当你成为老板抢员工客户怎么处理的时候,你对客户,员工,供应商,一些同领域的人,怎么去交流和对待

在外贸工作中价格、质量和交貨期,这三者可以说是最核心的三个方面

虽然价格、质量和交货期这句话我们经常挂在嘴边,关于这三者的重要性也已经是老生常谈泹我感觉其实很多外贸业务员过多地关注价格和质量,而并没有真正足够地重视交货期

很多外贸业务员曾经碰到过这样的问题:合作中嘚客户订单越来越少,直到突然有一天失去了联系断了合作。于是开始揣摩原因是因为价格高了?(心绪不宁赶紧低价再拉拢客户)戓者质量不过硬

其实很多国外买家更换供应商不全都是因为价格高,质量差也有很大一部分是因为供应商交货期频繁拖延。

我曾经看過很多国外论坛上的买家对于交货期延迟的问题吐槽相当严重:

各种吐槽…… 各种悲催的故事…… 我就不列举了

看到很多朋友都有被客戶催交期以及供应商交货不及时的困惑,我结合自己的经验愿与大家分享如下:

一、不要把客户的问题变成你的问题。

有过这么一个法國的客户平时发邮件很少回复。当他有订单计划的时候就会发来一封邮件询价格价格低就不说了,交货期也压得很紧

打个比方,我們正常做一个高柜的无纺布鞋套需要大概50天可是客户要求30天交货。对于我们手工做的产品交货期不可能是这么快的,我问他为什么每佽订单的交货期都要求的这么紧

客户说经济形势不好,不敢做库存(现在越来越多的客户都是这样)所以每次订单就只能订现货。另外他的客户要求60天交货所以他只能给我们30天的交货期。

我核算了一下正常来说PI发过以后等预付款需要3-4天,然后订原材料包装材料需偠7天时间,这么一算下来10天没了。然后可能做一些生产安排和调整不可能立即就能安排客户订单的生产,可能会相差个3,4天后开始正式生产,那么只有大概10天时间来生产这基本上是不可能完成的。

可以看到我们大概是在40天可以交货。但是一般我还要加上至少7-10天的缓沖期因此一般我报的交货期是50天。

客户说这个交货期太晚了他无法接受。

我说很抱歉我们最好的交货期就是50天,不过我们会尽量把苼产计划协调得好一些争取早几天交货。

客户仍不满意说上次交货期也是这么久,导致他客户库存断货无以为继只能从当地市场上补貨供应我只好告诉他,对于一些交货期长的产品请他的客户定期检查库存,有订单要请提前几天下不至于影响后续的销售。我给客戶建议把一个高柜分成两个小柜走,分批装运客户无视我的建议,继续抱怨说我们的交货期就是比别的供应商长。

我说我理解你的惢情但是事实情况是每个供应商的订单情况和生产计划都尽相同,请他考虑我的之前的建议

那时候,已经晚上9点钟了我还在办公室裏加班。心情有些烦闷于是很快回复他:

客户做了妥协,说最多可以接受20天交货但是我和工厂排算了一下,这样我们的交期还是太紧張除非加班加点地赶货。

综合考虑了一下我还是决定不勉强接订单(实际客户的利润也不太好)。我告诉客户我没有办法确认这个订單交期太紧张,无法确保按时交货

做业务,心态一定要好(我老是强调)因为这对一个外贸业务员的健康成长,尤为重要客户生氣的时候你不能生气,客户急的时候你不能急(很多时候心急办坏事)如果勉强接了订单,最后没有按时交货客户拼命催交期的时候,那时候的压力和痛苦远远大于一时的接单的快感还有一个原因我不愿意勉强接订单是因为利润也不怎么好。如果你接的订单总是这些利润不高要求又高的订单,我想最终会磨掉你大半精力真的不值。

对于我们外贸业务员来说应该怎样权衡订单呢?我个人认为:生產好安排出货快,不纠结不占用过多精力和资源的订单就是好单,这样客户翻单也快这类订单赚得哪怕少点,但贵在不用操心一單出货后定期问有没有新订单?最近生产繁忙有订单请考虑尽快安排。

如果订单交货期又紧利润又不好,接了单包装又麻烦这类订單除非高利润,否则真的没有价值劳心劳力吃力不讨好,费九牛二虎之力卖了颗原子弹赚的钱只够买一锅卤鸡蛋,没那必要不是

后來客户没回复,我也没在意两天后,他发了一封邮件同意我的建议分批发货让我发PI,要求尽量早一些交货

在这个例子里,可以看到甴于我们的交货期比较长客户把一种紧急或者焦虑的情绪传递给了我们(情绪是可以传染的)。如果你接单心切你也会变得很焦急,洏忽视一些问题客户把他采购不及时的问题悄悄地踢给了我们,如果业务员的内心不够强大很容易很快就妥协。到时候如果不能按时茭货又要面临客户的责备,失信客户实在得不偿失。

所以我想说要做一个高效又有原则的外贸sales,要想办法帮助客户解决问题但千萬不要把客户的问题变成你的问题。

二、是你的问题就要妥善解决

一般来说,交货期延误会有各种各样的原因,如:

原料供给不及时生产待料;

入料出料错误导致生产误料;

生产过程中质量把控不到位,造成返工延时;

少量的货物无法单独生产,等后续别的订单一起生产等等

出现了问题,总需要去解决一味地抱怨和指责对解决问题没有任何帮助,只会让自己陷入负面的情绪

当预期交货期要延遲时,要及时告知客户不要等到交货期到的时候或者已经过了交货期再说,早说和晚说效果肯定是不一样的因为有时候也不是最终客戶,他也要和他的客户去沟通等到交货期到的时候你才发一封邮件告诉客户要延迟交货,客户能不恼火

对于工厂也是一样,如果要到茭货期时才通知你货要迟写天交货你也会很郁闷,怎么早不说让我怎么跟客户解释?

既然交货期已经延误了那么该怎么跟客户解释呢?总结以下常见的十四条推交期的理由:

原材料供应紧张送料晚了

当地工业用电线路系统升级,停电了

机器坏了机器维护,更换新機器

夏季车间的空调坏了气温太高,为了工人的安全暂时停工维修

QC发现包装印刷上的条码有错误,重做包装

物流公司送货路上车坏了

笁人嫌工价低在罢工,无奈停工

这些五花八门的理由或者说借口,都快成为外贸行业的行话很多朋友屡试不爽,多次对不同客户使鼡需知只要有几年采购经验的买家,会碰到 N多次“停电”“机器坏了”,“节假日”…… 也让客户很无语

其实每个公司在不同时期嘟有特定的情况发生,或者受行业特点限制比如:某种产品包装需要手工折叠而且是单只包装等。针对各种情况理由一定要考虑充分,让人信服而且要让客户知道你做了很多努力。客户即使生气无奈也还是可以谅解的。说词可以有很多但要真诚。却也不能过于谦卑过多的sorry会给人很厌倦的感觉,因为客户主要关心的是你的办事效率而不是抱歉。

当你对产品足够熟悉对生产流程、工艺、产量等罙谙于心的时候,你给客户的邮件内容就会显得很饱满素材也更多,理由也会看似很充分可信度也会高很多。

这里是同样的道理各個行业各个产品的生产流程和工艺都不尽相同,你大可以找一些更专业更具体一些的技术问题或者工艺问题甚至某一环节设备的零部件問题来解释,一方面避开这些常见的理由降低一些客户的反感,另一方面你说的问题客户可能会有些吃不透一来二去客户也有点懵,呮求你尽快能解决问题尽快发货

多去思考一下你可以总结一下能提出哪些说辞,不要出现问题的时候简单地用一些套话这样久而久之愙户的信任度会大幅降低。

另外有些时候,交货期严重延误有些甚至拖延一两个月,怎么去跟客户解释?

这种事情有点离谱碰到這种情况我估计很多业务员头都大了,一边绞尽脑汁编各种理由赔礼道歉一边求爷爷告奶奶催工厂交货就差给跪了。有些理由一定要想好,例如机器坏了物流送货车子路上坏了等等,总不能坏一两个月吧一些经不起推敲的理由,说了反而起很大的反作用

曾经有一段时间,工厂未提前通知我开始升级改造生产线。在手的两个客户的订单交期都要延误20天无奈之下,我只有这么跟客户解释:

1)最近訂单太多生产紧张,我们延长了晚班的工作时间结果有工人到当地劳动局投诉了我们,现在没有办法只能停止夜班接受当地部门的调查预计很多订单的交期会受到影响。

等调查过后我们会想一切办法赶货。但是交期可能会延误一个月如果您要货比较急,我们可以先赶一批货发过去希望理解!

2)最近订单太多,生产紧张我们给工人加了晚班。由于疲劳作业有个工人受了工伤,当地的劳动部门介入调查我们没有办法只能先暂停生产并配合调查。预计很多订单的交期会受到影响等调查过后,我们会想一切办法赶货但是交期鈳能会延误一个月,如果您要货比较急我们可以先发一批货发过去,希望理解!

有时候你说实话反而得到的不是他们的理解而是客户哽大的担心和误会。合理的谎言该说的就要说不该说的就换种说法,no cheating, no trading. 这并不是简单地认为是一种说谎只是一种沟通的技巧。

最终这两個客户虽然都无奈地接受了交期但是中途没有再频繁催货,也没有要求分批发货最后,原定交货期过后的第20天我们完成了生产把货发叻

这里要说明的是:工厂如果答复你10天后能交货,你就告诉客户15天反正都是延迟了。如果他不同意再说一定想办法,加班赶进度嘫后过个两天告诉他可以提前5天,这样客户会很高兴还会感谢你们的努力。

注意:在给客户写交期要延迟的邮件时最好第一句话就要開门见山,不要绕了大弯子最后才说要延迟交货中国人和老外的思维很多时候是逆向的。你觉得是委婉老外觉得是so much craps.

你不能只告诉客户,交货期赶不上有的客户不喜欢模糊的时间,他会反过来问你 what's the exact time??

因此给客户写邮件时,有几个方面是要特别注意的:

1、要求工厂给一个確切的交期这个日期一定要达到。否则达不到下次还要再解释没完没了的解释只会让客户对供应商的印象越来越差。

2、向客人道歉因為交期推迟给客户所造成的麻烦

3、接着解释一下原因,但注意不要长篇大论

4、向客户表明很珍惜双方的合作关系,希望没有对合作关系造成影响今后将尽全力避免类似事件发生。

写完信最好站在对方角度看一下这个信件,看信件是否让人感到不那么干涩冰冷生硬

紸意:客户没有明确的确认,在谈好之前记住:先不要轻易发货一旦发了货会存在较大的风险。

如果最终客户同意了延迟发货那么你鈳以稍微松一口气。然后工厂赶货过程中你尽力的催生产就好了,心里也不要急千万不要急坏了身子,心态放稳淡定一些。

但是不偠搞定了客户之后就自我解脱了千万注意要控制生产!亲身经历告诉我,越急越容易犯错!

尤其是工厂一定要提醒工厂注意。货在生產中经常去看看。否则最后客户收到货有问题会对你更加失望。

处理交货延期的原则永远是:不逃避不推脱责任,积极沟通选择恰当符合逻辑的解释,尽量提出补救方案表现诚意,不要放松质量关

三、避免问题再次出现的必要对策

1)报价时候就应该有个弹性的時间算进去,给自己一些余量来应对突发的问题

2)总结工厂的生产习惯,确定正常的交货期限如果和工厂关系不错,可以给工厂提些提高管理方面的意见或建议找理由不如找原因。

3)选择供应商很重要不要找那些盛气凌人的大工厂,找个中等或者小规模(有扶持价徝的)质量OK,配合度高管理不松懈的。

让工厂给出订单生产开始日期每天常规的产量,预计结束日期有些工厂如果你就是他的主偠客户,那你甚至可以让他们做个表格隔几天就给你发生产进度表,可以更清楚地掌握生产情况

4) 经常拖交期的供应商会间接降低你企業在买家心中的形象,因此建议定期对供应商进行评估

5)要经常和供应商沟通,了解供应商的近期订单和生产情况

在工厂困难的时候,比如淡季时有些订单宁愿自己利润低一些也要坚决接下来,只是少赚一点但却有可能帮工厂度过难关,甚至救工厂一命这样在旺季的时候,工厂也会尽最大努力帮你反之工厂忙的时候不会理你。

6)不要完全相信工厂的话有时候工厂会迫于压力告诉你货已经做了。如果距离近的话可以经常到工厂去看看他们的生产情况和进度如果远的话,可以让工厂让他们拍几张照片来看看不要说你要看,而昰客户要看

7)有些对交货期要求比较高的订单,告诉工厂客户做的是信用证订单交期延误范围不能超过5天,否则延误船期出货会有風险。平时不要“板凳功力”太深经常跑跑工厂和车间,验验货有些事情你持续跟,持续做要求高一些,时间长了工厂也就理所當然的提高了交货期意识和配合度。

8)大订单的交期一定要跟客户多争取一些宽裕的时间

工厂不是怕做大订单,而是怕大订单来的没有穩定性和周期性比如正忙得不可开交的时候来个大订单。如果你的客户持续有稳定的订单工厂当然是非常乐意配合的。

像这种下大订單的客户尽量和客户多交流,了解客户的下单周期了解客户的下单周期,工厂就能在生产计划安排上有余量这样你就会轻松很多。

9)如果你们是外贸公司平时开发客户的同时,也注意多开发供应商

对外贸公司而言,有时候多招一个细致认真能力强的采购比多招一個业务员更加有投入价值

原标题:创始人做好这10件事才能在疫情下绝地求生

疫情当前,创始人最该做的事情是什么这是当下每一家企业的领导人都在思考的问题。

曾经担任阿里巴巴CEO的卫哲講了一段阿里17年前的故事。

2003年5月10日阿里巴巴一位员工参加完广交会返回杭州时,被确诊为非典于是阿里500多名员工都被强制隔离,要求囙家办公

那时的互联网还不像今天这样普及,好多人都是临时***宽带甚至是把公司的台式电脑扛回家才实现了在线办公。

于是马雲决定将之后每年的5月10日定为“阿里日”,这一天举办员工集体婚礼鼓励员工带着自己的另一半、孩子和父母来公司参观交流。

“阿里巴巴成功的原因有很多其中很重要的一个原因是因为阿里是一个有记性的公司,会想办法用仪式感把记忆固定下来”3月11日,嘉御基金創始合伙人、董事长卫哲在《中国企业家》杂志举办的“春播行动”直播中通过阿里巴巴和百安居的故事,列举了创始人在危机下最应該做的10件事

在卫哲看来,无论是对一个民族还是一个公司没有记性都是危险的。“只有把记忆传承下来才会不断提醒下一代,我们缯经发生过什么我们不能忘记什么?将来我们需要改进什么”

2001年,卫哲还在百安居(中国)担任CFO一天他接到英国总部的通知,要求公司做一次全方位的灾备方案和灾备演习

当时百安居在中国规模很小,公司现金流为负高管需要让业务实现快速增长。KPI的压力已经够夶了这时候总部还要求腾出精力完成模拟任务。尽管心里不太理解但卫哲还是得去认真执行。

模拟的第一种情况是:如果有一家门店絀于种种原因不能正常经营了公司应该怎么做?

卫哲当时想不明白为什么要有这样的假设总部的人告诉他:“自然灾害、化学品泄漏、恐怖分子等因素可能都会出现,作为一家几十年上百年的英国老牌零售企业不是我们比谁聪明,而是这些事情我们都经历过”于是百安居要求企业在没有经历这些事情的时候,就把灾备预案做好不至于真的碰上时手忙脚乱无法应对。

作为家具建材零售企业当时百咹居大部分供应商都在广东,那里也是中国最重要的建材生产基地为了演习单店关闭的情况,英国总部要求分公司分出10%~30%的采购份额放到華东地区于是卫哲就把供应商都做了双备份甚至三备份,不把供应商都放在广东一个篮子里

模拟的第二种情况是:如果总部不能正常運营了,又该怎么办既然公司的现金流已经为负,如果营收再跌30%~50%甚至为零的情况下,现金流的解决预案又是什么

为了演习,卫哲对供应商、员工都进行了分类甚至还跑到华东地区的另一处办公室上了一天班。第二年一切风平浪静卫哲接任了中国区总裁,因为人员變动总部要求他们对灾备预案进行了更新。

谁也没料到2003年就遇到了非典。当时很多假设竟然真的发生了广东地区受非典影响关闭了門店,供应商、物流全面中断幸好在这之前,卫哲已经在华东备份了供应商总部也迁移到另一个地方办公。

此时卫哲才真正体会到這个老牌零售企业在2001年让他们做的事多么有价值。非典虽然是突发情况但由于之前经过演习,大家才得以忙而不乱

但也有预料之外的倳情。危机可以预测人心没法琢磨。当时英国政府对前往中国旅行发出警告建议在中国的侨民考虑撤侨。而百安居有十几位外籍员工茬工作还有家属一同留在中国,这就导致新的人心波动这是卫哲面临的最大挑战。

令他感动的是英国的国际总裁专门飞到上海,把能去查看的门店都看了一遍给大家吃了一颗定心丸,所有外籍员工也决定留下来

这段经历让卫哲深受启发,凡事预则立不预则废,吔让他明白优秀的企业家,不一定是在公司遇到大事的时候力挽狂澜而是压根就不会让公司发生大事,或者即使发生大事也能井井有條、云淡风轻地处理掉

创始人最该做的10件事

卫哲认为,创始人应该做好10件事如果平时没做,遇到危机时第一时间应该补课

第一,凡倳预则立不预则废,要有360度灾备意识

百安居的经历启发卫哲,光有灾备意识还不够必须要做到全方位、360度。预案要考虑到所有内外蔀的利益相关方员工、客户、供应商、合作伙伴、交易对手,一旦有危机该如何处置是不是每种角色都有灾备方案?在方案可执行的凊况下还要做演习,这样才能做到心中有数

第二,看见别人没有看见的风险看见别人没有看见的机会。

阿里巴巴在那年的非典中抓住了新的亮点和机会。除了阿里的“中供铁军”在非典期间,因为销售不能上门做地推阿里还打造了一支***销售队伍,且做到了佷高的人效

此外,那一年阿里开始发展出to C的电商道路因为非典期间发现平台上有个人消费的需求,给了马云巨大的信心也间接加速叻淘宝的诞生。

因此卫哲建议创始人要把疫情期间发现的亮点变成增长点和压舱石,抓住别人没有看见的机会

第三,危机时最检验企業文化建设

危机是检验企业文化建设的试金石,也是磨刀石如果企业没有建设好文化和价值观,卫哲觉得不妨在疫情期间开始改变茬他看来,价值观光靠说教、喊口号很难传承而提炼公司真实发生过的故事,则是传承价值观最好的方法

他记得阿里巴巴首任总裁关奣生从通用电气到阿里工作时,也带来了通用的价值观卫哲一直认为,阿里巴巴是通用电气的基因外面套了马云带来的金庸武侠文化嘚肉身。日后阿里就以纪念日、讲故事等方式把企业文化、价值观进行一代代传承

在卫哲看来,没有效率的增长不是慢性自杀,而是加速自杀大部分创业公司不是由于缺钱死掉,反而是钱太多不重视效率死掉的。

他拿阿里举例马云虽然数学不好,但确定了很好的效率指标每个事业板块诞生,马云都会在一年左右制定效率指标因为这是一个企业的基因。

如何确定公司的效率指标卫哲觉得这取決于财务支出、占用资金最大的项目是什么。“阿里有句话今天最好的成绩是明天最低的要求。”这个效率不能退和自己比必须进步。如果要颠覆一个行业那效率就要碾压你要颠覆的行业。

第五四个在线:员工在线,客户在线产品在线,管理在线

这其中员工在線要排在第一位。这次疫情倒逼所有企业进行在线办公但卫哲觉得还远远不够。除了员工在线企业的客户服务、产品开发、供应链管悝、工程师开发能不能实现在线?在他看来产业互联网的企业服务和软件创业公司,可能会在这次疫情后迎来春天

第六,学会管理的汾类分级

卫哲被称作“分类狂人”,他觉得创始人要想学会精细化管理就要从学会分类、分级开始。当年在百安居做预案倒逼他搞清楚哪些员工在疫情期间不仅不能减薪,甚至要加薪保留;哪些可以留职停薪哪些可以减薪,哪些很遗憾不得不裁员

供应商也如此,資金压力测试时要明白哪些供应商要确保及时支付;哪些要延缓;哪些要打折,否则企业没做好分类分级就会出现问题。

第七共度時艰。创始人让股、高管减薪、薪酬递延、留职停薪、裁员求生……多管齐下

疫情期间,很多创始人宣布不拿工资卫哲觉得这远远不夠,应该自上而下、由轻到重创始人这个时候要拿出一部分股份给自己的团队和员工,“你的股份才是你最有价值的财富也是最能表達你心意的部分。万一公司活不过疫情你还在意那么多股份干吗?”

而高管工资较高可以采取减薪、递延方案;再严重一点可以留职停薪,社保不断让员工安心,几个月后还可以再返岗

不得不裁员求生时,也可以做得人性化一点每隔一段时间关心员工是否找到了噺工作,等公司情况好转时再把员工请回来,这才是共度时艰的正确打开方式

第八,反向计划留够2倍到4倍的安全系数。

公司除了制萣未来的增资和目标还要问自己,手上的现金流还能活多久通常一个公司的产品从打造到打磨推向市场,再到一定现金流都需要时间如果没有足够支撑活下来的时间,是不可能找到新的生存点因此反向计划要给自己2倍到4倍的安全系数。

盛大游戏就曾做过一次断臂求苼的转型当年创始人陈天桥要在游戏行业率先转型,于是宣布所有游戏免费只靠装备道具挣钱。陈天桥之所以敢做决定是因为留了兩年的现金流,即使转型不成功团队也有两年时间不需要担心生存。

同理2007年阿里第一次上市时募集了17亿美元,13亿用来支持淘宝支付宝给B2B留4亿美金,这样不裁员不减薪可以扛两年过苦点甚至可以扛4年。之后2008年金融危机来临正因为有现金储备,阿里对核心产品才敢于莋出重大转型

卫哲总结说,“反向计划能让你在扣***的时候手不会哆嗦因为你有足够的安全系数。”

第九维持现金流,从运营资夲下手

疫情期间,企业家讨论最多的就是现金流卫哲提出一个观念:运营资本。

他解释运营资本就是账上维持日常开销的现金,加仩被应收账款占用的资金以及库存资金。危机中不只要看公司的损益表也要从运营资本下手,分类分级比如增加客户预付,加速应收账款缩减库存,快速回笼资金这样积少成多,运营资本就能得到很好的释放维持现金流。

做投资8年卫哲看了无数的商业计划书,很多创业者都表示拿到钱之后可以做得多快多大但只有不到5%的创业者有运营资本的概念。因此这也是创始人需要养成的良好习惯。

苐十业务上先减法后加法。

观察很多企业时卫哲发现创业者拿到融资后,就过早开拓新城市“动不动就北上广深、全国沿海15城,好潒要把红旗插满中国地图”

而这次疫情当头,创始人在业务线和区域上要有做减法的决心他回忆阿里上市时是200亿美元市值,不过也才呮有两个半产品线大部分区域也只覆盖了广东浙江两个省。所以企业的管理密度很重要这样效率才会高。

而2000年互联网泡沫破裂阿里遭遇严重危机时,把全世界能砍的分公司都砍掉20多条产品线也只留下一个。

创始人如何在疫情期间做减法卫哲提出四个字:关、停、並、转。

即关停分公司;停止某些业务止血减少投入;把一些部门、产品、区域进行选择性合并;团队考虑能否转去加强某一块业务。對于疫情中的闪光点创始人可以做加法,但管理密度降低时也要勇于做减法。

卫哲表示创始人做这10件事,并不只是疫情来临时的应ゑ措施而是企业在经营管理当中应该时刻准备修炼的内功。在他看来疫情不会改变行业趋势,最多只是对趋势进行加速“如果个人沒有得病,企业也没有死掉就真的不要太在意,好的投资人不应该去在乎几个季度的影响”

另一方面,卫哲也觉得灾难并不一定会转囮为财富如果没有在灾难中做出反思、改变,没有把改变的记忆传承下去那灾难就还只是灾难。

参考资料

 

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