文章应在占有材料的基础上提炼深刻、鲜明、正确的主题。机关实用文体表现主题的方法要求是:直接阐述、单一集中、“以意役法”、片言居要、善用标题。

       材料是写作的基础，材料是说明观点和主张、表现主题的支柱。积累与占有材料的途径主要有:亲自的观察体验，调查采访，从既有文献资料中采集。积累和占有材料的基本要求就是“多多益善”。

       选取材料的要求:围绕主题选取材料，选取具有典型性的材料，选取全面真实、高度准确的材料，选取新颖、生动的材料。

1.结构安排的主要环节

       结构是文章表现形式要素之一，是指文章内部的组织和构造，也即安排和组织材料的方式。写文章必须讲究结构，只有按主题的需要，对材料加以精心组织、妥帖安排，文章才能条理清楚、层次明晰、主题鲜明，才能使文章发挥应有的效用。

       结构安排的主要环节包括:选择角度、设置线索、安排层次、划分段落、设计开头与结尾、处理过渡和照应等。

2.结构安排的注意事项

       结构安排的注意事项包括:正确反映客观事物发展的规律和内在联系;服从和服务于表现主题的需要;适应不同文体的特点;文章的结构应达到严谨、自然、完整、统一的要求。

     叙述就是对人物、事件和环境所作的概括性的交代和表述，分为顺叙、倒叙、插叙等数种。

按照事件发生、发展的先后顺序来进行叙述。此外，按照提出问题、分析问题、解决问题和按照事物发展的因果关系等逻辑顺序来叙述，也属于顺叙。

        机关实用文体大都采用这种方法叙事、交代人物、述说原委或列举事实。

       是指一种把事件的结局或问题的结论放在前面叙述，然后再按照顺序或其他叙述方式进行述说的方法。

行政公文和通用公文的某些文种，如事故通报、调查报告等，有时会采用倒叙。

        是在顺序过程中，根据写作的需要暂时中断原来的叙述脉络，插入与原叙述有关的另一些内容，即追忆过去或补充说明有关内容，插入的叙述完结后，再按原来的脉络继续叙述。

公文对插叙运用得很少。

所谓描写，就是对人物、事件、环境所做的具体刻画和生动描绘。描写的作用主要是描绘的事物显得形象、生动、逼真。描写常常同叙述结合使用。

        根据描写对象的不同，描写可以分为人物描写、环境描写;根据描写角度的差异，则可以分为正面描写、侧面描写;根据描写手法的不同，又可以分作细描、白描。

        机关实用文体写作中尤其应对此保持警惕，正是由于要突出表现主题的需要，一些具体的实用文体，特别是公文，甚至基本上不使用描写这种表达方式。

         议论就是写作者对客观事物进行分析和评论，以直接表明观点和态度。议论的要素构成:论点、论据和论证过程。议论要论点正确、鲜明，论据确凿能有力地证明论点，论证要做到周至、严密、无懈可击。论证分为立论与驳论两大类。其方法常用的有:例证法、喻证法、类比法、对比法、反驳法、归谬法。

就是用典型的事实作为论据来证明论点的方法，也就是常说的“摆事实”。人们说“事实胜于雄辩”，可见这种方法是最具说服力的论证方法。

就是运用比喻说明道理、引出论点的方法。这种论证方法如果运用得恰当，可以收到深入浅出、形象生动的效果。

即根据已知事物的某种特点，证明类似的另一种事物也会有某种特点。论证过程是相同特点的推论。

运用此法重在尽量抓住事物的相似点，相似点越多，推出的道理就会越有说服力。

就是将两种截然相反或有差异的事物进行比较。可分两种情况:一种是横比，一种是纵比。

就是通过否定对方的观点和看法，来阐明自己的理由和论点的驳论方法。驳斥的对象可以是对方论点，也可以是对方的论据。

即由反面论点引出错误结论来说明道理的方法，就是先假设对方的错误论断是“正确”的，然后从对方的论断中导出一个荒谬的结论来，从而证明对方的论断不能成立，以驳倒对方论点的一种论证方法口

说明就是写作者对客观事物的性质、状态、特征、成因、构造、功能、用途所进行的介绍解说和阐释。说明是机关实用文体写作常用的基本表达方式，具体形式有:概说、界说、解说。

即对客观事物所进行的总体性的、概括性的介绍解说。其特点是只针对一般的总体的情况，文字简约、概括性很强;表达时大都需遵循稳定的次序。

即给事物所下的定义，也就是针对事物最本质的属性和特征作出判断性的说明。界说要注意抓住一事物区别于它事物的本质属性，掌握正确界定事物的逻辑原则与方法。

即对事物的解释性的详尽说明，大都用于对概说与界说的具体化和补充、注解、阐释。解说时常需要对较复杂事物进行分类说明。解说时，可以使用举例、打比方、做比较、列数字、列表、制图等多种具体手段。

三、语言运用的基本要求

语言运用的基本要求包括:语言是文章第一要素。撰写文章要求语言合体、得体;准确、顺达;简洁、明快;清晰、和谐;生动、有力。

就是文章的语言要合乎特定文体的要求，要合乎特定社会语言环境的需要，要合乎作者在特定社会关系中的地位。

即文章的语言表达要确切、符合实际，语意应分明确定、界限清楚、褒贬得当、轻重适度、不错不漏，能真切地表达作者想要表达的内容，准确无误地传达作者的意图;其中涉及的时间、地点、人员、范围、性质、程度等必须明确，解释要具有唯一性;态度上，赞同、反对、肯定、否定，必须鲜明，不能含糊其辞。要文通理顺，合乎语法规则和逻辑规则。

具体要求是:用词得当;语句要成分完整、搭配得当、语序妥帖、结构合理、含义明确、合乎情理，句式合理并力争达到最佳表达效果。

即文章的语言要简明扼要、精当不繁，忌冗长空泛，同时又不苟简，要服从写作目的和表现主题的需要，当详则详，当略则略，做到简与明高度协调统一。

要真正做到使文章的语言既简又明，首先要对事物有深刻透彻的认识，同时也应注意掌握一些技巧，力避烦冗现象，特别应注意克服“多余”“重复”等语病。

所谓清晰，是指语言表达要条理清晰，应能把握主次，辨明因果，从表达目的出发，安排句序、段次;语句之间、段落之间都要体现出合理、严谨的逻辑关系，力求将意义传达到最佳。

所谓和谐，是指文章的理、据相谐。理，是观点、意见;据，是材料、实际情况。后者是对前者的支撑，二者要有必然的、内在的联系。“理”之正确与“据”之充实，互为表里，相辅相成。

就是说文章的语言要有文采，要有声有色，鲜明具体，有新鲜感，有感人的力量，能获得最佳的表达效果，以使文章的内容最大限度地影响读者，实现文章的效用。

语言生动，首先要求的是材料的新鲜，见解的独到。生动的语言形式同新颖的思想内容是一致的，语言的创新常常就是内容的出新。缺乏这个基础，语言是生动不起来的。其次，还必须注意语言形式。

一、记叙文的特点与结构模式

记叙文是以叙述、描写为主要表达方式，以记人、叙事、写景、状物为基本职能，对社会生活中的人、事、景物的状态及其变化发展进行叙述和描写的文章样式。常见的散文、报告文学、消息、海报、通讯、特写、游记、人物传记、回忆录，以及一部分书信、日记、情况报告、调查报告、人物事迹材料等都可归入记叙文之列。

其特点有四个:(1)全面真实，没有虚构。(2)要素全面，选材典型。(3)以叙述、描写为主要表达方式。(4)语言生动活泼，富于表现力。

记叙文一般都是由开头、主体、结尾三部分组成。

(1)开头――事件或行为、情感的发端。

(2)主体――事件或行为、情感的发展。

(3)结尾――事件或行为、情感的结果与启迪。

二、议论文的特点与结构模式

议论文是以议论为主要表达方式，通过摆事实、讲道理、辨是非确定某种观点的正确与谬误，树立或否定某种主张的文章样式。常见的科学论文、杂文、文艺评论、政论文(有关政治问题的讲话、会议报告、发言、宣言、声明、社论、演讲词〉等都属于议论文体。其特点是:(1)直接表达作者的思想观点。(2)以议论为主要表达方式，辅以说明、叙述等。(3)内容重在说理，坚持摆事实，讲道理，以理服人。(4)其构成要素包括论点、论据和论证过程三个方面。(5)语言要讲求准确、简练、逻辑性强。

议论文以确定或反驳一种论点的方式实现其写作目的，它所表现的是一个合乎逻辑的推理过程，其篇章结构模式一般为:

这部分内容用于提出一个令人关注的问题或指明形成这一问题的情境，具体内容可以是其中的一项或几项。

①直接提出问题或阐述观点;

②指明讨论问题的目的、意义、原因;

③从对有关背景材料的介绍说明中引出论题;④概述全文轮廓，提出中心论点等。

这部分内容是对问题作合乎逻辑的推论分析，对论点提供足够的支持，其具体内容可以是其中的一项或几项。

①紧扣论题对材料和问题进行分门别类的具体分析，以推理或引证的方式澄清论点;

②以中心论点为核心，从不同角度提出问题形成的各个分论点，每个分论点从一个方面说明总论点;

③对问题或材料作纵向递进式剖析，推出各个分论点逐层向总论点靠拢等。

这部分内容是对论点进行概括或适当的引申，具体内容可为下面的一项或几项。

①归纳并进一步阐明论点;

②从结论中引出可预见的新问题;

③指明结论的理论或实践方面的价值;

④指明确立正确认识后解决问题的方法途径(主要适用政论文)等。

三、说明文的特点与结构模式及写作方法

说明文的特点:解说性强;具有知识性、信息性;客观性强;语言更重通俗、简明、平实。

说明文体的一般结构模式:开头――概说;主体――分说;结尾――总说。

与记叙文相比较，说明文的写作更需冷静、科学、客观，无需有个人的感情流露，而记叙文则渗透着作者个人的立场观点和思想情趣。在表达方式的运用上，说明文以说明为主并辅之以描写和议论，它也与记叙文以叙述、描写为主辅之以其他，追求文章的迂回曲折，富于文采有所不同。写作目的方面，说明文在于给人以知识和信息，帮助人们准确认识客观事物，记叙文则在于通过对客观事物及其发展变化的叙述与描绘，再现人物和事件，以此来感染人，启发人，给人以美的享受。

与议论文相比较，说明文首先在写作目的上与议论文不同，议论文在于宣传一个观点，阐明一个道理，争取人们接受这些道理并自觉体现在行动上，这与说明文给人以知识和信息，帮助人们认识事物的目的和出发点是有区别的。在写作态度方面，说明文着重对客观事物、事理进行准确、客观、冷静地介绍解释，甚至不需要确立论点，也不需写作者个人的思想倾向，议论文的思想倾向性则极为鲜明，带有较强的主观性。

公文是国家机构及其他社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的文件。

1.由法定作者制作。公文的法定作者是指依法成立并能以自己名义行使职权和承担义务的国家机构与其他社会组织(以下统称为机关）。

2.具有法定的现实执行效用。公文的信息对受文单位有强制性的影响。如在规定的时间、范围之内，强制执行、强制阅读、强制复文。

3.具有规范的体式。国家有关机构以法规、标准等形式对公文的文体、结构及格式都做了统一的规范，为了维护公文的权威性、准确性，公文的制发者必须遵循这些规范。

4.履行法定的程序。公文有执行效用，为了保证有效性，国家有关机构规定了各种公文的生成程序，公文的制发者必须履行这些程序。

公文能够穿越时间与空间的限制，有效地传递公务活动所需要的信息，是机关在公务活动中行使职权的重要工具。公文的这一功能，表现在以下6个方面:

1.公文是党和国家领导机关用于发布各项方针政策、指令的基本工具，在公务活动中发挥领导、指导作用，是加强集中领导、维护政令统一、保证工作步伐整齐一致的有效形式。

2.公文是下级机关请示、汇报工作，反映情况，使下情上达，沟通纵向联系的基本手段，有利于上级机关对发生的问题进行及时处理，同时为领导机关决策提供依据。

3.公文是发布行政法规的基本形式，对国家行政管理与维护社会主义精神文明、物质文明建设起着规范作用，使国家的管理活动有法可依，有章可循。

4.公文是各机关之间交流信息、商洽事务、协调配合工作，进行横向联系的纽带。它比其他信息沟通形式具有更强的准确性、权威性，因而比其他信息记录更具有权威性。

5.公文是宣传教育干部、群众的好教材。它有较强的理论性、政策性，在各项工作中起着阐述道理，提高觉悟及认识水平的作用。

6.公文是社会活动的真实记录，记载了公务活动的状态、过程，证明作者的合法身份，有重要的凭证作用。

的特点与功能，是它区别于其他信息记录形式的明显特征。

依据不同的标准，公文通常可分为:

1.通用公文与专用公文。根据形成和作用的公务活动领域(即通常所说的按公文形成和使用范围)划分，通用公文是各类各级机关、团体、企事业单位都使用的文件，如请示、报告、函等，专用公文是在一定专业机关、部门和业务范围专门使用的文件，如外交文件、司法文件、会议文件、军事文件等。

2.对外公开文件、限国内公开文件、内部使用文件、秘密文件、机密文件、绝密文件。这是根据文件内容所涉及的国家秘密程度划分的。对外公开文件，内容不涉及国家秘密，可以直接对国内外公开发布。限国内公开文件，内容虽不涉及国家秘密，但其内容不宜或不必向国外公布。内部使用文件，内容不涉及国家秘密，但不宜对社会公开，只有在本系统或本机关内部使用。秘密文件，其内容含有一般的国家秘密，泄露会使国家安全、利益遭受损害。机密文件，是指含有重要的国家秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害。绝密文件，是指内容含最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全、利益遭受特别严重的损害。

3.上行文、平行文、下行文;公文制发机关根据行文方向而划分的。上行文，指向有隶属关系的上级领导、指导机关报送的公文;平行文，是指向同一组织系统的同级机关或非同一组织系统的任何机关发送的公文;下行文，向所属被领导、指导的下级机关发送的公文。

4.规范性文件、领导指导性文件、公布性文件、陈述呈请性文件、商洽性文件、证明性文件。是根据内容的性质所划分的。规范性文件指强制性推行的，用以规定行为规范的法规、规章等;领导指导性文件是指领导机关制发的用于颁布方针政策、法规规章，指导、布置工作，阐明领导指导原则的文件;公布性文件是指直接向国内外公开发布的文件;陈述呈请性文件指用于汇报工作，陈述情况，提出建议，请求指示或请求批准的文件;商洽性文件是指探讨、协商一般事项的文件:证明性文件是指对某组织或个人的使用、身份、经历或某事件提供证据和对有关各方面权力、义务、责任作出规定的文件。

5.平件、急件、特急件。是依据对处理时限的要求划分的。平件是指没有特殊时间要求，按常规处理的文件。急件是指因为内容重要、紧急而需要优先传递处理的文件。特急件是指内容非常重要并特别紧急，需立即优先迅速传递处理的文件。

6.收文、发文。机关内部根据文件来源划分的。收文指本机关收到的来自外部的文件。发文是指本机关制作发往外部的文件，本机关制成只供内部使用的也称发文。

文种，也叫做公文名称，是用来表明公文的性质、适用范围、作者职能权限及制发公文目的要求的。在公文中正确标明文种，不但为公文撰写、处理提供便利，而且有利于维护公文的权威性及有效性。

行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

行政机关的公文种类主要有:

适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。

适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

适用于公布有关方面应当遵守或者周知的事项。

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

适用于向上级机关请求指示、批准。

适用于答复下级机关请示事项。

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

党的机关公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。

党的机关公文种类主要有:

用于经会议讨论通过的重要决策事项。

用于对重要事项做出决策和安排。

用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。

用于对重要问题提出见解和处理办法。

用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。

用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、沟通重要情况。

用于公开发布重要决定或者重大事件。

用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问。

用于向上级机关请求指示、批准。

用于答复下级机关的请示。

用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。

用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准。

用于记载会议主要精神和议定事项。

文体即文章的体裁。公文的文体是以叙述、说明、议论三种表达方式兼用的特殊应用文体。因此，公文首先必须具有应用文的属性:直接应用性、全面真实性、结构格式的规范性。能对解决某一现实事务具有明显的直接应用价值，公文要求反映具体事务时必须全面真实，不允许虚构夸张。其次，公文要求使用现代书面语言，不得采用古文形式表达。由于行文目的的不同，叙述、说明、议论在不同的文种中使用各有侧重。

公文的结构指公文的组织构造，具有规范性。国家有关机构对公文的基本构成作了规范性要求，基本组成部分为一切公文所必备，其他组成部分可视具体情况决定取舍。

公文的基本组成部分有:标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。

公文的其他组成部分有:文头、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、主送机关、附件及其标记、抄送机关、注释、印发说明等。

标题。一件公文用以与其他公文相区别的名称，其主要作用是:概括揭示为受文者关注的几方面内容;为查找利用与管理公文提供一个检索标识。

正文。公文的主体部分。用于系统表达使受文者对特定事物获得明确认识所需要的信息。

作者。制发公文并对其负全责的机关的全称或规范简称。其作用是表明公文的责任者和法定权威性，间接表明公文的空间效力范围(即对哪一家特定地区或单位有法定效用)。

日期。公文形成的具体时间，通常以领导者签发的时间为准，联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准，特殊情况下以会议通过的时间、印发时间、批准时间作为公文形成的时间，除在正文中明确规定生效执行日期的公文之外，公文的形成日期即公文时间效力范围的起点，因此，日期也具有表明公文有效性的作用。

印章或签署。印章实际上是指作为机关权力象征的印信在公文上留下的印记;签署则是指签发公文的领导人亲笔在正式发出的公文上所签署的姓名。印章或签署均为证实公文作者合法性、真实性及公文效力的标志。

主题词。用以揭示公文基本内容并经过规范化处理的名词术语。其作用是与标题等相配合进一步简要而准确地揭示公文内容;为主题检索法的运用提供检索标识，为计算机等现代信息手段处理与管理公文和档案奠定基础。

文头。用于强调公文责任归属和权威性的标记。一般由作者全称或规范简称后加“文件”二字构成。其作用是强调公文责任归属者，唤起受文者对公文权威性的警觉，表明此件是郑重的正式公文，向受文者提示内容的重要性;表明文件性质或发送范围，通常以不同字体字号、颜色、全称或简称等形式表示这些方面的区别。

发文字号。由作者对其所制发的公文依次编排的顺序代码。其作用在于为检索和引用文件提供专指性较强的代号;为统计和管理公文提供依据。

签发人。代表机关核准并签发发文稿的领导人的姓名。在上行文中必须有此项目。其作用是表明公文的具体责任者，督导各级领导者认真严肃地履行职责，强化公文质量。

保密等级。公文涉密程度标志。其作用是表明公文涉及秘密的程度与保密要求，唤起受文者警觉，提示其注意分别采取不同措施，确保秘密公文的安全。

紧急程度。表明公文送达和办理时间要求的标志。其作用是维护公文时效，避免延误。

主送机关。对所收受公文负实际办理、答复责任的机关的全称、规范简称或统称。其作用是概括表明公文效力所及的空间范围和机构、人员范围。

附件及其标记。附件指附属守公文正件的其他材料。如无专门说明，其效用与主件相同。在公文正件上要作出附件标记，即注明附件标题、件数、份数等。 

抄送机关。对所收受公文一般毋需承担直接办理、答复责任，而只需了解公文内容的机关的全称、规范简称或统称。其作用是与有关方面沟通情况，以便于取得了解、理解、支持和配合。

注释。对正文中有关名词术语及有关事项的注解、说明。

印发说明。对公文印制发出情况的介绍。

1.公文格式规范化的含义及作用

公文的格式，指公文的数据构成与对各数据项目的编制。公文格式具有相对稳定性和规范性的特点。公文格式规范化，就是将公文按照一定的目的、用途、要求以及规定的文字表述方法统一设计文件，使公文实现标准化，公文格式化的作用体现在以下两个方面:一是有利于信息传递和文件管理;二是有利于提高机关工作效率和质量，要提高机关工作效率和工作质量，就要搞办公自动化，采用现代化计算机技术和自动化办公设备，摘办公自动化，首要解决的问题是要有相应的标准，只有标准化，才能加速信息交流，实现信息资源共享，提高工作效率，从而提高经济效益和社会效益。所有公文必须具备指定的基本数据项目:发文机关、标题、正文、印章或签署、成文日期。除此，还具有可供选择使用的数据项目，选择项目可根据需要决定取舍;第二，对公文各数据项目的编排必须遵循国家的有关规定;第三，在确保公文结构完整的同时，相同文种的公文，其数据构成应保持大体一致。

(1)文头。在印刷本上，文头位于公文首页上端，约占图文区面积的1/3，以大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色(一般为红色，但也可根据需要用其他颜色)印制，居中排一行。联合行文的公文，一个作者占一行，主办单位排列在前。

(2)发文机关。用于表明公文的责任者，展示公文的法定权威性。标识发文机关有两种形式:一是由发文机关的全称规范化简称加“文件”二字构成。这种形式又称版头、文头，采用大号黑变体字或初号宋体字在公文首页上端套红标识。一是于公文落款处标明发文机关的全称或规范化简称，以领导人名义制发的公文，须标明领导人职务。这种形式又称署名。

几个机关联合行文时，应将主办机关排列在前。

(3)标题。指标明某一公文主要内容的概括性名称。一般由发文机关名称、事由与文种三部分构成。标题用于揭示公文主要内容与行文目的，便于对公文的阅读与处理。因此，要求准确、简明。标题中除法规、规章的名称加注书名号外，一般不用标点符号。引用被转发公文的标题时，如果该公文不是法规、规章，也不应加书名号。公文标题的位置在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行届中排布，要做到词义完整，排列对称，间距恰当。

(4)正文，用于阐述公文内容，表达发文意图，使受文者对公文所表达的信息获得具体、明确认识。正文，是公文的主体部分，一般要求“一文一事”，一般在主送机关以下，成文日期之上。正文常用3号仿宋体印制。

(5)印章或签署。印章，指作为机关权力象征的图章。签署，指签发公文的领导人在公文正本的落款处签注姓名(或代以签名章)。在公文上盖印或签署，用以证实公文，除会议纪要外，均需加盖印章。联合上报的非法规性公文，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关均应加盖印章。盖印，应端正、清晰，做到上不压正文，下要骑年盖月。签署位于正本的末页，先排出机关名称、签署者职务，后空两格后请领导者签注姓名。

(6)成文日期。指形成公文的确切日期。用于表明公文开始发挥效用的时间。确定成文日期以领导人签发的日期为准;联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。标注成文日期要求用汉字写全具体的年、月、日。

2.公文制发者根据文种、行文目的、阅读对象以及版面编排的需要而特别填制的项目

(1)发文字号。由机关代字、发文年号、发文顺序号组成。成文年号位于中间，以六角括号括入。发文字号，又称发文编号，用于为检索和引用公文提供指性代号。如国务院2005年第一件发文即标作:“国发〔2005〕1号”。联合行文时，只标注主办单位的发文字号。在印制本上，发文字号位于公文首页文头以下，居中;如有签发人时，应居左，两者排一行。常采用3号或4号仿宋体印刷。发文字号下应居中印一条细实线。

(2)签发人。指示发文字号右侧标注签发公文的领导人姓名，用于上行文。其作用在于表明机关发文的具体责任者，督导各级领导者认真履行职责，提高公文质量，并为直接联系与查询有关事宜提供方便。常用与发文字号相同的字体字号印制。

(3)主送机关。即收受公文并对公文负主办或答复责任的机关全称、规范化简称或统称。于标题之下靠左顶格标注，结尾用冒号。其作用在于表明公文的空间效力范围，明确对公文负法定办理或答复责任的机关。如主送机关不是一个时，应按其性质、级别的轻重高低以及有关规定或惯例依次排列，同性质或同级的机关名称之间用顿号，不同性质或不同级别的机关之间用逗号。常用3号或4号仿宋体字印刷。

(4)附件。指在正文左下方作出的附件标注，用以注明附件的序号、标题，适用于具有附件的公文。在正文下空1行左空2个字的位置标出“附：”字样，再分别标出附件序号(只有一件时不标)、标题、份数，每件一行，字体字号与正文相同。

(5)附注。指对公文中某些内容或有关事项的注解与说明，其作用在于简化公文正义，便于阅读与理解。标注于主题词上方。

(6)主题词。是用于揭示公文主要内容并经规范化处理的词与词组，用于为按主题检索公文提供检索标识，为以现代信息处理手段处理和管理公文奠定基础。上报的公文，应当按照上级机关的要求标注主题词

 (7)抄送机关。指收受公文需了解公文内容而不需承担主办或答复责任的机关全称、规范化简称或统称，标注抄送机关的目的在于明确公文的发送范围，使有关机关了解公文的内容，以便在必要时给予配合。

 (8)印发说明。又称版记，用于标识公文印发部门名称，印发日期与印发数量等。其目的在于明确公文印制质量、时间的责任归属并便于受文者与公文印发部门直接联系。

位于抄送栏以下公文末页最下端，在图文区与下自边(地脚)交界处划一条与抄送栏细实线等长并平行的细实线，形成“印发说明栏”。在栏中左边标注承印这份公文的部门，一般是“……(印发机关名称)办公厅(室)”，右边标注“某年某月某日印发”，用与正文相同的字体字号的文字印刷，印发日期一般写送往印刷厂(文印室)的日期。在印发说明栏底线下的右侧，用小于正文字号的5号或小5号仿宋体印上“共印XX份”。

(9)份号。指对依据同一文稿印制的若干份分文顺次编制的顺序代码。适用于机密、绝密公文。

(10)保密等级。即表明公文保密等级的标号。于公文上方分别用汉字标明“绝密”、“机密”、“秘密”，必要时还应注明保密期限(如“机密食5年”)。

  (11)紧急程度。即表明对公文送达和办理时限要求的标识符号。适用于“特急”、“急”公文。在印制本上，紧急程度位于保密等级的下一行，字体字号与保密等级相同。

(12)注释。指对标题的注解或说明，用于注明法规、规章或其他经会议讨论通过公文产生的法定程序与时间。一般用圆括号标注于标题上方。常用小于正文的4号或小4号仿宋体字印刷。

公文用纸幅面尺寸与区域划分。公文用纸幅面尺寸一般采用国际标准A4型(长297毫米、宽210毫米)，左侧装订，张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。公文用纸划分为图文区与白边区。

文字符号的书写与排版。公文的文字符号从左至右横写横排。少数民族文字按其习惯、排版。在民族自治地方，可并用汉字和通用的少数民族文字。

主要数据编排的次序为:发文机关、份号、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明(标记)、署名、印章(签署)、成文日期、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间。

在公文形成过程中，将有各种文稿、文本产生，它们在内容、外观形式以及效用方面均有很大区别。

1.草稿。公文的原始文稿，包括有讨论稿、送审稿、征求意见稿、草稿、修改稿等多种形式、是草拟成文的未定稿均供讨论、征求意见和修改审核使用，不具备正式公文的效用。

草稿的外观特点是没有生效标志(如签发、用印等);文面上常见“讨论稿”、“征求意见稿”、“送审稿”、“草案”、“初稿”、“二稿”、“三稿”等稿本标记。标记大都位于标题下方或右侧加括号。

2.定稿。又称原稿，是已经履行法定生效程序的最后完成稿，即业经机关领导人审核并签发，正式会议讨论通过或经上级机关审核批准的文稿。具备正式公文的法定效用，是制作公文正本的标准依据。

3.正本。根据定稿印制是供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式规范并具备各种生效标志。

4.副本。再现正本内容及全部或部分外形特征的公文复制本或正本的复份。备存查，知照使用。与正本在内容上并无区别，只是作用不同。

5.试行本。法规文件正本的一种特殊形式，在试验推行期间具有法定效用。试行本主要适用于发文机关认为公文内容待一段时间的实践检验后可能将予修订的情况下。试行本的外形特征主要是在公文标题中加注稿本标记，一般是在文种后用括号注明“试行”字样。

6.暂行本。法规文件正本的一种特殊形式，在暂行实行期间具有法定效用。这类公文在标题的文种前有―“暂行”两字，如《×市鼓励外商在××工业开发区投资若干政策暂行规定》。

7.修订本。对已经发布生效的文件，在实行一定时期以后进行修改订正再行发布时使用的文本。修订本具有法定效用。修订本的外形特征除与其他正本相同之外，需要作出稿本标记，可在标题结尾处标作“(修订本)”，也可在标题下做题注，在圆括号内注明“某年某月修订”。

8.不同文字稿本。同一公文在形成过程中，需要两种或两种以上文字撰制时，不同文字所形成的内容相同的文稿或文本在效用上相同。

公文是一种特殊的文章，写作过程中除要遵循文章写作通则外，还必须遵循一些特殊要求。

一、符合党和国家的路线、方针政策和法律、法规以及有关规定，具有合法性

(1)公文的内容必须符合党的基本路线和国家的宪法与法律，因为，它们是我们制定的一切宏观与微观决策的总依据和指导纲领。

(2)要符合本系统、本机关主管业务方面的方针政策和有关法规、规章。因为它们是制定本机关一切决策的直接依据，如果在公文中提出新的政策，应当加以说明。由于公文内容还要受其他多方面方针政策、法规、规章的指导与制约，所以还要加强横向联系，了解同层次有关系统、机关的重要决策并与之保持一致，以便在工作中相互协调与配合，避免相抵触。

二、实事求是、讲究实效

公文的制发必须符合客观实际，遵循客观规律，切合实际需要，讲求实效。

(1)公文写作有明确的目的性与针对性，从实际出发，反对形式主义与文牍主义。

(2)公文的内容务求符合实际，反映客观事物的本来面貌，提出切实可行的工作原则、方法，使公文具有真实性与可行性。

(3)公文写作必须及时迅速，以尽快地实现公文的效用。

三、主题明确、结构完整、格式规范

主题是作者通过公文表达的意图与主张，公文要求集中、鲜明、直接地表述主题。要一文一事，中心明确，令人一目了然。应围绕主题，合理安排正文结构，做到层次清晰，条理分明，紧凑有序，过渡自然。应当具备的组成部分一定要准确齐备，格式务必庄重规范，符合国家统一规定。

四、用语庄重严谨、简明通顺、平实得体

公文的语言表述，必须符合公文的性质、适用范围与行文目的以及作者的职权地位。要求:

(1)庄重严谨。庄重，指用语端庄持重，格调严肃，用以维护公文的权威性与有效性。严谨，指用语周密确切，无虚假错漏，语意明确，不出歧义，是非界限清楚，褒贬得当，符合实际，用以维护公文的准确性。

(2)简明通顺。简明，指用词精炼不繁，以简洁、明确的文字表述出丰富的内容，做到“言简意赅”。简洁明了地表述发文意图，以获得准确、快捷的办事效果。尽量选用概括性词语。利用附件压缩公文正文的篇幅，用图表简化文字表述。要字斟句酌，反复修改，使文字简洁凝练。通顺，即文字流利畅达，没有语病。

(3)平实得体。平实指语言平和，朴实自然，通俗易懂，直接、鲜明地表达作者意图。得体，指公文语言必须符合作者的职权范围、行文目的与特定的文种表达需要，恰当选择用语。上行文用语要尊重，使用敬语;平行文，使用谦词，创造良好的协商、合作氛围;下行文要用语郑重、准确，可适当地使用一些命令、告诫性词语:面向人民大众的公布性文章，强调通俗明白。

行文规则是控制公文行文对象、方向和方式等方面的有关规定。正如城市的交通管理规则一样，有效地规范着各种社会组织之间公文的有序运行，确保公文现行执行效用的顺利实现。

一、遵守行文规则的客观必要性

为确保公文迅速、准确地传递，避免行文紊乱，防止公文“旅行”，国家有关部门制定了控制行文数量及行文方向、行文方式的有关规定，这就是行文规则。

遵守行文规则的客观必要性:第一，加强对文件传递过程的控制，使文件的行文方向正确，传递速度合理，保证文件准确、快捷地到达目的地;第二，使机关之间相互行文有法可依、有规可循，以维护正常的行文秩序，防止行文紊乱;第三，加强对文件数量的控制，精简公文，简化手续，以提高机关行政管理的效率。

二、行文规则的基本内容

(1)根据机关之间的工作关系行文。各机关的组织系统、归属、职权范围，决定机关之间的工作关系，主要有4种类型，即同一组织系统中的上、下级机关间的领导与被领导的隶属关系;同一专业系统中上级主管业务部门与下级主管业务部门之间的指导与被指导关系;同一组织系统中同级机关之间的平行关系;非同一系统任何机关间的不相隶属关系。机关之间的工作关系决定公文传递方向，处于领导、指导地位的上级机关向被领导、指导的下级机关主送下行文;被领导、指导的下级机关应向上级领导、指导机关主送上行文;具有平行关系或不相隶属关系的机关之间相互主送平行文。

(2)选择适宜的行文方式，一般不得越级行文。行文方式是指机关之间公文传递的形式，分逐级行文、多级行文、越级行文和直接行文等多种。机关对外发文，应考虑需要和可能的条件，选择适宜的行文方式。

逐级行文。为了维护正常的领导关系，有隶属关系或业务指导关系的机关之间应基本采取逐级行文的方式，按逐级上报或下发文件，即只对直属上一级机关或下一级机关制发公文，如果需要，再由上一级或下一级机关转发。

多级行文。为加快公文传递，在必要时可采取同时向若干层级的上级机关或下级机关制发公文，包括直达基层组织和向人民群众公布。

越级行文。为了维护组织或专业系统中的合理分工和正常的工作秩序，防止工作上的脱节、被动或抵触，一般情况下避免越级行文。

直接行文。同级或其他不相隶属的机关之间相互行文时采用。行文不受系统归属与级别层次的制约。

三、正确选择主送机关与抄送机关

(1)正确选择主送机关。除普发性公文外，一件公文通常只选择一个主送机关，防止由于多头主送而贻误处理。除领导直接交办的事项外，一般不应将公文直接报送领导个人。

(2)正确选择抄送机关。属下列情况的，在向主送机关发文时，应同时抄送:一是对下级机关的重要发文应同时抄报直接上级机关;二是受双重领导的机关向上级机关请示，应明确主送机关和抄送机关，由主送机关答复;三是上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应抄送另一个上级机关;四是公文内容涉及有关机关的职权范围，需要取得配合时应向其抄送。如属下列情况，则不得抄送:一是请示在上报同时，不得向下级机关抄送;二是接受抄送的机关不得再向其他机关抄送;三是与公文办理无关的机关不得抄送。

四、坚持“党政分开”的原则

行政机关不得向党的组织发布指令性公文，也不得以行政机关名义向党的组织报告工作、请示事项。党政机关应在各自的系统内制发文件，应尽量减少联合发文。

五、联合发文时，作者应是“同级机关”

同级政府之间、政府各部门之间，上级政府部门与下一级政府之间，政府及其部门与同级党委、军队机关及其部门;政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位可以联合发文。

联合发文是以两个或两个以上的名义行文，联合行文的机关级别层次必须相同或相近。

六、行文前必须对有关问题协商一致

为维护政令一致，凡下行公文的内容涉及其他机关的职权范围时，必须就有关问题协商一致，否则不得以自己的意见各自向下行文。

七、严格控制公文数量，简化行文手续

机关行文必须注重实效，坚持少而精的原则，可发可不发的坚决不发;必须印发的要控制数量与范围。

简化行文手续，上下级各业务主管部门应尽量对口行文。经批准在报刊上全文发布的行政法规与规章可不再行文。发文机关应印制少量文本，供存档备查。

公文语言的主要特点是:庄重、准确、朴实、精练、严谨、规范。

庄重――指语言端庄，格调郑重严肃。

准确――指语言真实确切，无虚假错漏，褒贬得当，语意明确，符合实际。

朴实――指语言平直自然，是非清楚，明白流畅，通俗易懂。

精练――指语言简明扼要，精当不繁，服从行文目的及表现主题的需要，当详则详，当略则略。

严谨――指语言含义确切，文句严谨，细致周密，分寸得当，忌模糊含混、语意多歧。

规范――指语句不仅合乎语法及逻辑原则，而且要合乎公务活动的特殊规范性要求。

在语词方面，用规范的现代书面语言，不用口语词、方言词、土俗语及生造语词等。公文除了以双音节词为主外，还常用一些单音节词、多音节的公文专用词和介宾词组、“的”字结构等。在语句方面，句子含义完整确切，具有较强的独立性，关键句脱离上下文不生歧义;过渡句少;一般都有表达公文主题的主题句;句子带有较多的限定性修饰词:泛指性无主句较多;“是……的……”形式的判断句较多，用以表达作者的见解、态度和解释。

公文的表达特点是议论、说明、叙述三种形式兼用，不同文种有不同的侧重。有较强的规范性，对同类对象使用的表达方式、式样、语句都相对固定;用现代汉语的书面形式作符号系统。

在修辞方面，追求准确鲜明，质朴平匀、精练顺达，反对含糊暧昧，繁冗堆砌，重内在美;修辞以消极修辞为主，重在选词炼句，慎用修辞格。

把握公文词语特点，根据行文目的及语言环境的需要，选取最贴切的词语。

1.认真辨析词语的确切含义，使词语的意义符合客观实际。汉语词汇量大，近义词多，语意既有差别，又有联系。因此，要使公文用语精当，必须认真辨析词语，避免造成表意失当或失误。

2.注意分辨词语的感情色彩，以正确表达作者的观点立场。

公文对事实的叙述要求客观准确，表明立场主张，要旗帜鲜明，因此要注意分辨词语的感情色彩，避免贬褒词义的误用。

3.注意词语声音与语调对词义的影响，以提高表达效果。

公文中使用音节匀称的词语往往可以加强气势，增强庄重严肃的色彩，容易上口，便于记忆。

4.注意词语间的正确搭配，遵循语言法则。

词语的搭配表达应合乎事理，合乎逻辑，符合语言习惯。

5.注意公文具体使用场合对词语风格的要求，维护公文的严肃性及强制执行性。

公文使用于正式、庄重严肃的场合，一般不用口语、谚语、歇后语、方言土语，以及带有调侃、诙谐意味及不够严肃郑重的词语。

6.注意针对公文具体收受对象的特点选用，以“有的放矢”，便于理解和执行。

公文收受对象的理解力以及与作者的关系不同，公文中的词语也有所不同。

7.注意根据公文中所涉及的人和事物的特殊性质选词，以获得鲜明直接的表达效果。

8.注意根据上下文的需要选词，以维护公文的完整有效性。

9.注意词语的规范性，以提高公文沟通的效果，扩大沟通的范围。

运用汉语书面词汇中的规范词语及公文的专用词、常用词，不使用不规范词语及简称。

1.对公文语句的基本要求

第一，含义明确、清晰、完整，便于准确理解，无歧义。

第六，句式合理并力争有最佳表达效果。

要尊重语序的习惯性，注意事理的逻辑次序，以及语序的强制性及选择性。在公文中安排语序，常做如下处理:

第一，当要表达一组并列概念之间轻重、主次、强弱、大小、高低、多少之分时，应依次顺排或倒排;无这种分别时则按一定标准(如空间分布)分门别类排列。

第二，当一组概念表现由若干连续的动作、行为构成活动过程时，一般应按时间顺序排列。

第三，当以一组概念表现一个认识过程时，一般按由浅入深、由此及彼、由表及里的次序排列。

第四，当以一个语句反映因果关系时，一般按先因后果次序排列，只有特别申明或突出表现原因时，才先讲结果再讲原因。

第五，当将语句中的一些成分提前或后置不违反语法规则，不改变语意，但有利于提高表达效果时，应以此为修辞手段。如定语、状语、谓语的提前。

第六，当由于语句中的几个成分相互关系不明而出现歧义时，可通过改变语序消除歧义。

在公文写作中以下几组句式的选择与调整具有一定的规律性。

第一，主谓句与非主谓句。公文要求高度准确，因此多用主谓句。非主谓句中多用无主语句，由于公文有定向表述的特点，一些意愿(禁止，希望等)的发现者和情况问题的发现者不言自明，一旦由其作主语，可以省去。公文中的祈使句以无主语句为主。

第二，主动句与被动句。在公文中兼而有之，如果强调动作、作为的发生者，用主动句:反之，采用被动句。主动句中，常以“将”字换“把”字，使语言更庄重、正规。

第三，长句与短句。公文中阐发道理，说明事物性质、状态、叙述复杂或精细的事物，用长句;表示命令、要求和希望，用短句。

第四，完全句与省略句。在公文中完全句是主要的，有时在为使语言简洁而又不会对语义造成伤害的情况下使用省略句。

第五，紧密句与舒缓句。紧密句简洁有力，有助于突出句中的某一个重点:舒缓句感染力强，有助于表明几层意思，突出几部分重点。公文中紧密句多，舒缓句主要用于会议文件。

第六，单句与复句。公文中多用单句，便于理解执行;一旦被表述的事理过于复杂，也用复句。

四、公文中若干事物和概念的特殊表达要求

第一，除了不必或不允许(如保密的需要)精确表达之外，必须确切地表达时间，要完整地标明年、月、日，特殊时需要标出时、分。

第二，避免使用“今年”“明天”“本月”、“即日”等需借助其他时间概念才能准确理解的时间代词。

第三，禁止使用“上月以前”、“去年之后”等一类不易划定界线的词语。

第四，年份一律使用全称，如1985年不得写成85年，如需有关历史年号时，先写公历年份，再写历史年号置于括号内。

第一，表示地方的专用名词中，城市、地区、县、乡等名称第一次出现在文中时，如属于国外的应冠以国别，属于国内的应冠以所属省、自治区、直辖市的名称。

第二，所有国名、地名均应使用国家公布的标准名称(包括标准译名)，一般不使用别称，国内地名不用简称。

第三，除出于特殊需要(如保密等)或表达对象在文中无重要和必要意义时之外，公文中的空间概念大都需精确表达。

第四，慎重使用表示处所的代词(这里，那里等)以防止误解或费解。

第一，各种职务、姓名应用全称。

第二，当一个人物担当多种职务时，只列出与文件内容有关的。

第三，列出一个人物的两个或两个以上职务时，国内的应按先党内、后党外，由大到小排序，国外的应尊重对方习惯或双方的需要。

第四，国外人士的姓名、职务应以新华社公布的标准译名为准，如无标准译名应注意在所有有关文件中使用同一译名，译名之后一般应用圆括号注明其外文名称。

第五，若干人物的姓名需同时并列出现在文件中时，应按一定标准排序。如职务高低、姓氏笔画、姓氏字母的规定顺序、与事情相关的程度、归属(属何国、何单位)等均可构成排序的标准。

第一，除在特殊情况下(如无必要或不具备条件)使用约数、概数外，公文中的数目概念应用确数(0至无穷数的基数、整数前加“第”字的序数，以数学用语“几分之几”和“百分之几”表示的分数、整数后加“倍”字的倍数)表示。

第二，表示增加时用倍数或分数，表示减少时则只用分数而不用倍数。如:可以说“增加了二倍”而不能说“减少了二倍”。

第三，在“增加、提高、上升、扩大”或“减少、降低、缩小”等词语后面有“到、至、为”等字样的句式，与后面带“了”或不带“了”字的句式相比，其语义差别很大，在使用时务必不要错用。

第四，若需用“以上”“以下”等词表示数字分界时，为使界限的划分清晰准确，应以各种方式注明本数是否包含在内。

第五，注意数词“两”的使用。“两”不能作序数词，也不能用以表达没有零头的多位数(如，不将“十二”说成“十两”，而有零头的“二万五千里长征”却可改称“两万五千里长征”)。

第六，名量词中的度量衡单位必须使用国家法定计量单位和国家公布的中文名称。如文中必须出现历史上使用的、外国使用的或地方性的单位(如石、斗、英寸、磅、普特等)时应折算成国家法定计量单位并加以说明。

第七，使用复合量词(如人次、秒立方米等)时，如词语是不常使用的，应加注简要的说明。

第八，表示数量时一般应使用阿拉伯数字，特殊情况下用汉字。同一文件中同类数量的表示方法应前后一致。

在现代汉语中，表达范围是通过词语实现的。表示全部或部分的词语，分别为一些副词、数量词以及名量词的重叠形式。如“所有、一切、全部、凡、凡是、每一个、任何一个、总共、完全、统统、人人、个个”等就可用于表示全部。而“有些、若干、有的、一些、部分、大部分、绝大部分、小部分、少数、多数、大多数、绝大多数、几乎全部、一半、接近半数、百分之几”等则用于表示部分。在使用上述词语时应注意:

第一，当事物是被全面肯定或全面否定时，才能用表示全部的词语，稍有保留或无法最终确定时只能用表示部分的词语。

第二，公文中表示部分时，常要求精确，此时应使用词义精确的词语，如百分比等。

第三，不能在一个语句中同时出现表示全部或部分的词语。

第四，前后句子中出现的表示范围的词语不能自相矛盾。

表示程度的成分往往构成公文中的关键性部分，表达不当就会造成失实、失误。

公文中表达程度的关键是选用各种副词、代词等词语。“很、极、太、最、更、更加、极其、非常、尤其、十分、过于、越发、特别、略微、稍微、比较、颇、多、多么、何等、大致”等副词，“这么、怎么、这样、如何、如此”等代词都可以表示程度，可在被说明对象的前、后和中间起各种修饰、限制、补充的作用，以表示这些对象所达到或所应达到的水平、限度。选用这些词语时应注意与客观状况、客观需要符合，切不可避轻就重，也不可避重就轻，务求恰到好处。

在公文中常需对肯定或否定的程度加以表述，要注意把握分寸。作这种表达时，大都是直言式的，不含糊其辞，不绕圈子，不搞旁敲侧击。当然这并不排除在特殊场合(如在平行文、上行文中商洽、探询有关问题时)对自己方面的意见以委婉一些的提法说出，注意留一定的余地。

第一，陈述语气。公文中的基本语气是平直而坚定不移的陈述语气，以有效地叙事说理。在特殊需要的情况下还以换词或变更句式等形式加重或缓和这种语气，以示强调或委婉。用双重否定句表示肯定就有助于加重语气。

在语句中加一些副词可使陈述句语气和缓，可用来表示委婉或推测。

第二，祈使语气。公文中常表达一些主张，要求对方做某些事情或制止、禁绝做某些事，用祈使语气。其中表示命令、训诫的，语气强烈;表示主张的语气稍缓，有劝慰、商洽、盼望的区别。

公文中的祈使常用“请”、“希望”、“要求”、“必须”等词语，“凡……都要”、“所有……都必须”等句式表示。

第三，疑问语气。公文中有时需要提出一些疑问请对方回答、征询意见和反映，有时还自问自答，用疑问语气。

第四，感叹语气，常用于表示强烈态度、立场或需要表现较强感染力的地方。