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755-某集团―行政部达标创一流研发成果―岗位管理模式(上册)(DOC 128页)
岗位管理模式研发成果（办公室 试行） 2－1 册XXXXX 有限公司二○○七年八月目录2－1 册第一部分 岗位设计一、岗位汇总表 二、岗位说明书1、办公室主任（BG-GL-A01） 2、办公室督查督办副主管（BG-GL-B01） 3、办公室行政副主管（BG-GL-B02） 4、办公室档案管理专责（BG-GL-B03） 5、办公室行政专责（BG-GL-C01） 6、办公室宣传专责（BG-GL-C02） 7、办公室宣传员（BG-GL-E01） 8、办公室接待员（BG-GL-E02） 9、办公室档案管理员（BG-GL-E03） 〔3〕 〔4〕 〔4〕 〔8〕 〔11〕 〔14〕 〔17〕 〔21〕 〔24〕 〔27〕 〔29〕第二部分 制度汇编一、制度清单 二、规定1、Q-GD-001《会议管理规定》 2、Q-GD-002《档案管理规定》 〔32〕 〔34〕 〔34〕 〔39〕 〔45〕 〔45〕 〔51〕 〔55〕 〔60〕 〔63〕 〔66〕 〔68〕 〔72〕 〔74〕三、流程1、Q-LC-CD01-001《发文处理流程》 2、Q-LC-CD01-002《收文处理流程》 3、Q-LC-CD01-003《会议管理流程》 4、Q-LC-CD01-004《事业部行政用车管理流程》 5、Q-LC-CD01-005《督查督办管理流程》 6、Q-LC-CD01-006《行政物资审批流程》 7、Q-LC-CD01-007《接待流程》 8、Q-LC-CD01-008《外部报表管理流程》 9、Q-LC-CD01-009《内部管理报表报送流程》10、Q-LC-CD01-010《员工信息处理流程》 11、Q-LC-CD01-011《张贴管理流程》〔79〕 〔82〕 〔84〕 〔84〕 〔88〕 〔91〕 〔97〕 〔103〕 〔106〕 〔108〕 〔110〕 〔111〕 〔112〕 〔113〕 〔116〕 〔118〕 〔128〕 〔130〕 〔133〕 〔138〕 〔138〕四、规则1、Q-GZ-CD01-001《会议管理规则》 2、Q-GZ-CD01-002《复印管理规则》 3、Q-GZ-CD01-003《督查督办管理规则》 4、Q-GZ-CD01-004《对外公共关系管理规则》 5、Q-GZ-CD01-005《阅览室管理规则》 6、Q-GZ-CD01-006《宣传栏管理规则》 7、Q-GZ-CD01-007《看板管理规则》 8、Q-GZ-CD01-008《文化牌管理规则》 9、Q-GZ-CD01-009《播音管理规则》 10、Q-GZ-CD01-010《通讯员管理规则》 11、Q-GZ-CD01-011《印章管理规则》 12、Q-GZ-CD01-012《行政用车管理规则》 13、Q-GZ-CD01-013《档案管理规则》 14、Q-GZ-CD01-014《员工内部信息管理规则》 15、Q-GZ-CD01-015《办公用品管理规则》 16、Q-GZ-CD01-016《行政办公物资管理规则》五、 规程1、Q-GC-CD01-001《档案整编作业规程》第一部分岗位设计一、岗位汇总表岗位合计：9 个 人数合计：11 人序号1 2 3 4 5 6 7 8 9岗位编号BG-GL-A-01 BG-GL-B-01 BG-GL-B-02 BG-GL-B-03 BG-GL-C-01 BG-GL-C-02 BG-GL-E-01 BG-GL-E-02 BG-GL-E-03岗位名称办公室主任 办公室督查督办副主管 办公室行政副主管 办公室档案管理专责 办公室行政专责 办公室宣传专责 办公室宣传员 办公室接待员 办公室档案管理员岗位等级A B/C B/C B/C B/C C/D E E E设计工时06h h h h 2804h岗位人数1 1 1 1 1 1 1 1 3二、岗位说明书 办公室主任岗位说明书岗位名称 所属部门 岗位等级 岗位目的 总经理助理兼办公室主任 办公室 A 岗位编号 直接考核人 设计工时 BG-GL-A-01 事业部总经理/副总经理建立事业部行政公共管理体系和良好风气，确保公司政令畅通和执行落实，为公司员工 提供优质服务，营造和谐氛围，取得各方对企业的支持，确保目标实现。1.岗位职责№ 岗位职责 负责事业部日常行政事务的管理，其中包括 拾遗补缺工作及突发事件的处理，并协助事 业部总经理处理事业部事务。 负责事业部公共关系网络的建立、重要对外 关系处理及内外协调工作。 负责重要行政指令的督察督办工作，确保公 司政令畅通，建立事业部良好风气。 负责组织拟订事业部宣传方案及实施工作。 负责事业部档案管理工作。 目标 事务处理率 100%， 无不良影响 公共关系网络覆盖 率 90%， 协调处理率 95% 畅通率 100%，有效 率 90%， 执行率 100% 有效率 90% 档案管理达国家二 级水平 作业卡/工作卡号 B0038、B0065、B、B-B0148、 B123 4 5B B-B-B0156、 B、 B、 B01786负责拟订部门年度目标及目标分解，部门人 员 工 岗 位 合 格 率 才需求分析，选用，员工培训和考核、评价。 90%，淘汰率 10%2.任职条件条件 经验与业绩 应知应会 1、 熟悉行政管理的专业知 识； 2、有较强的计划、组织、 沟通协调、控制能力、培 训能力； 3、 掌握企业项目和生产管 理方面的知识。 职业素质 1、有强烈责任感； 2、 有良好的亲和力 和压力承受能力； 3、 能坚持原则， 敢 抓善管； 4、 诚信正派、 豁达 乐观、廉洁自律。 其他合格1、5 年以上管理工作 经验， 其中办公室管理 相关经验 3 年以上； 2、具有大型企业管理 经验。1、 年龄： 岁以上； 30 2、 学历： 大专以上； 3、管理类专业，中 级以上职称。达标1、8 年以上大型企业 管理工作经验， 并有过 较好的业绩， 办公室管 理经验 5 年以上； 2、有过培训经验； 3、能掌控大型企业管 理过程。1、 掌握人力资源管理的专 业知识； 2、有较强的计划、组织、 沟通协调、控制能力、培 训、学习、总结能力； 3、掌握生产管理、工程建 设等方面的知识； 4、有一定的财务知识。 1、有很强的管理策划能 力； 2、有很强的组织、沟通和 协调能力； 3、有善于发现、分析和解 决问题的能力； 4、 精通企业管理的专业知 识和生产经营管理方面的 知识。胜任1、10 年以上大型企业 管理工作经验， 同等岗 位经验 8 年以上， 并有 过较好的业绩； 2、有过培训经验； 3、能熟练的掌控大型 企业管理过程。3．工作事项说明（工作卡）序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 作业卡/工作卡号 B B B B B B B B B B B B0151 工作事项名称 事业部公文审核 督办工作实施 督办评价 档案管理制度的制订 档案管理制度的修改完善 体检策划审核 内部报表的审批 外部报表审核 事业部行政物资需求计划复核 编制年度宣传计划 重要公共关系网络的建立 重要公共关系网络的日常维护与协调 特殊事项的公关处理 重大活动的组织与策划 重大活动总结 发现职责以外的问题 提出处理措施 督促问题处理 相关情况反馈 协助事业部总经理处理事业部事务。 部门工作事项罗列与修订 部门工作事项价值分析与修订 部门工作事项过程分析与修订 工作等级 D A A A B C C B' C C A A A A A A C C F A C C A24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45B B B B B B B B B B B根据部门工作分析设计岗位 确定部门岗位任职资格标准 编写部门岗位说明书 确定部门岗位编制 部门人力需求管理 部门员工试用期沟通和辅导 组织部门员工年度考评 部门员工年考评反馈沟通 部门员工素质能力评价 部门员工月度职责履行、工作计划督查 组织部门员工月度绩效考评 组织部门员工月考评沟通 部门员工考评结果应用 组织部门员工优秀员工评选 部门员工日常奖惩管理 部门员工试用期评价 部门员工转正定级 部门不合格员工处理 进行部门员工培训 部门关键员工发展规划 部门后备人才培养 部门员工离职原因沟通A A C D D F A F C D A F C C D D D D F C A D4.本岗位常用制度和表格序 号1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13常用制度名称 Q-GD-001 Q-GD-002 Q-LC-CD01-001 Q-LC-CD01-002 Q-LC-CD01-003 Q-LC-CD01-004 Q-LC-CD01-005 Q-LC-CD01-006 Q-LC-CD01-007 Q-LC-CD01-008 Q-LC-CD01-009 Q-LC-CD01-010 Q-LC-CD01-011制度编号 《会议管理规定》 《档案管理规定》 《发文处理流程》 《来文处理流程》 《会议管理流程》 《事业部行政用车管理流程》 《督查督办管理流程》 《行政物资审批流程》 《接待流程》 《外部报表管理流程》 《内部管理报表报送流程》 《员工信息处理流程》 《张贴管理流程》常用表格 名称表格编号14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29Q-GZ-CD01-001 Q-GZ-CD01-002 Q-GZ-CD01-003 Q-GZ-CD01-004 Q-GZ-CD01-005 Q-GZ-CD01-006 Q-GZ-CD01-007 Q-GZ-CD01-008 Q-GZ-CD01-009 Q-GZ-CD01-010 Q-GZ-CD01-011 Q-GZ-CD01-012 Q-GZ-CD01-013 Q-GZ-CD01-014 Q-GZ-CD01-015 Q-GZ-CD01-016《会议管理规则》 《复印管理规则》 《督查督办管理规则》 《对外公共关系管理规则》 《阅览室管理规则》 《宣传栏管理规则》 《看板管理规则》 《文化牌管理规则》 《播音管理规则》 《通讯员管理规则》 《印章管理规则》 《事业部行政用车管理规则》 《档案管理规则》 《信息管理规则》 《办公用品管理规则》 《行政办公物资管理规则》督查督办副主管岗位说明书岗位名称 所属部门 岗位等级 岗位目的 督查督办副主管 办公室 B 岗位编号 直接考核人 设计工时 BG-GL-B-01 办公室主任建立督查督办体系，提高办事效率和工作质量，确保政令畅通和工作有效，促进公司的 重大决策、重要工作部署的落实与执行，建立事业部彻底的执行文化。1.岗位职责№ 岗位职责 目标 重大督办事项完成 率 100% 重大督办事项良好 率≥80% 督办事项不良率≤ 5% 督办事项评价准确 率≥95% 作业卡/工作卡号1负责建立和优化事业部督查督办体系，包括工 作督办事项的收集、汇总、标准建立、事项督 办、结果分析、评价、通报等。B2负责部门员工培训需求分析（知识、技能、素 质修养等） ，培训计划提报，组织员工内外部培 训以及培训效果测评、运用，及新员工的引导 工作。 组织事业部员工健康体检。 负责部门安全管理。 日常行政工作，具体包括复印管理、员工信息 管理。 完成上级领导交办的其他任务。培训有效率≥80%； 领导工作满意率≥ B0157、B0171、B0172 80% 按时按质按量完 成，差错率≤1% 安全责任事故 0， 不 发生泄密事件 B B01773 45 6工作有效率≥80%； 领导、员工工作满 B 意率≥80% 按时按质按量完成 B0138、B01792.任职条件条件 经验与业绩 应知应会 1、 熟悉行政管理的专业知 识； 2、有一定的计划、组织、沟 通协调、控制、总结能力； 3、了解生产管理方面的知 识； 4、熟悉公文写作，具有一定 的写作水平。 职业素质 其他合格1、3 年以上管理工作 经验， 年以上行政管 1 理经验； 2、熟悉行政管理内容 和企业管理内部审 核。达标胜任1、能遵章守纪， 1、具有 3 年以上大型 融入公司文化； 企 业 行 政 ／ 企 管 经 1、了解铝电解、铸造、火电、 2、有一定的亲和 验，能熟练的掌控大 阳极等相关基本知识，熟练 力 和 压 力 承 受 能 型企业管理过程； 掌握企业管理知识和社会学 力； 2、有过培训、安全管 知识； 3、能坚持原则， 理经验； 2、有较强的计划、组织、沟 实事求是。 3、掌握企业管理内部 通协调、控制能力。 4、不图私利； 审核内容。 5、敢于开展批评 1、5 年以上大型企业 1、有较强的管理策划能力； 和自我批评。 管理工作经验，同等 2、有很强的组织、沟通和协 岗位经验 1 年以上， 调能力； 并有过较好的业绩； 3、有较强的发现、分析和解 2、精通培训、安全管 决问题的能力； 理； 4、精通企业管理的专业知识 3、精通企业管理内部 和铝电解、铸造、火电、阳 审核内容。 极等生产管理方面的知识。1、年龄：25 岁以 上； 2、学历：大专以 上； 3、行政、文秘或 相关管理类专业。3．工作事项说明（工作卡）序号 1 2 3 作业卡/工作卡 号 B B0044 编制督查督办单 督办工作实施 督办评价 工作事项名称C A A工作等级4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16B B B B B B B0179体检策划 组织分批体检 取体检结果 复印管理 信息、问题的收集 信息、问题的调查、处理 信息、问题的反馈 现场卫生查漏补缺 部门新员工上岗指引 确定部门员工培训需求 进行部门员工培训 部门员工安全管理 协助部门员工异动手续办理C D D C F F E' F F C F F F'4.本岗位常用制度和表格序 号 1 2 《督查督办管理规则》 Q-GZ-CD01-003 常用制度名称 《督查督办管理流程》 制度编号 Q-LC-CD01-005 周督查督办单 未完成工作跟进情况汇 报表 督查督办情况分析表 问题与建议收集表 复印审批单 Q-GZ-CD01-003-001 Q-GZ-CD01-003-002 Q-GZ-CD01-003-003 Q-LC-CD01-010-001 Q-GZ-CD01-002-001 常用表格名称 表格编号3 4 5《员工信息处理流程》 《复印管理规则》 《员工信息管理规则》Q-LC-CD01-010 Q-GZ-CD01-002 Q-GZ-CD01-009行政副主管岗位说明书岗位名称 所属部门 岗位等级 行政副主管 事业部办公室 B 岗位编号 直接考核人 设计工时 BG-GL-B-02 办公室主任岗位目的建立、优化、完善事业部行政管理体系，优化、完善事业部对内对外办公、办事流程， 建立彻底的执行文化体系；负责日常行政事务的管理；做好事业部领导、办公室主任的 助手和参谋；为事业部各部门提供良好的支撑服务，为公司员工提供优质服务，营造和 谐氛围，积极取得各方对企业的支持，确保事业部战略目标实现。1.岗位职责№ 行政事务管理： 1、负责建立事业部行政管理体系； 2、负责行政事务的管理，优化部门对外、对内 办公、办事流程，有理、有力、有节开展部门 工作； 1 3、负责公司各种证照的办理、年检（审）及变 更； 4、 负责督促检查部门人员工作职责履行及负责 部门工作计划和总结的编制； 5、负责事业部行政办公固定资产的管控； 6、负责对行政车辆调度的监督。 文秘管理： 1、 负责事业部办公室范围内所有文字类工作把 2 关、审核，确保各类文字类工作的质量； 2、负责事业部工作报告、总结、重要汇报材料 的起草； 3、负责对外公文的处理。 公关接待管理： 3 1、 负责大型活动及公关任务的策划研究，并指 导接待员开展工作； 2、事业部具体公关活动的实施。 协助对外公共关系管理： 4 1、 协助主管领导处理重要对外公共关系处理及 协调工作； 2、负责与当地政府部门的关系协调处理。 5 临时任务的处理。 公共关系网络覆盖 率 90%，协调处理 率 95% 按时按质按量完成 满 意率 100％ ,效 果 90% B、 B0154 满意率 95％以上 B0037、B0100 事务处理率 100% B B0012、B0089 岗位职责 目标 作业卡/工作卡号B2.任职条件条 件 经验与业绩 应知应会 职业素质 1、工作态度：认 可公司企业文化 及理念， 责任心较 强、 敢于面对困难 和压力； 2、工作作风：有 较强的系统性和 计划性，能坚持 “高标准” ，能坚 持凡事策划研究、 凡事讲究效益、 凡 是总结提高； 3、有高度的合作 协作精神、 在团队 其他合 格1、掌握行政人事方面专业知 识，在技术、营销、生产、设 备、商务、外贸等方面有一定 1、具有 5 年中型企 知识储备； 业行政人事管理工 2、有较好的文学素养和行文 作的相关工作经验； 能力； 有一定的公关方面的能 具有至少 3 年以上中 力和技巧； 型企业行政人事负 3、具有中级以上职称； 责人工作经验； 4、有较强的计划、组织、沟 2、对行政人事工作 通协调、控制能力、培训、学 有较深刻的认识和 习能力； 理解。 5、为人低调，性格沉稳，不 谋私利； 6、有良好大局观。1、身体健康， 形象 气质佳； 2、 年龄 30 岁以上； 3、 全日制大学本科 及以上学历； 4、男：身高 170CM 以上；达 标1、具有 8 年中型企 业行政人事管理工 作的相关工作经验； 具有至少 5 年以上中 型企业行政人事负 责人正职工作经验； 2、对行政人事工作 有深刻的认识和理 解。胜 任1、具有 10 年中型企 业行政人事管理工 作的相关工作经验； 具有至少 6 年以上中 型企业行政人事负 责人正职工作经验； 2、对行政人事后勤 工作有很深刻的认 识和理解。1、熟悉掌握行政人事方面专 建 设 方 面 有 自 己 业知识， 在技术、 营销、 生产、 独到的见解； 设备、商务、外贸等方面有较 4、品行良好。 好知识储备； 2、有良好的文学素养和行文 能力， 有较强的公关方面的能 力和技巧； 3、通过国家人力资源管理师 资格认证或经济师、 政工师方 面资格认证； 4、有较强的计划、组织、沟 通协调、控制能力、培训、学 习能力； 5、为人低调，性格沉稳，不 谋私利； 6、敢于承担责任，大局观强。 1、精通掌握行政人事方面专 业知识， 在技术、 营销、 生产、 设备、商务、外贸等方面都很 好知识的储备； 2、有深厚的文学素养和行文 能力， 有很强的公关方面的能 力和技巧； 3、高级职称； 4、有很强的计划、组织、沟 通协调、控制能力、培训、学 习能力； 5、为人低调，性格沉稳，不 谋私利； 6、敢于承担责任，大局观强， 有独立开创行政工作局面的 能力和魄力。3．工作事项说明（工作卡）序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 工作卡号 B B B B B B 工作事项名称 公司营业执照的年检 组织机构代码证年检 证照变更 办理公司名称核准审批单 办理工商登记 组织机构代码办理 土地征用 水土保持批文 项目立项批复 环境保护批文 项目审批文件的办理 项目竣工后有关手续的办理 工作等级A' B' B' D' C D A A A A A A13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27B B B B B B B B0143事业部领导需审批（阅）文件质量把关 事业部重要材料（公文）撰写 外单位来文处理 内部文件处理 外部报表编制、汇总 外部报表报送 办公固定资产的添置 办公固定资产的日常管理 办公固定资产的折旧报废处理 建立公关关系台帐 来宾信息收集 编写接待策划书 现场卫生查漏补缺 检查接待会议室准备情况 接待活动总结及考评建议F CD D A' C C C C D' CC F F F4.本岗位常用制度和表格序 号 1 常用制度名称 《行政办公物资管理规 则》 制度编号 Q-GZ-CD01-016 常用表格名称 办公物资调配通知单 固定资产报废审批表 对外公共关系行为活动 策划表 对外公共关系行为活动 总结表 XXXX 公关人员必备素质 接待策划书 表格编号 Q-GZ-CD01-016-001 Q-GZ-CD01-016-002 Q-GZ-CD01-004-001 Q-GZ-CD01-004-002 Q-GZ-CD01-004-003 Q-LC-CD001-007-0012《对外公共关系管理规 则》Q-GZ-CD01-0043《接待流程》Q-LC-CD001-007档案管理专责岗位说明书岗位名称 所属部门 岗位等级 岗位目的 档案管理专责 办公室 B 岗位编号 直接考核人 设计工时 BG-GL-B-03 办公室主任建立健全档案管理体系，规范档案资料管理，记录建设和生产过程，发挥档案资料的作 用，为企业生产和经营活动提供资料保障，更好地为公司各项工作服务。1.岗位职责№岗位职责 负责建立与优化档案管理体系，包括档案的收 集、整理、保管、利用、统计、鉴定和销毁等 管理工作。目标 档案管理达国家二 级标准：资料齐全 率 95%以上， 档案失 密率为 0 案卷质量符合《科 学技术档案案卷构 成的一般要求》 ，准 确率 98%以上， 资料 查全率、查准率达 95%，服务满意率达 100% 员工士气高，工作 效率高，岗位目标 达成的员工比率≥ 80% 资料合格率达 98% 以上 100%达到工作目标作业卡/工作卡号 B0045、 B0046、 B0054、 B0056、 B0058、 B0061、 B0062、 B0063、 B0082、 B008312负责分管项目档案资料的收集、分类、组卷、 编目等业务工作，协助做好其他项目资料的收 发、整理、利用等工作。B0049、 B0050、 B0051、 B0052、 B0053、 B0055、 B0059、B00603负责对档案室工作人员业务指导，对档案工作 人员工作情况定期进行考核，检查工作进度。 负责检查、督促、指导公司各部门及工程参建 单位等档案的形成、积累、归档工作。 完成领导交办的其他工作。/4 5B0047、B0048 /2.任职条件条件 经验与业绩 应知应会 职业素质 其他合格达标1、熟悉档案的收集、整理、 编目、 鉴定、 利用等业务知识； 2、熟悉档案管理、档案保护 等方面的知识； 有 6 年以上档案管理 3、具有较好的沟通技巧和管 1 、 刻 苦 钻 研 业 务，有效创新； 工作经验，专业知识 理能力； 扎实深厚。 4、了解工程建设和企业生产 2、任劳任怨，不 等方面的知识。能独立完成公 患得患失； 司档案的分类、整理、编目等 3、思维缜密、工 作细心、积极踏 工作； 5、会电脑操作。 实、有高度的责 1、掌握档案管理等专业知识; 任感，有极强的 有 8 年以上档案管理、 具有科学分类,规范管理公司 服务意识； 档案技术岗位工作经 档案资料的能力； 4、认同企业文 验，专业知识扎实深 2、熟悉公司档案工作特点和 化，能和企业共 厚，有较好的工作业 企业生产知识，能熟练运用现 同发展。 绩；参加过大型企业 代化工具管理档案，开展档案 的档案达标工作。 利用等工作； 3、有较强的计划、组织、沟 通协调、控制能力。1、年龄：60 岁以 下； 2、学历：大专以 上； 3、专业：档案管 理专业或相关专 业； 4、身体健康，精 神状态好， 形象气 质佳。胜任有 10 年以上大型企业 档案管理、档案技术 岗位工作经验，专业 知识扎实深厚，有良 好的工作业绩；主持 过大型企业国家二级 档案管理升级工作。1、精通档案管理等专业知识; 具有科学分类,规范管理档案 资料的能力； 2、掌握公司档案工作的特点， 熟悉企业生产知识，熟练运用 现代化工具管理档案，开展档 案利用等工作； 3、有较强的计划、组织、沟 通协调、管理能力和写作能 力； 4、精通档案管理、档案保护、 档案编纂等专业知识。3．工作事项说明（工作卡）序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 作业卡/工作卡号 B B B B B B B B B B0063 工作事项名称 档案管理制度的制订 档案管理制度的修改完善 对外施工单位所需归档资料整编工作的指导 各相关部门做资料整理归档的指导 对外文件资料发放 对内文件资料发放 图纸资料的发放 依据设备合同，给相关设备厂家邮寄所需设备图 纸 参加设备开箱 参加工程竣工验收 档案资料形成 档案进行审查 档案资料整理 档案资料保管 借阅手续办理 档案归还、归位 档案的鉴定 档案的销毁 档案统计工作 工作等级A B C C D' F F F A D A B A A D D A B A4.本岗位常用制度和表格序 号 1 2 3 常用制度名称 《档案管理规定》 《档案管理流程》 《档案利用流程》 制度编号 Q-GD-002 Q-LC-CD01-006 Q-LC-CD01-007 常用表格名称 档案归档范围和保管期 限表 销毁清册 资料借/查阅审批单 借阅登记表 表格编号 Q-GD-002-001 Q-LC-CD01-006-001 Q-LC-CD01-007-001 Q-LC-CD01-007-002查阅登记表 4 5 《档案管理规则》 Q-GZ-CD01-013 《阅览室管理规则》 Q-GZ-CD01-005 图书借阅登记表 图纸、资料借阅登记表 图纸、资料查阅登记表 资料借/查阅审批单 资料移交清单 销毁清册 /Q-LC-CD01-007-003 Q-GZ-CD01-005 Q-GZ-CD01-013-001 Q-GZ-CD01-013-002 Q-GZ-CD01-013-003 Q-GZ-CD01-013-004 Q-GZ-CD01-013-005 /6《档案整编作业规程》Q-GC-CD01-001行政专责岗位说明书岗位名称 所属部门 岗位等级 岗位目的 行政专责 办公室 C 岗位编号 直接考核人 设计工时 BG-GL-C-01 办公室主任收集整理公司各类信息，为事业部和领导提供优质、高效的秘书服务，领导和办公室日 常事务处理。1.岗位职责№ 岗位职责 目标 作业卡/工作卡号1工作高质高效，及 时率 100%， 准确率 负责为事业部高管领导提供行政和秘书服务。 100%，领导满意率 达 90%B0019- B00272负责事业部公文管理和事业部各类报告、 文件 的拟稿。处理及时率 100%、 准确率 100%， 无泄 密；文书档案按时 B0028、B0037、B0039 按质整理，归档及 时率 100%， 正确率 100％ 会议规范、高效， 无效会议次数为 0，会议记录全面、 B0030- B0036 无差错，纪要整理 正确率 100% 处理、答复及时率 100%， 准确率 100% B00813负责事业部会议管理。4 5 6负责事业部信息处理工作。 负责其他行政事务。 完成上级领导交办的其它工作。处理及时率 100%， B0013- B0018、B0089、 准确率 100% B0175、B0176 按时按质按量完成 /2.任职条件条 件 经验与业绩 应知应会 1、熟悉行政秘书岗位的专业 知识； 2、于沟通协调，有一定的计 划、组织、控制、总结、分析 能力； 职业素质 其他合 格1、有 1 年以上秘书 岗位工作经历； 2、 年以上行政管理 2 工作经验。达 标3、熟练使用 Office 等办公软 件， 熟悉各类应用文写作， 有 一定的写作能力。 1、掌握行政文秘管理的专业 知识； 1、 年以上企业行政 2、有较强的计划、组织、沟 4 管理岗位工作经验； 通协调、控制、总结、分析能 2、 年以上秘书岗位 力； 2 工作经验。 3、 有较强的文字写作能力及 独立处理对内事务的能力； 4、熟悉日常公关礼仪知识。 1、有较强的管理计划能力； 2、有较强的组织、沟通和协 调能力； 3、有较强的发现、分析和解 决问题的能力； 4、精通行政文秘管理的专业 知识； 5、有深厚的文字写作能力及 独立处理对内事务、 对外交际 能力。胜 任1、 年以上企业管理 6 工作经验， 并取得较 好的业绩； 2、有 2 年以上大型 企业秘书岗位工作 经验。1、遵章守纪，有 强烈责任感， 融入 企业文化， 能与企 业共同发展； 2、有良好的亲和 力和压力承受能 力； 3、工作细心，踏 实，能坚持原则， 及时反馈； 4、诚信正派、豁 达乐观， 有极强的 保密意识。1、身体健康，能适 应较大强度的工作， 心态良好； 2、身高 165CM 以 上， 年龄 24 岁以上， 具备较佳的形象气 质； 3、专科以上学历， 文秘类、 管理类或中 文类专业毕业。3．工作事项说明（工作卡）序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 作业卡/工作卡 号 B B B B B B B0025 事业部印章用印 事业部印章保管 事业部各部门印章报刻 事业部行政用车安排 事业部电话号码表制作 事业部电话号码表更新 事业部总经理办公室环境卫生的整理、维护 事业部领导需审批（阅）文件传递 事业部领导定期文书整理、报送 总经理存查的档案资料的整理、 立卷与定期归档 部门负责人日清收发 报刊杂志的收发 甄选事业部领导日常接待 工作事项名称 工作等级 D' E F E E F F D' F E F F E14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29B B B B B B B B甄选事业部领导电话 甄选事业部领导函件 整理事业部文秘档案 受理各部门会议申请 事业部级会议议题收集 事业部级会议通知 安排会议座次 会议记录 编写会议纪要 会议纪要下发 事业部公文撰写 事业部公文报送 总部信息转办 事业部行政物资需求计划初审 部门员工日常考勤管理 部门员工请休假管理E D' F F F F F F D F' C F E C F' F'4.本岗位常用制度和表格序 号 常用制度名称 制度编号 常用表格名称 《会议申请策划表》 《会议月计划申报表》 《事业部会议通知格 式》 表格编号 Q-GD-001-001、 Q-GD-001-002、 Q-GD-001-0031《会议管理规定》Q-GD-0012 3 4《会议管理规则》 《会议管理流程》 《发文处理流程》Q-GZ-CD01-001 Q-LC-CD01-003 Q-LC-CD01-001 《 XXXX 铝 业 发 文 稿 纸》《公文模板》 、 《XXXX 铝业有限公司 公文处理纸》 《外来文件明细清单格 式》 《用车申请单》 Q-LC-CD01-001-001 Q-LC-CD01-001-002 Q-LC-CD01-002-001 Q-LC-CD01-002-0025《来文处理流程》Q-LC-CD01-0026 7 8 9《事业部行政用车管理规 则》 《事业部行政用车管理流 程》 《办公用品(低耗品)管理 规则》 《行政物资审批流程》Q-GZ-CD01-012 Q-LC-CD01-004 Q-GZ-CD01-010 Q-LC-CD001-006Q-GZ-CD01-012-001《印章刻制申请表》 《印章领用/移交登记 10 《印章管理规则》 Q-GZ-CD01-012 表》 《印章对外使用申请 Q-GZ-CD01-012-001、 Q-GZ-CD01-012-002、 Q-GZ-CD01-012-003表》 11 《考勤管理规定》 RZ-B-2005003宣传专责岗位说明书岗位名称 所属部门 岗位等级 岗位目的 宣传专责 岗位编号 直接考核人 设计工时 BJ-GL-C-02 办公室主任办公室C建立宣传体系，宣扬企业文化，树立良好风气，激发员工激情，提升企业形象，扩大企 业影响，增强员工对企业的认同度1.岗位职责№ 1 岗位职责 负责拟定企业宣传工作方案及制度的修订、完 善、提高。 目标 宣传重点明确， 符合 公司文化要求 作业卡/工作卡号 B0091、B00922按期出版， 每期重点 负责宣传内容的策划，督促编制、检查和总结、 突出，员工满意率 评价。 90%以上 负责事业部播音管理。 保证广播站正常运 行， 领导、员工满意 率达 90%以上 典型事件报道率 100% 完好率 100%，认同 度 90%以上 编制准确， 错误率为 0，及时率 100%B3B0104、 B4 5 6负责宣传信息渠道的建设。 负责文化牌的管理。 负责事业部日报、周报、月报的编制和上报。B0114、B-B、B00702.任职条件条件 经验与业绩 应知应会 1、具有一定的组织协调能力 和沟通能力； 2、具有较强的写作能力； 3、电脑操作熟练，能熟练使 用 office 软件； 4、 能使用各种摄影摄像器材。 1、具有一定的组织协调能力 和沟通能力； 2、具有较强的写作能力； 3、电脑操作熟练，能熟练使 用 office 软件； 4、 能使用各种摄影摄像器材。 职业素质 其他合格1、有 2 年以上大型企 业的宣传工作经验； 2、会使用各种摄影摄 像器材。 1、有 3 年以上大型企 业的宣传工作经验； 2、较好的使用各种摄 影摄像器材； 3、在省级刊物发表过 作品。达标1、认同公司理念， 认同公司文化； 2、 正直诚实， 积极 乐观； 3、 团结协作， 不图 私利； 4、 正直诚实， 积极 乐观，能吃苦，对 工作殚精竭虑。1、身体健康，形 象较好； 2、年龄在 24 岁 以上； 3、 全日制大学专 科及以上文化程 度，新闻学或中 文专业毕业。胜任1、5 年以上大型企业 宣传工作经验， 并有过 很好的业绩； 2、能熟练使用各种摄 影摄像器材； 3、在国家级刊物发表 过作品。1、具有一定的组织协调能力 和沟通能力； 2、具有较强的写作能力； 3、电脑操作熟练，能熟练使 用 office 软件； 4、 能使用各种摄影摄像器材。3．工作事项说明（工作卡）序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 作业卡/工作卡号 B B B B B B B B B B B B B0127 内部报表的编制 内部报表的网络上传 上年度宣传工作情况信息收集及评估 编制年度宣传计划 张贴材料审核 实施张贴 张贴效果检查和纠偏 每期宣传栏出刊方案策划 宣传栏资料收集 宣传栏内容编辑 宣传栏版面送印 宣传栏张贴 宣传栏出刊工作纠偏 宣传栏效果评估 广播站运行方案的策划编制 播音稿件准备 播音效果评估及纠偏 播音员招聘 播音日常管理 通讯员招聘 通讯员日常管理 文化牌制作方案拟制 文化牌制作方案的审定 文化牌制作 文化牌的维护 工作事项名称 工作等级 C D D C D' F F A F C E F F C C D D' D D E D C E C F4.本岗位常用制度和表格序 号 1 2 3 常用制度名称 《内部管理报表报送流程》 《公告栏管理流程》 《宣传栏管理规则》 制度编号 Q-LC-CD01-009 Q-LC-CD01-011 Q-GZ-CD01-006 常用表格名称 表格编号4 5 6 7《看板管理规则》 《文化牌管理规则》 《播音管理规则》 《通讯员管理规则》Q-GZ-CD01-007 Q-GZ-CD01-008 Q-GZ-CD01-009 Q-GZ-CD01-010宣传员岗位说明书岗位名称 所属部门 岗位等级 岗位目的 宣传员 办公室 E 岗位编号 直接考核人 设计工时 BG-GL-E-01 办公室主任建立宣传体系，宣扬企业文化，树立良好风气，激发员工激情，提升企业形象，扩大企 业影响，增强员工对企业的认同度。1.岗位职责№ 1 岗位职责 协助建立宣传体系和拟订宣传方案。 目标 宣传导向明确，符合 公司文化动态 作业卡/工作卡号 B、B01232负责宣传栏内容的收集、编辑和制作出版。按时出刊率 100%， 错 B、 误率 0，员工满意率 B0101、 B% B0110、 B0116- B01183负责公司宣传信息（大事记）的收集、拟写、 收集完整、准确率 发布，并负责向有关单位和部门提供宣传资 100% 料。 负责公司影像资料的收集、编辑、整理、归档 和音像器材的管理。 协助广播站播音稿件准备及实施播音、器材管 理工作。 负责车间黑板报的管理。4 5 6及时、准确率 100%， B 完好率 100% 播音效果领导、员工 满意率 85%以上 规范看板管理，营造 良好氛围 B、B-B01222.任职条件条件 经验与业绩 1、有 1 年以上大型企 业 工 作 经 验 ； 2、有 1 年以上企业宣 传工作经验。 应知应会 1、有一定的组织协调能力, 善于交流沟通； 2、有一定的写作能力,具有 较强的新闻敏感性； 3、熟练使用办公操作软件； 4、有一定的摄影摄像技能。 职业素质 1、认同公司理念、 深刻理解公司文 化； 2、正直诚实，积极 乐观，敬业负责。 3、 有较强的压力承 其他 1、身体健康，能 适应较大强度的 工作，心态良好； 2、年龄 24 岁以 上，形象气质较 好；合格达标1、有 2 年以上大型企 业工作经验； 2、有 2 年以上企业宣 传工作经验。1、有较强的组织协调能力, 善于交流沟通； 2、写作能力较强,新闻敏感 性较高，具备新闻工作者基 本素养； 3、熟练使用办公操作软件， 具备图片处理相关软件操 作水平； 4、有一定的发现、分析、 解决问题的能力； 5、有一定的摄影摄像水平。 1、 有较强的组织、沟通、 协调能力； 2、具备较强的文字功底， 写作能力强，具有较高的新 闻敏感性，具备新闻工作者 素养； 3、熟练使用 OFFICE 操作软 件、会使用图片处理软件； 4、有较强的发现、分析和 解决问题的能力； 5、有较好的摄影摄像水平。受能力； 4、认真刻苦，有效 创新，能和企业共 同发展。3、文秘、中文或 新闻专业，大专 以上学历。胜任1、有 3 年以上企业宣 传工作经验； 2、有 3 年以上大型企 业工作经验。3．工作事项说明（工作卡）序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 作业卡/工作卡号 B B B B B B B B B B0123 工作事项名称 每期宣传栏出刊方案策划工作卡 宣传栏资料收集工作卡 宣传栏内容编辑工作卡 宣传栏版面送印工作卡 宣传栏出刊工作纠偏 播音稿件准备 实施播音 播音器材管理工作卡 宣传信息的收集、拟写、发布工作卡 影像器材的借用工作 影像器材的保管工作卡 影像处理 采访策划工作卡 实施采访工作卡 车间看板管理方案的拟定 看板管理现场服务 看板评比 看板管理总结提高 与集团总部提供宣传资料 工作等级 A F C E F D D' F D' B' B' F C D C C A E F20B0128公司大事记管理F4.本岗位常用制度和表格序 号 常用制度名称 制度编号 常用表格名称 《事业部宣传栏稿件审批 （流转）单》 《来稿登记表》 《宣传栏满意率调查表》 2 3 《看板管理规则》 《播音管理规则》 Q-GZ-CD-007 Q-GZ-CD-009 《看板检查评比表》 《看板结果公布表》 《播音满意率调查表》 表格编号 Q-GZ-CD-006-001 Q-GZ-CD-006-002 Q-GZ-CD-006-003 Q-GZ-CD-007-001` Q-GZ-CD-007-002 Q-GZ-CD-009-0011《宣传栏管理规则》Q-GZ-CD-006接待员岗位说明书岗位名称 所属部门 岗位等级 岗位目的 接待员 办公室 E 岗位编号 直接考核人 设计工时 BG-GL-E-02 办公室主任建立公关接待体系，实施公关接待活动，协调处理矛盾和纠纷，取得优惠政策和政府支 持，树立公司形象，扩大企业知名度，确保不发生公共安全事件和危及企业生存的事件。1.岗位职责№ 岗位职责 目标 特殊事项的公关策 划到位，事故处理 率 100% 100%达到工作目标 作业卡/工作卡号B0134- B- B01421 2建立规范的接待管理体系，实施接待活动。 上级领导交办的其他工作。/2.任职条件条 件 经验与业绩 应知应会 1、掌握社交礼仪、公关协调 等专业知识； 2、有一定的计划、组织、沟 通协调、应变、表达能力，会 讲普通话； 3、全面了解企业生产、工程 建设管理方面的知识； 4、了解政府办事流程。 职业素质 1、 有强烈责任感； 2、有良好的亲和 力和压力承受能 力； 3、善于沟通； 4、诚信正派、豁 达乐观、廉洁自 律。 其他 1、 年龄： 岁以上； 23 2、 学历： 大专以上； 3、公共关系、艺术 类或相关专业； 4、较佳的气质形象 较好的容貌。身高 160mm 以上。合 格1、 年以上企业行政 2 管理工作经验； 2、同等岗位经验 1 年以上，并有过较好 的业绩。达 标1、 年以上企业接待 4 组织经验，能熟练的 策划组织大型接待 活动； 2、同等岗位经验 2 年以上，并有过较好 的业绩。1、熟练掌握社交礼仪、公关 协调等专业知识以及社会学 知识； 2、有较强的计划、组织、沟 通协调、应变、表达能力，普 通话标准； 3、 全面熟悉企业生产、 工程建设 管理方面的知识； 4、熟悉政府部门办事流程， 有一定的政府背景。 1、精通社交礼仪、公关协调 以及社会学知识， 并能熟练运 用于公关接待实践中； 2、有很强的组织策划、沟通 和协调、表达、应变能力，纯 正的普通话； 3、有较强的发现、分析和解 决问题的能力； 4、能处理与政府部门的特殊 问题，有相当的政府背景。胜 任1、 年以上企业行政 5 或接待工作经验，能 熟练的策划组织大 型接待活动； 2、同等岗位经验 3 年以上，并有过较好 的业绩。3．工作事项说明（作业卡/工作卡）序号 1 2 3 4 5 6 7 8 作业卡/工作卡 号 B B B B 来宾信息收集 了解会议信息及会议要求 编写接待策划书 检查会议室准备情况 参观前迎宾准备 参观时陪同讲解服务 参观后礼送 工作事项名称 建立公关关系台帐 工作等级 D' C F C F D' C D'4.本岗位常用制度和表格序 号 1 常用制度名称 《接待流程》 制度编号 Q-LC-CD001-007 常用表格名称 接待策划书 表格编号 Q-LC-CD001-007-001档案管理员岗位说明书岗位名称 所属部门 岗位等级 岗位目的 档案管理员 办公室 E 岗位编号 直接考核人 设计工时 BG-GL-E-03 档案专责建立档案管理体系，规范档案资料管理，记录建设和生产过程，发挥档案资料的作用， 为企业生产和经营活动提供资料保障，减少因资料缺乏给企业带来的损失。1.岗位职责№ 岗位职责 协助建立与优化档案管理体系，包括档案的收 集、整理、保管、利用、统计和销毁等管理工 作。 负责分管项目档案资料的收集、分类、组卷、 编目等业务工作，协助做好其他项目资料的收 发、整理、利用等工作。 负责检查、督促分管项目档案资料的形成、积 累及归档工作。 完成领导交办的其它工作。 目标 档案管理达国家二 级标准：资料齐全 率 95%以上， 档案失 密率为 0 作业卡/工作卡号 B0055、 B0056、 B0058、 B0061、 B0062、 B0063、 B0082、B008312资料合格率达 98% B0049、 B0050、 B0051、 以上，资料查全率、 B0052、 B0053、 B0055、 查准率达 95%， 服务 B0059、B0060 满意率达 100% 资料合格率达 98% 以上 按时按质按量完 成，100%达成工作 目标 B0055、B、 B0085、 B0086、 B0087、B0088342.任职条件条件 经验与业绩 应知应会 1、能在相关专业人员的指导 下完成档案资料的分类、组 卷、编目、装订、检索等业 务工作； 2、熟悉档案管理专业知识； 了解档案保护、修复等技术 和熟悉有关设备的操作使用 方法； 3、了解企业工程建设和生 产； 4、熟练操作计算机。 职业素质 1、能遵章守纪， 融入公司文化； 2、工作耐心细致， 积极主动 ，有较 好的服务意识； 3、团结协作，不 图私利； 4、 热心档案管理 工作，责任感强， 踏实肯干。 5、认同企业，能 其他合格2 年以上档案专业岗 位工作经验，有一定 的实际操作能力。1、年龄：55 岁以 下； 2、学历：大专以 上； 3、档案管理专业 或相关专业； 4、身体健康，心 态好，形象气质 佳。达标4 年以上档案专业岗 位工作经验，实际操 作能力强，有一定的 工作业绩。1、能独立完成档案卷宗的分 类、组卷、编目、装订、检 索等业务工作；掌握档案保 护、修复等技术； 2、熟悉并掌握档案管理专业 知识，能够及时处理工作中 出现的问题； 3、熟练操作计算机，运用现 代化工具管理档案，开展档 案利用等工作； 4、熟悉工程建设和企业生产 等方面的知识。 1、能独立并熟练完成档案卷 宗的分类、组卷、编目、装 订、检索等业务工作；掌握 档案保护、修复等技术； 2、 熟练掌握档案管理专业 知识；能够及时处理工作中 出现的问题； 3、熟练操作计算机，掌握一 门计算机编程语言，能简单 编制程序用于档案管理； 4、熟悉工程建设和企业生产 等方面的知识。和企业共同发展。胜任6 年以上档案专业岗 位工作经验，实际操 作能力强；有良好的 工作业绩，参加过大 型企业的档案管理达 标工作。3．工作事项说明（工作卡）序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 作业卡/工作卡号 B B B B B B B B B0084 工作事项名称 各相关部门做资料整理归档的指导 对外文件资料发放 对内文件资料发放 图纸资料的发放 依据设备合同，给相关设备厂家邮寄所需设备图 纸 参加设备开箱 参加工程竣工验收 档案资料形成 档案进行审查 档案资料整理 档案资料保管 借阅手续办理 档案归还、归位 档案的鉴定 档案的销毁 档案统计工作 文字翻译 工作等级 C D' F F F A D A B A A D D A B A D18 19 20 21B B现场口头翻译 员工离职手续的办理 阅览室书籍的管理 阅览室借阅者的管理D F D D'4.本岗位常用制度和表格序 号 1 2 3 《档案利用流程》 4 5 《档案管理规则》 Q-GZ-CD01-013 《阅览室管理规则》 Q-LC-CD01-007 Q-GZ-CD01-005 常用制度名称 《档案管理规定》 《档案管理流程》 制度编号 Q-GD-002 Q-LC-CD01-006 常用表格名称 档案归档范围和保管期 限表 销毁清册 资料借/查阅审批单 借阅登记表 查阅登记表 图书借阅登记表 图纸、资料借阅登记表 图纸、资料查阅登记表 资料借/查阅审批单 资料移交清单 销毁清册 / 表格编号 Q-GD-002-001 Q-LC-CD01-006-001 Q-LC-CD01-007-001 Q-LC-CD01-007-002 Q-LC-CD01-007-003 Q-GZ-CD01-005 Q-GZ-CD01-013-001 Q-GZ-CD01-013-002 Q-GZ-CD01-013-003 Q-GZ-CD01-013-004 Q-GZ-CD01-013-005 /6《档案整编作业规程》Q-GC-CD01-001第二部分 一、制度清单序 号1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20制度汇编文件号 Q-GD-001 Q-GD-002 Q-LC-CD01-001 Q-LC-CD01-002 Q-LC-CD01-003 Q-LC-CD01-004 Q-LC-CD01-005 Q-LC-CD01-006 Q-LC-CD01-007 Q-LC-CD01-008 Q-LC-CD01-009 Q-LC-CD01-010 Q-LC-CD01-011 Q-GZ-CD01-001 Q-GZ-CD01-002 Q-GZ-CD01-003 Q-GZ-CD01-004 Q-GZ-CD01-005 Q-GZ-CD01-006 Q-GZ-CD01-007制度名称 《会议管理规定》 《档案管理规定》 《发文处理流程》 《来文处理流程》 《会议管理流程》 《事业部行政用车管理流 程》 《督查督办管理流程》 《行政物资审批流程》 《接待流程》 《外部报表管理流程》 《内部管理报表报送流程》 《员工信息处理流程》 《张贴管理流程》 《会议管理规则》 《复印管理规则》 《督查督办管理规则》 《对外公共关系管理规则》 《阅览室管理规则》 《宣传栏管理规则》 《看板管理规则》生效日
密 级 秘 密 秘 密 秘 密 秘 密 秘 密 秘 密 秘 密 秘 密 秘 密 秘 密 秘 密 秘 密 秘 密 秘 密 秘 密 秘 密 秘 密 秘 密 秘 密 秘 密维护责任部 门办公室 办公室 办公室 办公室 办公室 办公室 办公室 办公室 办公室 办公室 办公室 办公室 办公室 办公室 办公室 办公室 办公室 办公室 办公室 办公室适用范 围事业部 事业部 事业部 事业部 事业部 事业部 事业部 事业部 事业部 事业部 事业部 事业部 事业部 事业部 事业部 事业部 办公室 办公室 办公室 事业部21 22 23 24 25 26 27 28 29 30Q-GZ-CD01-008 Q-GZ-CD01-009 Q-GZ-CD01-010 Q-GZ-CD01-011 Q-GZ-CD01-012 Q-GZ-CD01-013 Q-GZ-CD01-014 Q-GZ-CD01-015 Q-GZ-CD01-016 Q-GC-CD01-001《文化牌管理规则》 《播音管理规则》 《通讯员管理规则》 《印章管理规则》 《事业部行政用车管理规 则》 《档案管理规则》 《信息管理规则》 《办公用品管理规则》 《办公设备设施管理规则》 《档案整编作业规程》
秘 密 秘 密 秘 密 秘 密 秘 密 秘 密 秘 密 秘 密 秘 密 秘 密办公室 办公室 办公室 办公室 办公室 办公室 办公室 办公室 办公室 办公室办公室 办公室 办公室 事业部 事业部 事业部 事业部 事业部 事业部 办公室二、规定会议管理规定编制：办公室 日期： 审核： 日期： 审批： 日期： 密级： 秘密 生效日： 共4页文件号： Q-GD-001 维护责任部门： 办公室1目的、目标提高会议质量和效果。2适用、阅读范围XXXX 事业部3职责3.1 办公室：负责事业部会议管理，会议申请计划的审核，组织对会议进行评价与考核。 3.2 后勤部：负责会前会场布置，会议设备保管与借用，会中服务，会后会场整理、清洁。 3.3 各部门：负责专题会议的管理，执行会议制度，制订部门会议计划，提出会议申请，会前准 备和联络。4管理内容周期每周 一次 每周 一次 半年度 /年度 根据实 际情况 确定 每月 不定期会议分类事业部周 （月）办公 例会 事业部管理 研讨会 全体员工会 议 专题会议 协调会 座谈会 部门会议主持人事业部总经理/副 总经理 事业部总经理/副 总经理 CEO 或其授权人 事业部分管领导/ 职能部门负责人 事业部分管领导 事业部领导/部门 负责人 部门负责人参会人员各部门负责人会议内容一般为传达上级文件或会议 精神，听取部门工作汇报，研 究和布置事业部的工作。会议记录办公室秘书事业部领导 全体员工 事业部领导、 业务部门 负责人、有关人员 外单位负责人、 部门负 责人、有关人员 主 持 人 或组织部门指 定 部门人员一般为讨论决定事业部的重 大发展、改革等重要事项。 一般为阶段性的总结和表彰。 一般为研究或解决某方面的办公室秘书 办公室 职能部门指定专业问题 （包括事故分析会） 专人 。 一般为协调处理某些具体问 题和工作。 一般为特定范围的话题交流。 部门工作安排、培训。 主持人指定专 人 主持人指定专 人 部门指定人选5会议流程（事业部级会议）事业部领导 办公室 审核 审批 会前准备 同意 会议召开 会中服务 会议室准备 会议组织部门 后勤部 其他部门申请反馈执行情况督办及 考核评价会议决议会后执行6会议管理标准任务 名称 程序 《月度 申请 策划 会议计 编制本部门下月主要会议计划，交办公室 审核，报事业部分管领导批准。 各部门 办公室 每月 25 日前 划申报 表》 （见附 件一） 任务程序、重点及标准 责任 部门 考核 部门 时限 相关资料未列入月度计划的会议，填写会议申请表 交办公室审核后报事业部分管领导批准 （事故分析会除外） 。 大型的内部和外单位会议编制策划书，报 事业部分管领导审批后执行。 重点 加强研究策划，会议主题、目的明确。 标准 会议计划受控率 100%，未经申请批准召开 的会议为零。 程序 根据会议申请（策划）拟制会议通知。 组织 部门 办公室 会前一天 事业部 领导 各部门 办公室 会前一天《会议 申请 （策划） 表》 会前一天 （见附 件二）办公室《事业 部 会议通发送会议通知。组织 部门办公室会前一天知》 （见附 件三）会议资料汇总、印刷成册，会前发放至参 通知 会人员。 参会部门（人）做好会前准备。 重点 会前准备充分，节省会议时间。 标准 通知及时率 100%， 无遗漏； 会议资料整理、 发放及时率 100%。 程序组织 部门 参会 部门办公室 组织 部门会前一天会前会前 4 小时 填写《会议室申请单》交后勤部。 组织 部门 后勤部 （特殊情况 不低于 1 小 时） 会议室清洁及布置、座次卡摆放、设备调 试，重要会议根据策划书要求进行会议室 布置及附加服务。 重点 避免会议室冲突，提供整洁的会场环境。 后勤部 组织 部门 《会议策 划表》 《会议室 申请单》准备会前 1 小时标准 会议资料全面，整理及时率 100%；重要会 议无延误，会场整洁有序。 程序 会议准时开始、准时结束，严格按议程进 行。 所有与会人员遵守会议纪律。 重点 主持人掌握各项议题时间，与会人员发言 简明扼要，会场秩序良好。 标准 会议无超时；迟到、早退、手机响铃现象， 未经批准接听手机和随意离席，均罚款 50 元/次。 程序 记录到会人员情况， 对未到人员进行督促； 大型会议进行签到管理。 使用速记方法记录会议主要内容，重要会 议可录音、录像。 记录 重点 会议内容记录全面。 标准 使用正规记录本，笔迹清晰，内容全面， 真实反映会议情况。 程序 根据记录整理会议纪要，送主持人签发。 组织 部门 组织 部门 组织 部门 办公室 会后 4 小时 一个 工作日内 印发后 一周内 《档案管 理规定》 《保密管 理规定》 组织 部门 组织 部门 办公室 会前 主持人 与会 人员 办公室 组织 部门 会议规定 时间内 会议中召开办公室会中对纪要编号，印发各部门。办公室纪要整理、归档。 重点 准确、及时传达会议情况和议定事项。 标准 整理、发放、归档及时率 100%，修改率不 超 10%；规定范围传达，无泄密。办公室程序 各部门根据会议纪要执行、落实工作。 各部门 组织 部门 组织 部门 办公室 会议规定 时间 定期 《督查督 办管理规 定》执行 督办督办会议安排的各项工作，考核评价。 重点 确保会议安排、决议事项执行落实到位。 标准 会议事项完成率 100% 程序 对会议完成情况进行总结。组织 部门办公室会后一周内《会议策 划表》总结重点 总结经验，改进提高。 标准 总结及时率 100%， 有可操作性的改进措施。档案管理规定编制：办公室 日期： 审核： 日期： 审批： 日期： 密级： 秘密 生效日： 共7页文件号： Q-GD-002 维护责任部门： 办公室1目的、目标1.1 规范档案管理，提高档案利用价值。 1.2 档案齐全率达 95%以上，查找准确率达 95%以上。2 适用、阅读范围2.1 公司生产经营和管理等一切活动。 2.2XXXX 事业部。3职责3.1 档案室职责： 3.1.1 依法管理 XXXX 事业部档案，提高员工档案意识，确保档案完整、准确和安全。 3.1.2 贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定 XXXX 事业部文件材料归档和 档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度。 3.1.3 统筹规划并负责 XXXX 事业部档案的收集、验收、整理、保管、鉴定、统计和利用。3.1.4 指导 XXXX 事业部各部门及工程建设单位文件材料的形成、积累、整理和归档。 3.2XXXX 事业部其他各部门： 按照档案整编要求和规定及时提交完整、准确、系统的与公司生产经营和管理活动密切相关的 文件资料到档案室归档。4管理内容4.1 档案管理要求 4.1.1 公司档案，是指公司在生产经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件材 料。 4.1.2 档案实行集中统一管理， 各单位分工负责， 任何部门和个人不得以任何形式和手段将应 归档的资料据为已有。 4.2 档案资料归档 4.2.1 档案资料归档范围见附件《档案归档范围及保管期限表》 。 4.2.2 归档的资料须内容准确、完整、系统，字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签章手续完备。 4.3 档案整理 4.3.1 对归档的资料按专业分子项进行分类组卷。施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测 实验记录、评定、验收等排列；设备文件按开箱单、依据型文件、图纸、设备调试、运 行、维修等记录排列；竣工图按专业、图号排列，文字材料和图样在一起时，文字排前， 图样在后。 4.3.2 将资料依据相应的分类大纲进行分类（立卷） 、装订、排列、编号、编目、装盒（袋） 、 入库上架。 4.4 档案保管 4.4.1 档案库房应保持整齐、清洁，档案资料按要求有序排列。 4.4.2 档案库房应配置防火、防盗、防潮、防虫、防晒、防尘等安全保护设备设施，并尽量将 温度控制在 14℃―24℃，相对湿度控制在 45%―65%。 4.4.3 档案资料要标明密级，存放地点要安全保密。 4.4.4 查阅、利用、复制密级档案必须遵循保密规定，经有关领导批准，利用者签名并登记。 4.5 档案利用 4.5.1 档案人员应根据开发利用档案资源的需要，编制适用的检索工具。 4.5.2 经部门负责人及相关主管领导批准，各部门可借阅、查阅与工作有关的档案，不得私自 扩大借、查阅范围。 4.5.3 未经许可，非档案工作人员不能进入库房查找档案资料。 4.5.4 做好档案利用登记和效果记录。 4.6 档案鉴定与销毁 4.6.1 确认已作废的档案资料，应及时剔除进行销毁。 4.6.2 档案销毁要编制销毁清册，经有关部门审核签字，并报主管领导批准后方能进行，销毁 时应由监销人监销。 4.6.3 销毁清册的编制应详细注明文件号、文件名称、销毁原因等内容。5检查与考核5.1 各部门应主动移交资料，及时归档，不许将资料拒为己有或将资料遗失。 5.2 档案管理员服务态度差，发生有效投诉，记不良记录一次。 5.3 不按规定手续办理借阅，所借资料到期不归还，记责任人不良记录一次；造成资料遗失责令 赔偿并处本人月工资 20%罚款 5.4 不按规范整理档案资料，工作质量差，责令其返工并记不良记录一次。 5.5 泻漏公司机密，视情节轻重分别给予警告、罚款等处分。6相关记录6.1 档案归档范围和保管期限表档案归档范围和保管期限表序号 一 1 2 3 4 5 二 1 2 3 三 1 2 3 4 5 6 7 可行性研究、任务书 项目建议书及批复 可行性研究报告 项目评估 环境预测、调查报告 设计任务书、计划任务书 设计基础材料 工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验 报告、重要土、岩样及说明 地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测 记录 水文、气象、地震等其他设计基础材料 设计文件 初步设计 技术设计 施工图设计 技术秘密材料、专利文件 设计计算书 关键技术试验 总体规划设计 永久 永久 短期 永久 长期 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 归档文件 保管期限8 四 1 2 3 4 五 1 ⑴ ⑵ ⑶ ⑷ ⑸ ⑹ ⑺ ⑻ ⑼ ⑽ ⑾ ⑿ ⒀ ⒁ 2 ⑴ ⑵ ⑶ ⑷ ⑸ ⑹ ⑺设计评价、鉴定及审批 工程管理文件 征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 承发包合同、协议书、招标、投标、租赁文件 施工执照 环保三同时，消防、卫生等文件，水、暖、电、煤气供应协议书 施工文件 土建施工文件 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、 施工工艺 原材料及构件出厂证明 建筑材料试验报告 设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批 施工定位测量、地质勘察 土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图 施工记录、日记、大事记 隐蔽工程验收记录 工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告 分项、分部、单位工程质量检查、评定 交工验收记录证明 施工总结、技术总结 竣工报告、竣工验收报告 设备及管线安装施工文件 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 隐蔽工程检查验收记录 强度、密闭性试验报告 设备调试记录永久永久 永久 永久 永久短期 短期 长期 长期 永久 永久 永久 短期 永久 永久 长期 长期 长期 永久短期 短期 长期 长期 长期 长期 短期⑻ ⑼ ⑽ ⑾ ⑿ ⒀ 3 ⑴ ⑵ ⑶ ⑷ ⑸ ⑹ ⑺ ⑻ ⑼ ⑽ 六 1 2 3 4 5 七 1 2 3 4 5 6 7施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 系统调试、试验记录 管线清洗、通水、消毒记录 管线标高、位置、坡度质量评定 中间交工验收记录证明、工程质量评定 竣工报告、竣工验收报告 电气、仪表安装施工文件 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审 施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 调试、整定记录 性能测试和校核 施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告 操作、联动试验 电气装置交接记录 中间交工验收记录、工程质量评定 竣工报告、竣工验收报告 竣工文件 项目竣工验收报告 全部竣工图 项目质量评审材料 工程现场声像材料 竣工验收会议决议文件 生产技术文件 生产计划 试生产管理、技术责任制 开停车方案 设备试车、验收、安装、维护记录 试生产产品质量鉴定报告 安全操作规程、事故分析报告 设备检修运行记录、生产记录、统计报表、半成品分析报告等长期 长期 短期 长期 长期 长期短期长期 长期 长期 长期 短期 短期 长期 长期永久 永久 永久 永久 永久短期 短期 短期 长期 短期 长期 短期8 9 10 八 1 2 3 4 5 6 7 九 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 十 1 2 3 4 5技术培训材料 产品技术参数、性能、图纸 工业卫生、劳动保护材料 工艺、设备 工艺说明、规程、路线、试验、技术总结 产品检验、包装、工装图、检测记录 设备、材料出厂合格证 设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单 设备图纸、说明书 设备测绘、验收记录 设备安装调试、测定数据、性能鉴定 涉外文件 询价、报价、投标文件 合同、合同附件 谈判协议、议定书 谈判记录 谈判过程中投标方提交的材料 出国考察及收集来的有关材料 各设计阶段文件及审查议定书 技术问题来往函电 国外设备材料检验及设计联络 国外设备储存、运输 开箱检验记录、商检及索赔 国外设备、材料的防腐、保护措施 外国技术人员现场提供的文件材料 财务、器材管理 财务计划、年度计划 资金管理、成本价格管理、会计管理 工程概算、预算、决算 主要材料消耗、器材管理 交付使用的固定资产短期 永久 短期长期 长期 长期 短期 长期 长期 长期短期 永久 永久 长期 短期 短期 永久 短期 永久 短期 永久 短期 长期短期 长期 永久 短期 永久十一 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 十二 1 2 十三 1科研项目 开题报告、任务批准书 协议书、委托书、合同 研究方案、计划、调查研究报告 实验记录、图表、照片 实验分析、计算、整理数据 实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书 实验装置操作规程、安全措施、事故分析 阶段报告、科研报告、技术鉴定 成果申报、鉴定、审批及成果推广应用材料 考察报告、重要课题研究会议、专题会议文件 董事会、股东会、监事会及党群 董事会、股东会、监事会：成员、组织架构、职务任免、考评奖惩、会 务会议等 党群：成员单位、组织架构、职务任免、考评奖惩、会务会议等 行政管理 公司筹备：可行性研究、申请、批准、企业章程、合同等 行政事务：综合性行政事务、文秘、机要、保密、公司办公会议、重大 专业（题）会议、印鉴管理、后勤、保卫、消防、信息化建设、公共关 系、外事、各种荣誉证书等 审计监察：审计、纪检监察、法律事务、信息专线、公证等 人力资源：组织机构、人员编制、员工花名册、职务任免（聘任） 、考评 奖惩、薪酬福利、培训开发、劳动保护等 经营管理 经营战略：战略决策、经营规划、管理策划、商业秘密等 目标计划：目标、计划及评估、各种统计报表、综合性统计分析等 资本运营：资产管理、资本运作、对外投资、股权管理、多种经营、产 权变动、清产核资等 信用形象：信用管理、形象宣传、服务质量等 企业文化：综合性、理念、行为识别规范、视觉识别设计等 制度：综合性、具体制度、标准（方针、纲要、规定、规程、规则、规 范）等 其他资料 其他对国家、社会和公司有保存价值的文件 长期 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 长期 永久 永久 长期2长期3 4 十四 1 2 3 4 5 6 十五 1长期 短期三、流程发文处理流程编制：办公室 日期： 审核： 日期： 审批： 日期： 密级：秘密 生效日： 共5页文件号： Q-LC-CD01-001 关联系统： 行政系统流程负责人（部门） ：行政专责流程考核人：办公室负责人目的、目标：规范公司文件发布,制度执行率 100%，发文及时率 100%，准确率 100%。 阅读范围：事业部全体管理人员1．流程说明：序号 工作事项 岗位 部门 综合管理员 工作标准 根据工作需要或领导指示，及时 起草，格式规范（正确填写 《XXXX 铝业发文稿纸》， ） 内容 准确。 工作卡号1部门拟稿/2部门审核部门负责人根据行文的意图和公文的要求， 在收到初稿 2 小时内完成审核， / 在《XXXX 铝业发文稿纸》的核 稿栏上签名。 涉及两个部门以上的文件需进 行会签，由公文起草部门组织， 在一个工作日内完成讨论，相关 / 人员在《XXXX 铝业发文稿纸》 的会签栏上签字。 办公室文秘人员校核公文语句 及用词；校核公文格式，在 《XXXX 铝业发文稿纸》 的办公 室一栏签名；重要文件由办公室 负责人复核。 审核公文是否准确表达了行文 的目的；审核公文内容。 根据文件性质判断是否需要编 号，对公文进行登记编号。 使用红头文件纸，格式见《公文 模板》 。 按《印章管理规定》执行。需要 公司用印的交总部处理。 按规范格式将电子文档发布到 网络公告栏（或在发文登记本上 登记发放至部门/人员） ；送办公 楼门岗粘贴到外部公告栏。 根据公文号定期整理，一年后统 一归档。3组织相关 部门讨论、 会签公文起草部门负责人4办公室审 核行政专责 办公室负责人B00385 6 7 8公文签发 公文编号 公文打印 公文用印公司分管领导 行政专责 行政专责 行政专责B B9公文发布行政专责B003910文件归档行政专责B00392．流程关键控制点与控制措施序号 1 2 3 4 流程关键控制点 公文质量 公文的可行性 公文用印 公文发布过程 控制措施 文字精炼，内容准确，格式规范。 进行公文会签，相关部门讨论充分，形成一致意见。 程序符合《印章管理规定》 。 所有对外发布的公文必须通过正常流程审批， 由行政管理部 门印发， 其他部门不得擅自对外发文， 所有部门用章不对外使用。 发布及时， 传递范围要准确， 不得造成企业机密泄露。3．流程补充说明：（1）涉及多部门的公文，由起草部门组织讨论。 （2）公文审批由 CEO 或授权人按权责范围进行审批。 （3）属职能部门责任范围内的非政策性文件，由职能部门自行发文，不得要求以公司名义发文；多 个部门联合发文，以牵头部门为主发文。 （4）事业部负责事业部发文，需加盖“XXXX 铝业”和“XXXX 发电”公章的公文均由总部负责印 发。4.流程表单目录（1）XXXX 铝业发文稿纸 （2）公文模板湖南 XXXX 铝业有限公司发文稿纸（ 签发： ） XXXX 公司 湘 [ ] 号 缓急 办公室： 会签： 密级主送： 抄报： 抄送： 发： 拟稿单位： 打印： 附件： 主题词： 标题： （正文） ： 拟稿： 校对： 核稿： 份数：公文字体要求（样稿）仿宋 3 号 号仿宋 3 号楷体 3湘 XXXX 公司物管[2005]12 号签发人：XXX宋体 2 号加粗关于 XXXXXXXXXXXXXXX 的请示仿宋 3 号XXXXXX 公司：仿宋 3 号????????正文????????????????. ???????????????????????????? ????????????????????????????仿宋 3 号附件：仿宋 3 号二○○五年十月二十七日黑体 3 号 宋体 3 号 中间隔 1 字主题词: 运用方式 报送： 抄送：仿宋 3 号请示仿宋 3 号湖南 XXXX 铝业有限公司 XXXXXX 部2005 年 10 月 27 日印发收文处理流程编制：办公室 日期： 审核： 日期： 审批： 日期： 密级：秘密 生效日： 共4页文件号： Q-LC-CD01-002 关联系统： 行政系统流程负责人（部门） ：行政专责流程考核人：办公室负责人目的、目标：规范外来文件处理,确保制度执行率 100%，收文及时率 100%，准确率 100%，办理无延迟阅读范围：事业部全体管理人员1．流程说明：序号 1 工作事项 部门收到外 单位文件 办公室登记、 审核 工作事项 部门 综合管理员 岗位 在收文当日内转送事业部办公室登记处 理。 （其他部门无权处理） 登记文件内容后填写 《公文处理纸》 超 ； 出本公司职权范围或误投本公司的外来 公文，登记并注明退文理由，及时按来 文途径退回原发文单位。 根据公文的重要程度及涉及的业务范 围，拟相关领导批示、业务部门办理。 / 工作卡号2行政专责B00203办公室拟办 公司领导审 批 办公室转办 相关部门执 行 文件归档办公室负责人B00404公司分管领导作相应批示，在审批公文时，对有具体 请示事项的， 主批人应当明确签署意见、 / 姓名和审批日期。 根据领导批示意见将文件发放至责任部 门；定期催办责任部门办理。 根据领导的批示和公文的要求办理相关 事宜。 B0020 /5 6 7行政专责 各部门负责人 行政专责根据公文号定期整理， 一年后统一归档。 B00392．流程关键控制点与控制措施序号 流程关键控制点 控制措施 办公室根据公文重要程度，催办相关负责人及时审批来文； 1 公文处理的及时性 公文批示后， 办公室要定期催办责任部门， 做到紧急公文跟 踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。 2 公文处理的保密性 文件在部门之间不横传，不搞“体外循环” ，公文处理的全 过程要都遵守保密规定。3．流程补充说明：（1）外来公文有以下情形，不予处理：非行政公文、超出公司职权范围、过期的公文。 （2）外单位来文一季度整理一次，移交长沙总部。4.流程表单目录（1）XXXX 铝业有限公司公文处理纸 （2）外来文件明细清单格式湖南 XXXX 铝业有限公司公文处理纸收文 [ ] 号 年 月 日来文机关：原文编号 机密程度 来文份数事由：附件：拟办意见：领导批示：办理结果：XXXX 年外单位来文序 号 收文 号 收文 时间 原文 件 编号 来文单 位 文件题名 原文 日期 页 数 领导批示 处理结果 备 注会议管理流程编制：办公室 日期： 审核： 日期： 审批： 日期： 密级：秘密 生效日： 共5页文件号： Q-LC-CD01-003 关联系统： 行政系统流程负责人（部门） ：行政专责流程考核人：办公室负责人目的、目标：规范会议召开程序,确保制度执行率 100%，所有会议有策划，无效会议为 0。 阅读范围：事业部全体管理人员1．流程说明：序号 工作事项 各部门提 1 出会议申 请 办公室审 核 行政专责 办公室负责人 ／ 岗位 工作标准 1、会议策划书于会前提交到办公室。 2、计划外会议在会前一天填写《会议申请表》 。 重点对会议目的、主题、议程进行初步审核；对 不符合要求的会议申请要求申请部门重新修改； 初审通过后送办公室负责人复核。B0030工作卡号/23公司领导 审批对会议目的、 主题、 内容进行审核后作相应批示； 公司分管领导 审核通过和未通过的会议由办公室在申请在当 日将原件反馈至申请部门。 1、会议通知至少提前一天发送，通知包括：会 议时间、地点、内容（议题） 、议程、参会人员、 B0031、 B0032、 B0033B00304会前准备申请部门发言要求；不定期会议在接到开会指令后立即通 知参会人员。 2、根据参会人员职务、发言顺序、人数合理排 列座次，制作会场定置图。5会议室准 备在会前（至少一小时）完成会议室清洁及布置、 后勤部 座次卡摆放、设备调试，重要会议根据策划书要 求进行会议室布置及附加服务。 1、主持人会前强调会议纪律，会议准时开始、6会议召开主持人 参会人员准时结束，严格按议程进行。 2、 参会人员按时参会； 按要求进行会议发言 （讨 论） ；遵守会议纪律。B00347会中服务后勤部 责任部门 办公室提供茶水等会议服务。 相关部门（人）根据会议决议执行，组织部门在 会后 4 小时编制会议纪要并负责督查督办。 根据会议情况对会议质量和效果进行评价，定期8会后执行B00359会议评价会议主持人对外公布会议评价情况，对违反会议制度的行为 进行考核。B00362．流程关键控制点与控制措施序号 1 流程关键控制点 会前组织的及时性 控制措施 会议申请、审核和审批应及时，避免造成会议召开延误。 所有会议必须进行会议策划（按规范填写会议策划书） ，按 2 确保会议的有效性 流程报批； 参会人员必须做好会前的材料和发言准备， 确保 会议高效。 3 重要内容的保密 会议内容、 决议属公司保密范围， 所有参会人员严格遵守 《保 密管理规定》 。3．流程补充说明：（1）事业部级会议由办公室负责督查督办。 （2）大型会议由组织部门进行总结，在会后三个工作日内完成。4.流程表单目录（1）会议策划（申请）表 （2）会议通知规范格式会议策划（申请）表申请部门： 会议名称 主持部门 出席领导 会议目的 会议时间 主持人 参会人员 日期： 会议地点 会议记录会议议程：服务需求 会议资料：投影仪 □茶水 □果盘 □横幅 □其他_________________办公室（审核） ：事业部领导（批准） ：执行总结（含心得体会） ：会议评价（办公室） ：填写说明：1、本表适用各部门计划外会议申请、会议策划，纸张不够可跨页、附页； 2、会议资料一栏可填写资料电子文档所在位置或纸质文档附后； 3、本表经批准后，2 小时内发至申请部门； 4、重要会议按要求进行执行总结，办公室根据本表进行会议评价，并作为考核依据。确认（部门负责人） ：制表：XXXX 事业部会议通知一、会议名称： （请填写此次会议的名称）二、会议目的、目标： （请描述此次会议要达到的目的）三、会议时间：四、会议地点：五、主 持 人：六、参会人员：七、会议记录：八、会议议程：九、会议要求（列举会议发言要求和纪律要求等） ：XXXX 年 X 月 X 日 （加盖组织部门印章）行政用车管理流程编制：办公室 日期： 审核： 日期： 审批： 日期： 流程考核人： 密级：秘密 生效日： 共3页文件号： Q-LC-CD01-004 关联系统： 行政系统流程负责人（部门） ：行政专责目的、目标：规范事业部内部行政用车程序，确保制度执行率 100%，车辆调度及时率 100%，准确率 100%，满足事业部工作和接待需要。阅读范围：事业部全体人员1．流程说明：序号 1 工作事项 用车人/部门申 请 岗位 用车人 工作标准 《用车单》 填写规范、 整洁， 用车事宜详细。 / 工作卡号2用车部门负责 人审核 办公室调度部门负责 人 行政专责 办公室负 责人 公司分管 领导 司机 用车人/部 门部门负责人审核用车事宜后审批签字。/3对短途用车事宜进行审核， 长途和省外经审 批后， 根据车辆安排情况将派车信息反馈至 B0016 申请部门 （人） 及时率 100%， ， 准确率 100%。 对长途用车事宜进行审核， 在长途核准栏签 字，及时率 100%，准确率 100%。 对省外用车事宜进行审核， 在事业部领导栏 签字，及时率 100%，准确率 100%。 收到申请部门填写完整、经过审批的《用车 单》 ，在规定时间内出车；申请部门持签字 同意后的《用车单》坐车。 认真核对 B0016 /4 5审核 公司领导审批6XXX 车队出车 用车人/部门 签字确认/7/2．流程关键控制点与控制措施序号 1 流程关键控制点 确保调度的有效性 控制措施 车辆安排时应尽可能考虑当天所有工作， 重要接待和重要工 作优先，避免造成影响和损失。 车队要定期对车辆进行检查， 排除故障， 在车辆出发前要进 行检查，确保行车安全。 要求写明用车事宜， 严格对用车事宜进行审核， 不定期进行 3 防止私车公用 抽查，禁示私车公用；加强车队司机的思想教育，杜绝不通 过正常渠道，直接调度车辆或擅自联系司机出车的现象。2确保车辆行驶安全3．流程补充说明：（1）车辆调度人员不得无故拖延或超时派车，避免造成工作延误。 （2）公司高管层用车（含短途/长途）可直接向车队申请。 （3）短途用车需提前 20 分钟申请，长途用车需提前一天申请。 （4）特殊、紧急情况用车，可电话请示办公室负责人或公司领导，得到批准后可先用车，后补单。4.流程表单目录（1） XXXX 铝业用车单XXXX 铝业用车单年 用车部门 部门审核 调 度 用 车 人 长途核准 驾 驶 员 用车时间 出发时间 目 的 地 车 备 号 注 月 日事业部领 导批准 用车事宜XXXX 铝业用车单年 用车部门 部门审核 调 度 用 车 人 长途核准 驾 驶 员 用车时间 出发时间 目 的 地 车 备 号 注 月 日事业部领 导批准 用车事宜督查督办流程编制：办公室 日期： 审核： 日期： 审批： 日期： 密级：秘密 生效日： 共3页文件号： Q-LC-CD01-005 关联系统： 行政系统流程负责人（部门） ：督查督办副主管流程考核人：办公室主任目的、目标：提高工作执行率和工作效果,工作执行率 100%,不良率低于 5%。 阅读范围：事业部全体人员1．流程说明：序号 1 2 3 4 工作事项 收集周督办信 息 编写督查督办 单 下发周督查督 办单 跟进督办事项 岗位 督查督办副主管 督查督办副主管 督查督办副主管 督查督办副主管 工作标准 准确收集信息，并确定工作指令中 的完成时间、工作标准、责任人 及时率 100%，准确率 100%，无文 书错误 下发准确率、及时率 100% 信息准确性 100% 1、处理措施及时率 100% 2、问题解决有效率 100% 3、领导满意率 90%以上 1、问题督促有效率 100% 2、领导满意率 90%以上 信息录入及时率 100%、 准确率 100% 督办事项完成率 100%， 不良率低于 1% 及时率 100%，准确率 100%，无文 书错误 1、无文书错误 2、收集各类事项完成情况及时率 100% 3、信息准确率 100% 1、分析准确率 100% 2、工作有效性 100% 1、评价准确性 100%，起到激励效 果 2、无文书差错 1、通报及时率 100%、准确率 100% 2、工作激励效果有效性 90%以上 1、 信息准确率 100% 2、 数据统计误差率 0 3、 分析评价准确率 100% 4、 工作及时率 100% 1、 审核及时率 100% 2、 发现问题及时提出 1、公示及时率 100% 2、公示文件无差错 工作卡号 B B5提出纠偏意见 跟进问题解决 情况 记录跟进情况 执行督查督办 单 编写督查督办 事项执行情况 反馈表 整理周督办事 项完成情况 分析周督办事 项完成情况 评价周督办事 项 周工作例会上 通报督办事项 完成情况 编制督查督办 月报 督查督办月报 审核 督查督办月报 公示督查督办副主管B00436 7 8督查督办副主管 督查督办副主管 事项责任人B /9综合管理员B004310督查督办副主管B004311督查督办副主管B004412督查督办副主管B004413办公室主任B004414督查督办副主管B004415 16事业部领导 督查督办副主管/ B00442．流程风险与控制点：序号 流程关键控制点 控制措施 1、 督查督办信息收集过程要注重与督办指令下达者和指令执 1 督查督办的沟通 行者的沟通，重点沟通时间、责任人、完成标准，以确保信 息的准确性。 2、 督查督办事项评价后要及时与相关部门进行沟通。 2 3 督查督办的信息准确性 督查督办事项的分析 督查督办事项要准确，注重现场调研，了解第一手信息，不能 执行部门报什么信息就确定什么信息。 督查督办事项分析过程中要注重统计数据的运用。3．流程补充说明：（1）督查督办的范围：①公司制定的决策、工作措施的贯彻落实；②公司及事业部的重要工作部署、 重要会议、重要批示、重要文件的贯彻落实；③事业部工作会议及事业部领导对重大、重要工作(或 事项)提出要求的贯彻落实；④公司交办的临时性工作；⑤延后处理的事项。 （2）督查督办事项按照重要性和紧急性分为一级、二级、三级督办指令。 （3）每周办公室负责出一期督查督办周报，通报各项工作完成情况，并对相关督办事项进行评价， 并在周工作例会上通报。 （4）每月办公室负责出一期督查督办月报，通报各项工作完成情况，并对相关督办事项进行评价、 公示。 （5）办公室将不定时对完成优秀/差的督办事项组织案例讨论。 （6）企管部负责对评价后的督办事项进行运用。行政物资审批流程编制：办公室 日期： 审核： 日期： 审批： 日期： 密级：秘密 生效日： 共2页文件号： Q-LC-CD01-006 关联系统： 行政系统流程负责人（部门） ：行政专责流程考核人：办公室负责人目的、目标：确保日常办公需求、控制办公费用 阅读范围：事业部管理人员1．流程说明：序号 1 2 3 4 5 6 工作事项 编制计划 办公室审核 事业部领导审 批 物管部汇总 采购 发放 岗位 各部门综合管理 员 行政（主管）专责 办公室负责人 事业部领导 计划员 采购员 物资配送员 工作标准 时刻以增收节支为工作原则,计划编制及 时率 100%，准确率 100% 1、审核及时率 100%，准确率 100% 2、保证事业部办公物品处于受控状态 审批及时率 100%，准确率 100% 汇总及时率 100%,无差错 采购及时率 100%,无质量问题 配送及时率 100%,无差错 工作卡号 / B0135 / / / /2．流程关键控制点与控制措施序号 1 2 流程关键控制点 不影响员工的正常工作需要 物资的售后服务 控制措施 管理部门在计划审核、审批时，如要删减项目，需与计划提 交部门进行反馈。 采购的物品如发生质量问题，物管部负责退货处理。3．流程补充说明：（1）办公用品按照定额操作，部门统一申报计划采购。办公用品指记录本、水性笔、文件夹、墨水、 订书机、胶水/棒等办公文具。 （2）物管部在接到经审批的行政物资计划后，应在 4 小时内完成汇总。 （3）每月 18 日计划需报到行政专责处，2 个工作日内办公室完成审核，1 个工作日内事业部领导完 成审批，节假日顺延。文件号：接待管理流程Q-LC-CD01-007 编制：办公室 日期： 审核： 日期： 审批： 日期： 密级：秘密 生效日： 共4页 关联系统： 行政系统流程负责人（部门） ：行政副主管（公 关主管）流程考核人：办公室主任目的、目标：确定接待标准，规范接待工作，提升公司形象，保证接待工作有组织有策划,满意度100%，无有效投诉。阅读范围：事业部全体人员1. 流程说明序号 1 工作事项 收集来宾信 息 编写接待策 划书 岗位 接待员 工作标准 确保接待信息准确真实 工作卡号 B01352重要接待策划书 1、 保证接待策划书高标准、无细节漏洞。 （行政副主管） 2、 根据不同的接待情况调整接待策划书 ； 一般接待（接待 版本，调整及时率 100%，能指导实际 员） 操作。 办公室主任 行政副主管 接待员 综合管理专责 （后勤部） 确保接待策划书的有效性和可实施性。 确保相关部门了解接待信息，明确接待过 程中需完成的事项。 保证会议室干净无尘，物资准备齐全、无 漏项。 1、保证参观所经过的道路上无可见垃圾、 泥土，绿化区无可见垃圾、杂物、大范围 落叶。 2、各部门按照策划书上的卫生标准进行整 改。 根据接待需要提出就餐申请，申请及时率 100%。 按标准准备好客餐，并确保客餐服务热情、 周到。 迎宾人员热情有礼有节，达到三星级服务 水平。 确保所有准备事项按标准落实到位。 讲解语言清晰、简洁、有礼有节； 参观路 线清晰，及时做好引领、讲解、迎送服务。 送宾人员热情、有礼有节，达到三星级服 务水平。 总结接待的亮点和不足之处并进行分析。B01373 4 5策划审批 信息传达至 相关部门 会议室准备B /6现场环境卫 生整改各部门责任人/7 8 9 10 11 12就餐申请 就餐安排 迎 宾 督促检查落 实到位 接待服务 送宾 接待活动总 结及考评建 议接待员 综合管理专责 （后勤部） 接待员 行政副主管/ 督 查督办 接待员 接待员B0137 / B B13行政副主管B01432.流程风险与控制点序号 流程关键控制点 控制措施 接待前必须准确收集来宾信息（人数、名单） ，信息至少需提前 24 1 接待信息收集 小时通知相关部门（特殊情况例外） ，信息准确率 100%，接待人员 将根据来宾的身份等级来制定接待规格。 2 3 接待策划 接待前的策划 策划书必须具体详细、注重细节，所有工作事项必须有达成标准、 完成时间和责任人。 将审批后的策划书通知到各个相关部门的指定负责人，来宾到达之 前必须对所有准备事项进行检查落实，发现未达标事项立即督促责任人整改至达标。3.流程补充说明（1）接待是企业对外宣传、树立品牌形象的一条途径，接待归口部门必须高度重视，相关部门必须 积极配合，确保接待按策划顺利进行； （2）接待规格按来宾等级分为客人级、来宾级和贵宾级，接待标准在策划书中体现； （3）贵宾级接待须宣传员全程摄影拍照，并将所有的资料、照片保存归档，不得丢失； （4）接待后总结是为了提高，必须实事求是，在以后的接待中取长补短，将接待水平逐步提高。4.流程表单目录（1）接待策划书接待策划书部门：办公室 工作事项： 实现目标： 接待目的： 日期： 年 月 日要素分析（含问题、难点及解决措施） ：No工作事项达成标准完成时间责任人协助部门审批： 执行总结评价（含心得体会） ：拟制：签字： 企管部检查情况：是否做为典型案例 □是 □否 签字： 文件号：外部报表管理流程Q-LC-CD01-008编制：办公室 日期：审核： 日期：审批： 日期：密级：秘密 生效日：共2页关联系统： 行政系统流程负责人（部门） ：行政副主管流程考核人：办公室负责人目的、目标：规范外部报表管理，报表编制及时率 100%、准确率 100%，不发生影响公司利益的不良事件。阅读范围：事业部全体管理人员1．流程说明：序号 1 2 工作事项 收集信息 编制报表 岗位 相关部门责任人 有关部门责任人 工作标准 有关涉及公司机密信息的报表 通过协调尽量不上报 报表编制及时率 100%、准确率 100% １、保证外部报表准确 ２、 保证外部报表不涉及公司机 密 4 小时反馈 工作卡号 / /3审核编制部门负责人/4审批事业部领导/5上报各部门岗位责任人报表送达及时率 100%，准确率 100%/2．流程风险与控制点：（1）政府机关要求提供报表时需提供有关索取函。 （2）各部门接到政府机关索取资料时，需第一时间报告办公室。 （3）有关涉及公司的机密信息，按照《保密管理规定》进行操作。 （4）报表编制过程中要注意公司信息的保密。3．流程补充说明：（1）报表送达后，报送部门要追踪有关反馈信息。内部报表流程编制：办公室 日期： 审核： 日期： 审批： 日期： 流程考核人： 密级：秘密 生效日： 共5页文件号： Q-LC-CD01-009 关联系统： 行政系统流程负责人（部门） ：目的、目标：规范事业部内部报表编制和上报，步骤清晰明朗，具有切实可操作行。 阅读范围：事业部全体人员1流程说明序号 1 工作事项 报表信息收集 岗位 宣传专责 工作标准 1、部门信息100%无遗漏 2、事业部重大信息100%无遗漏 1、确保信息内容100%准确 2、对疑问信息100%进行核实 1、信息内容填写100%准确 2、文书100%无错误 1、在规定时间内送办公室主任审 4 办公室审核 办公室主任 核 2、办公室主任不在必须送其授权 人审核 5 事业部审批 分管领导 1、在规定时间内送事业部分管领 B 工作卡号 B00682报表信息整理宣传专责B00683信息编制宣传专责B0068导审批 2、分管领导不在必须送其授权人 审批 6 内部报表的网络上传 宣传专责 1、及时完成上报 B00702流程关键控制点与控制措施序号 1 2 3 流程关键控制点 确保信息内容准确 信息内容填写准确，无文书错误 上报及时，无拖延 控制措施 对疑问信息进行核实 严格把关，对责任人进行业绩考核管理 对责任人进行业绩考核管理3流程补充说明（1）日报周一至周五每天制作一次，其中周一日报中生产、基建数据以周日数据为准，其他内容需 综合周五、周六和周日三天信息。日报需在当日 12:00 前完成发送。 （2）周报每周制作一次，内容为上周一至周日综合信息，每周二 12:00 前完成发送。 （3）月报每月制作一次，内