规范以档案部门名义制定，重在企业档案管理的具体操作要求。一些专业性较强的档案规范也可以以专业部门的名义制定。有些企业制定企业制度没有明确的等级划分，除业务规范外都以企业的名义制定。各企业应采取有效措施贯彻执行档案工作各项规章制度。
6.1 &工作规章
企业工作规章是企业单位为了维护正常的工作秩序，保证国家各项政策的顺利执行和各项工作的正常开展，依照法律、法令、政策而制订的具有法规性或指导性与约束力的章程、制度、公约的总称。企业工作规章虽属企业内部管理范围，但仍具有约束性、权威性、稳定性的特点，是要求所属部门、单位、人员共同遵守的准则，是对某项具体工作、具体事项制订的必须遵守的行为规范。企业档案工作规章对维护企业档案完整、安全，对企业档案工作正常开展，具有十分重要的作用。
& &制定工作规章应遵循的原则：遵守宪法和法律，符合党和国家的方针、政策；讲求实际，注重实效，严格程序，具有针对性、可行性和实效性；符合其他相关规则及逻辑规范，简明易懂。
&明确企业文件形成、归档责任。企业在制定有关规章、标准和制度中应提出相应的文件收集、整理和归档的责任要求。
本条是明确提出建立文件与档案管理岗位责任制和文件形成归档责任。岗位责任制是明确规定各种工作岗位的职能及其责任并予严格执行的管理制度。它要求明确各种岗位的工作内容、数量和质量，应承担的责任等，以保证各项业务活动能有秩序地进行。
& &企业档案工作岗位责任制，是明确企业领导、高中级管理人员、技术人员、管理人员等岗位在档案工作中工作内容、数量和质量，应承担的责任的一项制度，也是企业考核各岗位完成档案工作情况的依据。内容主要包括分管企业档案工作的领导、档案工作主管部门负责人、档案部门负责人、档案人员、各职能和业务部门负责人及兼职档案人员的工作标准、工作职责，奖励和处罚等内容。
& &建立岗位责任制的目的是加强文件形成、管理、归档、保管、利用全过程的管理。
& & 1．分管档案工作的企业领导职责。统一领导企业档案工作，审批企业档案工作规划、规章制度，审批企业档案的鉴定销毁报告及名录；将企业档案工作纳人领导议事日程，定期研究解决档案工作中存在的问题；监督档案工作岗位责任制的考核及奖罚；组织协调企业内各部门档案工作的关系。
& &2．办公室主任(行政工作部部长或总工办主任)职责。贯彻落实档案工作法规、规定及标准，组织、协调、完成档案工作任务；审核企业档案工作各项制度和年度档案工作计划、总结，检查档案工作任务落实情况；召开企业档案工作会议，总结布置档案工作，交流档案工作经验，研讨工作中存在的问题和解决办法；组织企业专(兼)职档案人员的业务培训，负责企业档案工作责任制的考评工作；负责涉密档案借阅和外单位档案借阅的审批，负责组织对到期档案的鉴定和销毁工作。
& &3．档案部门负责人职责。贯彻执行档案工作的法规、规定及业务标准；拟定企业档案工作的各项管理制度，编制档案工作规划、计划，并组织实施；组织、落实各项档案工作任务；落实企业专(兼)职档案人员业务培训；组织企业档案工作责任制考评具体工作；建立健全档案管理基础性工作，做好档案实体管理和信息管理工作；负责监督检查和业务指导工作；确保档案齐全、完整、准确、系统、安全；负责涉密档案借阅和外单位档案借阅的请示，负责档案鉴定销毁工作的组织实施。
& &4．各职能部门(项目部门)分管档案工作负责人职责。掌握企业档案工作的有关制度规定要求；将档案工作列入本部门管理，做到档案工作与本部门其他工作布置、检查、总结“三同时”；对科研课题、基建工程等档案必须按有关规定做到“四纳入”；配备兼职档案人员，并保持相对稳定；对本部门档案的完整、准确、系统负责；督促技术、业务人员、兼职档案人员做好文件材料的平时立卷和整理、归档工作；负责对本部门兼职档案人员和有关业务人员档案工作责任制的考核工作。
& & 5．档案部门专职档案人员职责。认真贯彻执行档案工作的法规、规定及业务标准，维护档案的齐全、完整、系统、安全；监督指导各职能部门及所属单位做好文件材料的形成、积累、整理立卷及归档工作，保证档案齐全、完整、准确、系统；负责企业档案的收集、整理、统计、鉴定、保管及利用工作；参加新产品试制定型、科研成果鉴定、建设项目竣工验收和购进设备开箱等活动；做好档案的保管和保密工作，确保档案的安全；及时、准确地做好利用档案的信息反馈工作。
& & 6．各部门兼职档案人员职责。落实企业档案管理各项制度和工作标准；熟悉本部门各阶段文件材料的形成情况，指导督促本部门有关人员做好文件材料的收集积累、整理工作；做好平时立卷工作及文件材料提供利用及安全保管工作；严把案卷质量，做好文件整理、归档工作。
& & 7．有关专业技术人员、管理人员职责。对本部门在业务、行政、科研、管理等各项工作中形成的文件材料的完整、准确、系统、安全负责；对办理完毕的文件材料，及时交部门兼职档案人员保管，不得将文件材料据为己有或延交；认真执行档案管理“三纳入”、“四同时”措施，在科研课题或建设项目结束或告一段落时，必须将文件材料收集齐全，及时立卷归档，并保证文件材料内容准确、字迹工整、图样清晰；协助本部门兼职档案人员做好文件保管期限和密级划分工作。
&制定企业档案工作规定。企业档案工作规定是企业档案工作的基本要求，其主要内容应包括：档案工作原则及管理体制，文件的形成、积累与归档职责要求，档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求，资产与产权变动档案的处置原则，解释权限等。
本条对企业制定“档案工作规定”提出内容要求。企业档案工作规定，是企业根据国家档案法律法规，结合企业管理模式和企业实际，制定的档案工作管理方面的纲领性的制度，也是诸项制度中最重要的制度。
& &企业档案工作规定应对本企业档案工作的基本原则、档案管理体制和档案工作人员职责、档案管理各项业务等内容做出的规定。可以设总则、档案管理体制与人员配备、企业文件材料形成积累与归档要求、档案整理、档案保管保密、档案鉴定与销毁、档案统计、档案信息开发利用、档案现代化管理、资产与产权变动档案处置、奖励与处分、附则等章节。
& & 1．总则。制定企业工作规定的依据，本企业档案工作的原则与目的。
& & 2．档案管理体制与人员配备。企业档案工作的管理体制，档案部门的隶属关系，接受监督、检查和业务指导的部门；档案工作组织的构成；档案部门的任务与职责。
& & 3．企业文件材料形成、积累与归档要求。文件材料的形成、积累的原则范围；文件形成部门的职责与管理，坚持平时立卷与“三参加”、“四同时”的措施；归档文件的整理与归档要求。
& & 4．档案整理。文件材料的整理原则、标准、整理内容、整理要求。
& & 5．档案保管保密。档案保管的原则、方法、要求；档案库房条件与标准；档案保密的规定。
& & 6．档案鉴定与销毁。档案鉴定工作的原则与要求，鉴定工作组织构成，鉴定与销毁工作程序。
& & 7．档案统计。档案统计工作的原则、要求、方法，统计内容和指标体系设定，统计时限。
& & 8．档案信息开发利用。档案信息开发利用的原则、方式方法，开发档案的范围，档案利用规定、审批程序。
& & 9．档案现代化管理。档案现代化管理原则，现代化管理手段和方法。
& & 10．奖励与处分。奖励与处分的依据与标准。
其他各项档案管理制度都应在该制度的原则指导下，细化档案管理工作内容及操作程序。
建立档案工作责任追究制度。对相关岗位人员违反文件收集、归档及档案管理制度，发生档案泄密、造成档案损毁等行为，企业应提出责任追究和处罚措施，并将有关要求纳入相关管理制度。
本条是要求企业建立档案工作责任追究制度。责任追究的范围、责任追究的对象、责任追究的内容、责任追究的方式和处理办法、追究程序、责任追究的处理期限。
&制定档案管理应急预案。对可能发生的突发事件和自然灾害，企业应制定档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点等。对档案信息化管理的软件、操作系统、数据的维护、防灾和恢复，应制定应急预案。
本条是要求企业应建立档案管理应急预案。档案管理应急预案应包括：应急预案的原则；应急领导小组及其主要职责；预案启动、处置程序；应急保障所需的资金保障、物资保障、人力保障；应急处置措施中的及时报警、组织救援遇险人员、对突发事件可能造成的危害和损失做出初步判断，启动相关应急处置预案、对灾害事故造成的受损档案，立即组织力量进行抢救；应急响应和灾后救助，灾害预警、灾情核定及报送、紧急转移安置、档案抢救保护；宣传、教育和培训；责任和奖惩。
6.2 &管理制度
企业档案工作是企业管理基础工作的重要组成部分，建立健全企业档案管理制度是做好企业档案工作的保证。制定企业档案工作管理制度应根据国家有关法律法规，结合企业实际，履行制定规章制度程序，经单位领导审定批准，纳人企业管理制度或标准之中，严格管理并贯彻执行。
& &企业档案管理制度是由企业权威部门制定的。一是档案管理制度必须出自企业权威部门，并以企业的名义或综合部门审核批准、颁布实施；二是档案管理制度必须按照企业内部规定的程序制作；三是档案管理制度是企业办事规程或行动准则，必须共同遵守；四是档案管理制度应与企业其它管理制度相契合，这样既有利于各项制度落实，也有利于工作协调，避免出现漏洞。例如：岗位责任制、基建管理制度、设备管理制度、财务管理制度等都应将涉及有关文件、档案管理的内容列入其中。
&文件归档制度。应明确文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。
归档制度是保证企业各种文件材料能够完整、准确、及时归档的一项重要制度，也是文件材料和档案鉴定的重要依据。制度内容包括：文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。
& &文件归档范围应以能够准确反映本企业主要职能活动和基本历史面貌，确保文件材料齐全、完整、准确、系统，满足本企业各项工作查考利用需要为原则。
& &保管期限：凡是反映本企业主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位、国家、社会和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括：本单位制定的属于法规政策性的文件，处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议的主要文件材料，重要的请示、报告、总结，综合统计报表，机构演变、领导人任免的文件材料。
& &凡是反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本企业工作有查考利用价值的文件材料，列为30年保管。主要包括：本单位一般工作问题文件材料，一般会议的主要文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料，直属上级单位印发的属于本企业主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料，下属企业报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料。
& &凡是在较短时问内对本企业有参考利用价值的文件材料，列为10年保管。主要包括：本企业一般事务性的文件材料，上级单位和同级单位印发的非本企业主管业务但要贯彻执行的文件材料，下属企业报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。
& &文件保管期限可长可短时，一律从长。
& &归档时问：是指根据本企业各项活动的程序和文件材料的形成特点，定出各种文件材料归档的具体时间。一般分为按年度归档、项目结束后归档、工作阶段归档和随时归档。
& &归档程序：收集、整理、审查、归档。其中审查程序是整个归档程序的核心，收集、整理则是审查前期的准备阶段。
& &归档质量要求：归档文件应为原件；归档文件材料齐全完整；归档文件制成材料具有耐久性；整理归档文件所使用的装具、装订材料符合档案保护和耐久性要求。
&档案保管制度。应明确各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案清点检查办法、对受损档案的处置办法、档案进(出)库要求、库房管理要求和库房管理员职责。
本条对企业建立健全档案保管制度提出要求。档案保管应当按照国家及档案行业标准要求执行。档案库房建设要纳入企业建设、维护计划，要具有“八防”功能和监控、报警措施，以确保档案的完整、安全。库房内温度应控制在14～24 ℃之间，相对湿度在45％～60％之间。特殊载体档案保管环境，按国家档案局有关特殊载体保管标准执行。定期检查各种设备设施，确保正常运行。
&档案鉴定销毁制度。应明确鉴定、销毁工作的组织、职责、原则、方法和时间等要求。
本条对企业建立档案鉴定销毁制度提出要求。
& &成立鉴定工作组织人员：企业领导、有关职能部门负责人及业务、科技人员，档案部门人员。
& &明确鉴定工作组织职责：编制和修订企业文件归档范围和保管期限表；确定鉴定的原则和方法；定期对到期档案进行鉴定；提出无保存价值档案的目录；写出鉴定报告报分管领导审批。
& &确定鉴定工作程序：制订工作方案，组织鉴定工作实施，形成鉴定报告，经审核批准，组织监督销毁，销毁目录归档。
&档案统计制度。应明确统计内容、统计要求和统计数据分析要求。
统计工作的内容：档案数量的统计，包括档案的收进、移出、销毁、实存等方面的情况；档案业务工作质量的统计，包括档案的归档率、完整率、准确率等；档案开发利用工作情况的统计，包括借人次、借阅量、查全率查准率、利用率、准确率统计工作应当坚持目的性、准确性、连续性、全面性、系统性和及时性。同时档案部门还应加强对统计数据的系统性分析，以掌握企业档案工作的变化和规律。
&档案利用制度。应明确档案提供利用的方式、方法，规定查(借)阅档案的权限和审批手续，提出接待查(借)阅档案的要求。
本条对企业档案利用制度提出要求。企业档案部门要健全档案检索体系，建立档案信息集中管理的开发模式。企业在开发档案信息的过程中，要对企业核心技术档案、知识产权档案和涉及商业秘密档案的开发利用进行审查。要处理好利用和保密的关系。
& &档案信息开发利用主要形式：从企业文化、企业产品宣传等方面开展档案、情报、信息编辑、汇编专题资料等工作；利用档案制作多媒体宣传品；建立企业精品档案展室；依托网络技术，开展档案信息的网上服务。
& &企业档案信息资源的开发与提供利用，必须严格执行保密制度，在遵守保密制度和不损害国家、企业和个人利益的前提下，积极提供和开发档案信息，为企业各项工作服务。
&档案保密制度。应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者应承担的保密责任。
企业档案保密制度，应从确保企业档案实体和信息的安全提出具体要求。
& &应要求档案管理人员必须严格遵守保密守则，包括离职后不得泄露。涉密档案加强保密措施，严格履行借阅手续和控制知悉人员，指定档案阅读地点。
&电子档案管理制度。应对企业各信息系统中形成的电子文件提出归档、管理和利用要求。
本条对企业建立电子档案管理制度提出要求。电子文件的归档应遵守两个原则：一是电子文件的归档实行“双套制”，即在电子文件归档时应制作相应的纸质拷贝件，同时存档；二是同时做好网络归档和脱机载体电子文件归档两方面的工作。
电子档案管理制度应明确规定电子文件的收集范围，收集积累要求，收集、积累办法，电子文件的整理，电子文件的归档范围、归档时间，有效性和完整性鉴定，保管期限划分，归档要求，电子档案利用使用拷贝件、保护电子档案载体等要求及应注意的问题。
档案管理系统操作制度。应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求。
本条对建立健全档案管理系统操作制度提出要求。
6.3 &业务规范
&文件、档案整理规范。应明确文件立卷与档案整理原则、整理方法、档号编制要求和档案装具要求等。
本条是对企业文件、档案整理提出的要求。文件、档案整理原则是遵循文件、档案形成规律，保持文件、档案的有机联系，便于保管和利用。
& &整理方法应按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB／T ll822—2008)、《归档文件整理规则》(DA／T 22—2000)、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA／T 28—2002)等的要求执行。
& &档号编制应按照《档号编制规则》(DA／T l3—1994)要求，选择适合企业档案分类的标识方法，与企业档案分类方案配套使用。
& &档案装具是档案室存放并保护档案的装置或容器。主要有箱、柜、架、卷皮和卷盒等。无论何种装具，都必须对档案无损害作用，并且制作经济，使用便利。档案装具无论是购买还是定制都应符合《档案装具》(DA／T 6—1 992)标准要求。
&档案分类方案。应明确分类依据、类别标识、类目范围。
制定企业档案分类方案的分类规则是：同位类之间互不相容；各子项之和必须穷尽母项；同位分类必须按同一标准进行；分类必须按层次进行不能跳跃。
& &制定分类方案要根据企业档案实际情况，遵循分类规则编制“类目表”，以指导具体的分类工作。
类目表：是根据本企业(系统)档案的种类和数量情况，编制一个由大类、属类、小类构成的，具有从属关系(纵向)和平行关系(横向)的不同层次的类目体系。
& &分类方案是由类目表、标记符号、说明与注释、索引组成。
& &企业档案分类体系的类目设置。工业企业档案一级类目的设置按照《工业企业档案分类试行规则》规定，一级类目有：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。
& &企业档案二级及二级以下类目的设置，同样要依据企业管理职能分工，结合档案的内容和特点来进行具体划分。参考《工业企业档案分类试行规则》。 & &．
& &管理类档案二级类目一般按问题设属类，可参考《工业企业档案分类试行规则》的二级类目。
& &产品档案二级类目一般应按产品的种类或型号来设置。
& &科研档案二级类目一般应按课题性质或课题来设置。
& &建设项目档案二级类目一般应按工程性质或工程项目来设置。
& &设备仪器档案二级类目一般按设备仪器种类或型号设置。
& &中小型企业档案分类层次不宜过多。
&文件归档范围和保管期限表。应明确各类文件归档的范围及其相对应的保管期限。
“文件归档范围和保管期限表”是企业档案工作重要的基础业务工作。文件归档范围和保管期限表可以成为单独的档案业务规范，也可与文件归档制度合并为一个制度。在制订该制度时，文件归档范围及保管期限部分应以企业内各职能部门为单位，按照各其职能和文件形成过程，逐项列出条目。对于建设项目和临时工作要单独补充完善。参考本规范附录A。
&特殊载体档案管理规范。应明确不同载体档案收集、整理的要求和保管的条件。
本条是对企业制定特殊载体档案管理规范提出要求。特殊载体档案包括：磁性材料、感光材料和其他合成材料等为介质的档案记录载体。存在形式有：照片、缩微胶片、录音磁带、录像带、磁盘、光盘、实物等。
& &收集范围应以企业文件归档范围和保管期限表为主，参考载体形式。
在管理上一般不单独设置类目，可视其内容特征同纸质档案对应分类编号。考虑其载体形式和保管要求不同，应分库保管。特殊载体档案整理与保管具体要求见：《照片档案管理规范》(GB／T ll821)、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》(GB／T l7678．1)、《电子文件归档与管理规范》(GB／T l8894)、《磁性载体档案管理与保护规范》(DA／T l 5)、《档案缩微品保管规范》(DA／T 2 1)、《公务电子邮件归档与管理规则》(DA／T 32)、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA／T 38)、《缩微胶片档案数字化技术规范》(DA／T 43)等标准。
7 &档案业务工作
企业档案业务工作是企业档案工作的基础性、专业性和实质性工作，是检验企业档案工作质量与水平的重点和核心内容。因此，企业档案部门应重点在日常工作中加强档案基础业务建设。《企业档案工作规范》第7章“档案业务工作”，作为《企业档案工作规范》的主体部分，对企业档案业务活动各个环节提出了基本要求。
7.1 &企业档案工作与业务活动
由于档案产生于业务活动，是业务活动的真实记录，因此，档案工作与企业所有的业务活动都有着不可分割的联系，也只有将档案管理与业务管理相结合，二者才能相得益彰。
企业档案工作是企业各项业务和活动的有机组成部分，应纳入企业领导工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制。
企业档案是企业各项业务和活动的记录和生成物，与企业各项业务和活动有着天然的密切联系，同时又服务于企业的各项业务活动，企业在各项业务和活动中做好相关的档案工作，将有利于企业的规范化管理。因此，需要企业档案工作的分管领导将档案管理纳入工作的议事日程郑重考虑和研究，对企业档案工作的发展做出整体规划，并通过协调将档案管理纳人企业各项业务和活动的规章制度及工作流程，纳入企业各部门和有关人员的岗位或经济责任制，以行之有效地保障各项业务和活动记录的形成与管理。这是需要在领导层面解决的问题。
企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。
“三参加”是几十年科技档案工作的经验总结，是一种行之有效的控制措施。产品鉴定、成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动都是相关工作的结论性、阶段性的活动，如果这些活动的文件不能得到及时归档，后补将会是很困难的。企业档案部门或档案人员通过参加这些活动，可以深入了解在这些有关工作和活动中产生哪些需要归档的文件，从而对这些工作和活动的文件完整、系统地归档起到负责把关和维护企业利益的作用。所以，“三参加”应该纳入企业管理制度并认真执行。
&企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目总结应同时做好项目文件归档交接。
“四同时”也是几十年科技档案工作的经验总结，是一种行之有效的在工作全过程中对归档文件进行控制的措施。企业的档案部门与有关管理部门相互配合，共同将“四同时&作为一种企业管理工作流程执行好，可以对企业管理和档案管理起到相辅相成的作用。
7.2 &文件的形成、积累
文件的形成与积累是档案管理的前奏。由于企业的各管理部门和业务部门每天形成大量的各种文件材料，涉及到不同岗位和不同人员，为保证定期归档工作的顺利进行，各部门对本部门形成的文件，要注意做好平时的积累工作。
&文件形成时应使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。
文件经过起草、修改、审核、签发等文件处理过程，以一定的记录方式或载体形式制作成正式文件的程序，叫文件的形成。文件一旦以某种格式被记录下来，并以依附于某种载体的形式生成和发出，文件的内容和记录方式将被视为不可逆转，因此文件形成时的记录载体和记录方式起着固定文件内容和鉴别文件真伪的重要作用，文件形成时质量的高低直接影响档案的质量和保存使用的年限。所以，本条款要求文件形成时应根据文件的类型，特别是对那些重要的、需要永久保存的文件要使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。
& &例如，纸质文件材料不应使用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制，不能使用热敏纸，而应使用字迹、线条和影像的清晰及牢固程度均符合永久或长期保存要求的材质印制。办公自动化系统中形成的电子文件可先逻辑归档，然后要按照《电子文件归档与管理规范》的要求，定期及时地进行物理归档；其他系统中形成的电子文件应使用不可擦除型光盘作为载体进行存储。
&文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目或专项工作档案人员保管。
文件的积累是文件形成后到归档前的一个必要工作环节。由于各单位每天形成大量各类文件材料，涉及到不同的岗位、不同的人员，文件的形成者并非文件的积累者，需要在文件的各个形成部门设置兼职档案人员对本部门形成的文件在形成后随时收集积累和临时保管，以便于部门的预立卷和按归档时间及时归档，保证应归档文件的齐全完整。因此要求文件的形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目或专项工作档案人员保管。
7.3 &文件整理与归档
文件的整理与定期归档是将文件转化为档案的重要工作环节。科学的整理方法、清晰的归档范围、明确的归档时间，是保证案卷质量和档案完整、准确、系统与安全的重要条件。
文件立卷整理应遵循文件形成规律，区分保管期限，保持文件间有机联系。文书、科技、会计、人事等门类文件的整理，应分别符合GB 9705、DA／T 22、GB／T11822、财会字〔1998〕32号、劳力字〔1992〕33号等标准及文件的要求；音像、电子等载体形态文件整理，应分别符合GB／T 11821、DA／T 15、GB／T 18894、DA／T 32等标准的要求。
& &文件的形成有其自身的规律和特点，国家档案局颁布的《归档文件整理规则》
(DA／T 22—2000)明确了归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。文件之间的有机联系主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等几个方面。文件来源方面的联系即以一定的责任者为要素构成联系，整理时尽可能保持这种固有的联系。文件时间方面的联系是文件的形成部门在处理具体工作或进行活动时，都有一定的过程或阶段，从而使文件之间存在自然的时间联系，整理时要保持这种自然的联系。文件内容方面的联系即文件是形成部门在解决特定问题或因特定的事由形成的，这就构成了文件之间在内容上的紧密联系。对一个问题、一件工作、一起案件、一项活动、一次会议、一个项目(如一个科研课题、一个型号的设备或产品、一个基建项目，等等)所形成的文件，在整理时都要注意保持它们之间的联系。文件形式方面的联系即文件的文种或载体等之间的不同类型。文件的形式标志着文件产生时的特定作用，在某种程度上，也反映了文件在来源、时间和文件内容上的联系，在整理时也应适当保持文件形式之间的联系进行整理。
& &区分保管期限。不是所有办理完毕的文件材料都必须归档保存，也不是所有需要归档保存的文件都具有相同的保存价值，而是要依照国家、行业等有关规定和企业的具体需要，结合立档单位的实际情况，区分归档范围内不同文件的价值，划定不同保管期限。在保持文件有机联系的前提下，整理在一个保管单位或一个案卷中文件的保管期限应是相同的。
& &便于保管和利用。这是归档文件整理最基本的原则，也是检验归档文件整理方法实用性的唯一标准。当“文件之间的有机联系”与“保管和利用”发生矛盾时，就不能机械地理解“文件整理应该保持文件之间的有机联系”，而应充分考虑保管和利用上的方便。“便于保管和利用”既是归档文件整理的出发点，也是最终目的。
& &关于各种文件的整理要求，基本都有相关的标准和规范，在进行文件整理时，可按照这些标准和规范的要求进行整理。其中，管理类文件的整理应符合《归档文件整理规则》(DA／T 22—2000)、《文书档案案卷格式》(GB )要求；科技类文件的整理应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB／T ll822--2000)、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA／T 28--2002)；会计类文件的整理应符合《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)的要求；干部职工管理类文件的整理应符合《企业职工档案管理工作规定》(劳力字[1992]33号)的要求；音像文件的整理应符合《照片档案管理规范》(GB／T ll821--1989)、《磁性载体档案管理与保护规范》(DA／T l5—1995)的要求；电子文件的整理应符合《电子文件归档与管理规范》(GB／T l)、《公务电子邮件归档与管理规则》(DA／T 32--2005)的要求。
& &关于企业管理类文件的整理方式可以有两种：一种是以“卷”为单位进行整理；另一种是以“件”为单位进行整理。以“卷”为单位进行整理是传统的立卷方式，就是根据文件的形成规律，将一组有密切关联的文件按照既定的分类方案进行组合。以“卷”为单位整理文件，其基本保管单位是案卷。以“件”为单位进行整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带和录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件作为一件。以件为单位整理的档案，其基本保管单位是件。选择以件为单位整理文件时，其前提条件是基本实现了自动化办公或以使用计算机为主的文件管理。
&文件归档范围
归档范围是指哪些文件应该归档，哪些文件不必归档。归档范围是归档制度最重要的内容，正确划定归档范围是保证归档文件材料齐全、完整、系统的关键。各企业应根据国家(含地方)、行业的有关规定，结合自己的具体实际情况，确定本企业文件材料的归档范围。归档范围应以本单位工作活动为主，突出反映本单位基本职能活动和各项业务工作。外单位的文件不论是上级、下级，还是非隶属关系单位，应以是否与本单位工作有直接关系、本单位是否需要办理、本单位日后是否查考利用为文件归档的出发点。既不可搞“有文必档”，不管文件的价值和来源，凡是文件都归档；也不能将有价值、属于归档范围内的文件遗漏掉。
.1 &企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都应纳入归档范围。国有企业文件归档范围应符合档发〔2004〕4号文件要求。
一个企业的档案应该能够反映这个企业各个阶段和各项重要活动的全貌。通常情况下，我们所说的企业档案是指企业在生产、经营、管理等活动中形成的档案，这些档案固然重要，但企业在筹备、建设等前期工作中形成的档案仍然是不可忽视的。特别是前期筹建中会形成很多涉及企业权益方面的文件，比如国家有关部门对企业筹建中土地使用等若干问题的批准文件、建设过程中的质量保证和验收结论文件等等，无数实践证明这些文件在若干年后的企业变化和社会变化中仍然会有很重要的凭证和依据作用。然而很多企业在筹建初期，由于组织架构还不完全、参与人员很有限、要做的工作又很多、管理制度建设没能及时跟上等等原因，致使初期形成的重要文件有很多都没能得到安全保存，当若干年后有情况发生时就会造成不必要的损失，有些甚至是惨重的损失。因此，企业应该建立较强的档案意识，从企业筹备初期，就要注重收集保存有关文件，在建立管理制度时将企业在各