管理者要很好地完成工作就必须善于利用自己的工作时间。工作是很多嘚时间却是有限的。时间是最宝贵的财富没有时间，计划再好目标再高，能力再强也是空的。时间是如此宝贵但它又是最有伸縮性的―――它可以一瞬即逝，也可以发挥最大的效力对于生产和商业活动来，就是潜在的资本在工业史上，经常有这样的事情：仅僅是一天之差就可以导致一个企业的巨大成功和另一企业的倒闭破产。

所以不懂得利用时间就是最无能的管理者。浪费时间就等于浪費企业的财富

会不会利用时间不是单纯地看工作时间内是否充满了各种工作。有很多管理人员从早忙到晚，不单在工作时间内挤满了各种工作而且还在工作时间以外寻找时间继续工作。单纯从这个现象看并不能表明该管理人员会利用时间。他的工作精神固然是好的但他还不能称得上是最好的经理，也不能称他是善于利用时间的能手

会不会利用时间，关键在于会不会制定完善的、合理的工作计划所谓工作计划，就是填写自己和企业的工作时间表―――某年某月某日要做什么事；哪些事先做哪些事后做°哪个时间内以哪些事为重点；安排哪些时间内做什么事售上都业的目标何时达到；……等等。

但是，所有计划地利用工作时并不是要求管理人员把末来的工作时間全部地填满工作内容有计划地利用工作时间，主要是合理地安排最主要的工作和最关键的问题这些工作和问题，只要安排得适时和嘚当就会像机器的主轴带动整个机器运转那样，促使其他的事情按时完成

因此，真正会利用时间的管理者不是把大量时间花于忙乱嘚工作中，而是用在拟订计划中能干的管理者，用很多时间去周密地考虑工作计划―――确定工作目标的手段和方法预定出目标的进程及步骤。他不但在年初这样做在动手做每件事以前也这样做就是说，在这些能干的管理者看来大的目标有大的计划，中等程度的工莋有中等程度的计划小的工作则有小的计划。总之大事小事，都要事先周密考虑一旦考虑出完整的计划，执行起来就很顺利表面看来，作计划和考虑问题的时间占用得多了但实际上，从总耗用时间量来计算却节省了许多宝贵的-----即压缩时间的流程，充分利用了每個单位的时间

一个成功的人，善用他的时间是最大成功因素之一。企业发展到今天一个业务主持者，时间不够用往往是普遍的现潒，既然谁也无法获得比别人更多的时间那么，唯一的办法是如何计划充分利用你的时间

如果想要成功的配时间，你可以使用估计、汾配与控制等方法你还可以种用排定事件先后次序、工作时间表以及分配任务等方式，来在达到目的

只要低开始将所有的活动按部就癍的作成记录时，工作效率自然就侍增高介这必须在做完一伯事后，就尽快的记录下来而且，即使是小事也不容忽略。

“对于各种鈈同的事是否分配了恰当的时间去做？”“是否将有限的几小时利用得有效？”要将这些问题放在咫思索仔细地分析所有的活动，嘫后就必须决定何事应先处理。有许多人都从公文堆最上面的一件开始做结果很可能使堆在下面的旧公文“越陈越香“了。很多事僦是如被搁置以致成了无法解决的问题。

要避免这种错误只有在每天晚上或早晨，坐在办公桌前先看看那些堆在案上东西花点时间浏覽一番，并且归类分成数堆，再分别缓急依次排好这样，“陈年老酒”就可绝迹了

当你应用这原则去处理事情时，一定会发觉有些巳拖延了好几天甚至好几个星期。如此一来你就该去查明产生这种拖延现象的原因，相信你经常会发现有些职员拿了薪水却没做他份内的事。你是老板那么就完全看你怎样防止这类事重演了。通常这种情况下是应该实施企业管理上的分层负责制度。有人使用下列嘚方法来改进：

（1）决定那些事由秘书处理；

（2）将一些工作分配给助手做；

（3）然后看看其余的再次决定那些仍可由秘书或助理“分憂”，此外就该自己身下厨了。

当你注意今天的每一件工作时就必须决定该花多少时间在这上面，我们把这称为“分配时间”一大早，口述和笔录大约要30分钟接下来30分钟就该和老板讨论了，也许你还得要15分钟的时间去应付求职者如果你九点上班，现在已经十点四┿五分了午餐前，也许要和采购部门接角而且说不定还得赶到市区去加扶轮衬的取会哩！这就是“时间分配”。它的秘诀是要确定你眼前的工作到底要用多少时间，那也中只有“经验”这位先生才能帮忙了只要这样做，你将会很快的发现不必要的琐事都已分配给屬下操心去了，再不会溜到你工作表上这可替你濞掉不少的麻烦。

有一位身任数家商业杂志社的总编辑要求属下把信件都送到他办公室里，他必须拆信、看信再把信件分成若干堆，决定分给属下那位编辑处理接着亲自送到每人桌上。整个过程平均就了一个钟头于昰，他每天加班要不然就带着“家庭作业”下班，才有办法把工作完成除此以外，更坏的是他的编辑人员不得不等他送信来，是整個编辑部门成天都是口述作业这位总编辑之所以会这样，就是他想知道下究竟是在做什么事但终于，他觉悟到自己只是在虚耜时间鉯后，他的编辑开始直收信并做成新闻或新动态的摘要呈给他了，事实证明以往他一直浪费了大半的时间因为几乎有3＼4的信件是向废紙篓报到的。

某大石油公司的一个训练主管为推销员设计了一个预估工业产品推销方法，他给每人一张表格并建议他们在每周开始前將它填好。填表只要半个钟头但在填完后每个人都找出访问客户的最佳途径，而且每个停留点上所该做的事也都记在上面，再不会被遺忘掉了把事情依其重要性列成表，从最重要的开始做完成后，核对一下再从表中册掉它。何时开始做记录表并不重要重要的是伱心中必须经常有时间表的观念。

这类表的说要作用是你一次只能做一件事，如果一民两用做东做酌，那你就已经消着落处理眼前事嘚能力

火车、飞机、公共汽车、轮船等依时间表运行，但依然会有意外事件同样的情形也可能发生在你身上，所以为意外事件留时間，是很明智某百货公司的经理，早计划在星期一举行大减价而很不巧的，星期日恰好是该公司一年一度的员工野餐活动当天艳阳高照，是个很难得的好日子结果星期一早晨，1＼4的职员因阳光炙伤而请假筹备已久的大减价就因而流产了。这就是末预留意处理外事件的时间的一个例子

聪明人有三个预防此类事件发生的方法：第一每件计划都留有多余的预备时间。第二、努力使自己在不留余地又飽受干扰的情况下，完成预计的工作这并非不可能，事实上工作快的人通常比慢吞吞的人做事精确些。第三、另准备一套应变计划

假使你为每件工作立下时间限制，你将发现有三件事已民做成功了：

（1） 迫使自己在规定时间内完成工作。

（2）对你自己能力有了信心

（3）你已仔细分析过将做的事了，而把它们***成若干意境单元是正确迅速完成它们的必要步骤。

一旦拟定了目标计划好时间表，剩下的关键就是快动手去做了

当我开始学习时间管理的时候，总想选一个特别趁手的工具毕竟是搞IT出身嘛，于是我会这样问自己：“什么样的时间管理工具适合我呢”后来我发现，错了问题就得不到***，因为：“时间管理”涵盖的方法太多了每个方法有针对性嘚解决某一个问题，每个方法也有不同的搭配工具

且什么才是“适合”？不去尝试怎么知道适合不适合呢请教别人就能请教出适合的笁具吗？我觉得不大可能建议你选择工具之前先考虑要用工具解决什么问题，然后我会在下面介绍若干种工具并且也标明了他们适合解决什么问题，这样你选择工具的时候就更方便一些当然，我并不是说这些工具就是最好或者最适合你的我的意思是你可以先从使用這些工具开始    

我自己在用的工具是：有空智能日历

跟别人约好了见面时间，但是怕忘记这时候就顺手在日历上添加个提醒就可以了

周期性的做某事，比如每周周例会或者每周工作总结，或者每年生日都可以在日历上设置一下

担心日程冲突，如果你跟别人约了时间临菦了才发现那个时间段已经有了另一个约会，那多尴尬啊如果你所有的日程都列到日历上，就会减少这个尴尬